Trang chủ › Dịch vụ › Trích xuất dữ liệu từ tài liệu
Hóa đơn, biên lai và tài liệu sang Excel hoặc Word, đúng như bản in
Gửi cho chúng tôi hóa đơn, biên lai và các tài liệu khác của bạn, ở dạng file nào bạn có. Các con số được trả về trong một file Excel, còn thư từ và các trang văn bản khác, đánh máy hay viết tay, được trả về trong Word. Mỗi giá trị đúng như bản in, gắn với trang gốc của nó, và được đối chiếu với tài liệu của bạn trước khi tới tay bạn.
AI nào cũng đọc được một hóa đơn trong vài giây. Nó cũng có thể bịa ra một con số trông hoàn toàn đúng. Khi điều đó xảy ra, trên màn hình không có gì báo cho bạn biết. Vì vậy mọi con số trong file Excel của bạn đều được phần mềm độc quyền của chúng tôi đối chiếu với chính tài liệu của bạn trước khi tới tay bạn.
Mọi người dùng để làm gì
- Làm bù sổ sách. Cả một thùng hóa đơn và biên lai trong một trang tính, kèm số tổng theo nhà cung cấp và theo tháng.
- Thanh toán hóa đơn. Mỗi hóa đơn ghi đã trả bao nhiêu, và còn nợ bao nhiêu.
- Thanh toán chi phí. Biên lai, kể cả ảnh chụp bằng điện thoại, được liệt kê và cộng tổng.
- Hợp đồng và hợp đồng thuê. Tên, ngày, tiền thuê và các khoản phí trong mỗi thỏa thuận, liệt kê kèm trang và dòng nơi chúng xuất hiện.
- Báo cáo và bảng giá. Mỗi bảng giữ nguyên các dòng và cột như trên trang, và phần chữ nhỏ bên dưới được chép lại y nguyên.
- Lấy dữ liệu ra khỏi giấy tờ. Biểu mẫu, thư từ và phiếu giao hàng được chuyển thành các dòng bạn có thể sắp xếp và lọc.
Những việc công cụ hiện tại vẫn để lại cho bạn
Các công cụ chuyển đổi biến một file PDF thành các dòng, và một AI dạng chat sẽ đọc được ảnh chụp biên lai. Nhưng kiểm tra kết quả vẫn là việc của bạn. Đây là điều chúng tôi làm khác:
- Mỗi giá trị đúng như bản in. Không làm tròn, không viết lại, không “sửa” để cho số tổng ra đúng.
- Gắn với trang của nó. Mỗi dòng ghi rõ lấy từ file nào và trang nào, để bạn tìm ra trong vài giây.
- Hỏi chứ không đoán. Nếu một con số không đọc rõ được, chúng tôi hỏi bạn. Nó không bao giờ bị điền bừa.
- Không có gì đáng ngờ trong số tổng của bạn. Một hóa đơn không đọc rõ được sẽ không được tính vào số tổng của bạn, và được đưa vào tab Questions kèm lý do, cho tới khi bạn trả lời.
Những gì sai khi không ai kiểm tra
Đây là những lỗi lọt qua khi AI tự đọc hóa đơn một mình. Lỗi nào trên màn hình cũng trông có vẻ đúng:
- Một con số trên bản scan mờ bị đọc sai, hoặc bị bịa ra để hóa đơn cộng cho khớp.
- Một hóa đơn dài hai trang bị tính thành hai, hoặc ba hóa đơn scan chung bị gộp thành một.
- Số hóa đơn bị bỏ sót, hoặc bị thay bằng số séc hay số tài khoản.
- Một khoản chiết khấu hay giấy báo có bị cộng vào thay vì trừ đi.
- Một số tổng không cộng hết các dòng của nó.
Xem thêm trong Mười lỗi AI mắc khi đọc hóa đơn và tài liệu mà không ai kiểm tra.
Bạn nhận được gì
Với hóa đơn và biên lai:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Tóm tắt (Summary) | Đã đọc bao nhiêu tài liệu, trang và hóa đơn, cùng số tổng của chúng. |
| Tất cả các dòng (Extraction) | Mọi dòng hàng, đúng như bản in, kèm hóa đơn chứa nó. |
| Hóa đơn (Invoices) | Mỗi hóa đơn hay biên lai một dòng: nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, tổng phụ, thuế, tổng tiền, số đã trả và số còn nợ. |
| Theo nhà cung cấp (By Vendor) | Các hóa đơn và số tổng của chúng theo nhà cung cấp. |
| Theo tháng (By Month) | Các hóa đơn và số tổng của chúng theo tháng. |
| Theo loại tiền (By Currency) | Chỉ có khi tài liệu của bạn dùng hơn một loại tiền: số tổng riêng của từng loại tiền, rồi một số tổng bằng đô la Mỹ theo tỷ giá của ngày đó, kèm tỷ giá và ngày áp dụng. |
| Câu hỏi | Mọi thứ cần bạn trả lời, như một trang chúng tôi không đọc rõ được hay một hóa đơn có thể nằm trong file của bạn hai lần. |
| Nội dung khác (Other Text) | Mọi dòng khác trên hóa đơn và biên lai, giữ nguyên từng chữ. |
Với biểu mẫu, bảng giá và các tài liệu khác có trường thông tin và bảng:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Tóm tắt (Summary) | Đã đọc bao nhiêu tài liệu, trang, trường thông tin, bảng và đoạn văn. |
| Trường thông tin (Fields) | Mỗi nhãn và giá trị của nó, đúng như bản in, kèm trang và dòng nơi nó xuất hiện. |
| Bảng (Tables) | Mỗi bảng, đúng như bản in, kèm dòng trên trang nơi mỗi hàng xuất hiện. |
| Văn bản (Text) | Mỗi đoạn văn, giữ nguyên từng chữ, kèm trang và các dòng nơi nó xuất hiện. |
| Câu hỏi | Những chỗ cần đối chiếu với bản của bạn, và lý do. |
Với thư từ, hợp đồng, ghi chú và các trang văn bản khác, đánh máy hay viết tay: một tài liệu Word với nội dung đúng như đã viết, theo từng trang, được đối chiếu với các trang của bạn theo cùng cách đó.
File Excel nào cũng mở ra ở một trang bìa. Bấm vào tên một tab ở đó để chuyển thẳng tới tab đó. Các số tổng là công thức Excel, và với tài liệu bạn còn nhận thêm một file Word có mọi giá trị theo thứ tự.
Để có kết quả gọn gàng
- Nếu bên gửi đã email cho bạn file PDF, hãy gửi file đó. Nó dễ đọc hơn bản scan hay ảnh chụp bản in.
- Khi chụp ảnh, hãy đặt trang giấy phẳng và chụp trọn cả trang, ở chỗ đủ sáng.
- Hãy gửi đủ mọi trang của một hóa đơn dài hơn một trang.
Bạn có thể gửi những gì
Bất kỳ file nào bạn có: PDF, bản scan và ảnh chụp bằng điện thoại, file Word, Excel, CSV và PowerPoint, email, bản vẽ và file CAD. Tài liệu có thể bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác, kể cả tiếng Do Thái và tiếng Ả Rập. Một đơn hàng có thể gồm nhiều file và nhiều trang.
Cách chúng tôi kiểm tra từng file Excel
Mỗi đơn trích xuất dữ liệu từ tài liệu đi qua tối đa 50 bước kiểm tra độ chính xác trước khi file Excel tới tay bạn. Trong đó có:
- Mỗi con số đều được đối chiếu với trang gốc của nó, từng ký tự một.
- Mỗi hóa đơn đều cộng ra khớp: các dòng khớp với tổng phụ, và tổng phụ cộng thuế và phí khớp với tổng cộng.
- Không sót trang nào. Không bỏ sót thứ gì đã in, và không thêm thứ gì không có trên bản in.
Xem chi tiết các bước kiểm tra trong hướng dẫn của chúng tôi, Cách kiểm tra bảng tính hóa đơn do AI làm.
Những gì chúng tôi không khẳng định. Các bước kiểm tra này chứng minh file Excel của bạn khớp với tài liệu của bạn. Còn một hóa đơn có nên trả hay không, hay một con số có phù hợp với việc khai thuế của bạn không, là do bạn và cố vấn của bạn đánh giá.
Câu hỏi
Tôi có thể gửi bản scan và ảnh chụp bằng điện thoại không?
Có. File PDF mà bên gửi đã email cho bạn là tốt nhất, nhưng bản scan và ảnh chụp cũng được nếu đọc được. Nếu một con số không đọc rõ được, chúng tôi sẽ hỏi bạn. Chúng tôi không đoán.
Tôi có thể gửi bản vẽ hoặc file CAD không?
Có. Gửi bất kỳ file nào bạn có, kể cả bản vẽ và file CAD. Nếu là loại file chúng tôi chưa gặp, chúng tôi vẫn nhận.
Tôi có thể gửi hóa đơn viết tay không?
Có, nếu đọc được. Chỗ nào không đọc rõ được sẽ được liệt kê ở tab Questions, để bạn đối chiếu với bản của mình.
Nếu hóa đơn của tôi dùng nhiều loại tiền khác nhau thì sao?
Mỗi loại tiền được cộng riêng trước, ví dụ $100 và €50. Sau đó chúng được cộng lại bằng đô la Mỹ theo tỷ giá của ngày đó, và file Excel ghi rõ tỷ giá đã dùng và ngày áp dụng. Nếu mọi thứ đều bằng đô la Mỹ thì sẽ không có cột loại tiền.
Nếu cùng một hóa đơn nằm trong file của tôi hai lần thì sao?
Chúng tôi chỉ ra những hóa đơn trông như cùng một hóa đơn được gửi hai lần, và hỏi bạn có tính một lần thôi không.
Dịch vụ có dùng được cho tài liệu không phải hóa đơn không?
Có. Biểu mẫu, bảng giá và phiếu giao hàng được trả về trong Excel, mỗi trường thông tin và bảng đều kèm trang và dòng nơi nó xuất hiện. Thư từ, hợp đồng, ghi chú và các trang văn bản khác, đánh máy hay viết tay, được trả về trong Word, đúng như đã viết.
Tôi đặt dịch vụ này thế nào?
Từ trang khách hàng của bạn, giống như dịch vụ sao kê ngân hàng của chúng tôi. Miễn phí trong giai đoạn beta.