Trang chủ › Dịch vụ › Sao kê ngân hàng
Sao kê ngân hàng sang Excel, gọn gàng và đã kiểm tra
Gửi cho chúng tôi sao kê ngân hàng ở bất kỳ định dạng nào: PDF, bản scan, ảnh chụp, hoặc file Excel hay CSV tải từ ngân hàng. Bạn nhận lại file Excel với mọi giao dịch được xếp vào danh mục, và mọi con số đều được kiểm tra với sao kê của bạn trước khi tới tay bạn.
Cách chúng tôi kiểm tra từng file Excel
Mỗi đơn sao kê ngân hàng đi qua tối đa 50 bước kiểm tra độ chính xác trước khi file Excel tới tay bạn. Trong đó có:
- Mỗi giao dịch được khớp với một dòng trên sao kê của bạn: cùng ngày, cùng số tiền, cùng nội dung.
- Số dư của từng bản sao kê nối tiếp nhau từ tháng này sang tháng sau và khớp với các tổng mà chính ngân hàng in ra.
- Mỗi doanh nghiệp đều được tra cứu. Khoản thanh toán nào chúng tôi chưa xác định được thì sẽ hỏi bạn, không bao giờ đoán.
Xem chi tiết các bước kiểm tra trong hướng dẫn của chúng tôi, Cách kiểm tra bảng tính sao kê ngân hàng do AI làm.
Mọi người dùng để làm gì
- Cập nhật sổ sách còn tồn của khách hàng. Sao kê cả năm, được xếp vào các danh mục sẵn sàng để ghi sổ.
- Hồ sơ vay và thẩm định. Dòng tiền theo danh mục và trung bình tháng, với số dư của từng sao kê nối tiếp sang kỳ sau.
- Mùa khai thuế. Chi tiêu được nhóm theo loại, và mỗi dòng đều truy được về sao kê gốc.
- Xem tiền của một doanh nghiệp đi đâu. Danh mục lớn nhất hiện trước, kèm số tổng.
Những việc công cụ hiện tại vẫn để lại cho bạn
Phần mềm kế toán gợi ý danh mục, còn công cụ chuyển đổi biến PDF thành các dòng. Việc kiểm tra kết quả vẫn là của bạn. Đây là điểm chúng tôi làm khác:
- Không cần sổ sách. Chúng tôi bắt đầu từ sao kê của bạn, không phải từ phần mềm kế toán kết nối với ngân hàng.
- Doanh nghiệp được tra cứu, không phải đoán. Hầu hết các công cụ đoán danh mục từ chữ trên dòng giao dịch. Chúng tôi tra cứu xem doanh nghiệp đó thực sự là ai.
- Câu hỏi trả lời bằng một chạm. “Xăng hay đi chợ?” Câu trả lời xếp khoản thanh toán vào đúng danh mục.
Trong file Excel có gì
Sáu tab, theo thứ tự bạn đọc:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Tất cả các dòng (Extraction) | Mọi giao dịch, theo từng sao kê, kèm ngày, mô tả, tên doanh nghiệp, danh mục và số tiền. |
| Tóm tắt theo sao kê (Statement Summary) | Mỗi sao kê một dòng: số dư đầu kỳ, tiền vào, tiền ra và số dư cuối kỳ, đặt cạnh số dư cuối kỳ mà ngân hàng đã in. |
| Chi tiết theo danh mục (Category Detail) | Các giao dịch đó được nhóm theo danh mục, mỗi danh mục có tổng phụ riêng. Tiền vào trước, rồi tiền ra, từ lớn đến nhỏ. |
| Tóm tắt theo danh mục (Category Summary) | Số giao dịch, tổng tiền, tỷ trọng và trung bình tháng của từng danh mục trong cả kỳ. |
| Các khoản bị hủy (Reversed Payments) | Mỗi khoản thanh toán bị trả lại hoặc hoàn về nằm ngay trên khoản đảo ngược đã hủy nó, để chúng không làm phình thu nhập hay chi tiêu của bạn. |
| Cần xem lại (Review Queue) | Những gì cần bạn trả lời, và các khoản thanh toán lớn đáng xem lại lần nữa. |
Các số tổng là công thức Excel, nên tự cập nhật khi bạn chuyển một giao dịch sang danh mục khác.
Để có kết quả gọn gàng
- Tải sao kê từ ngân hàng điện tử dưới dạng PDF. Loại này đọc tốt hơn bản scan hay ảnh chụp.
- Gửi đủ mọi trang, kể cả trang tóm tắt. Các số tổng in ở đó là một phần những gì chúng tôi đối chiếu.
- Gửi đủ mọi tháng trong kỳ. Thiếu một tháng sẽ lộ ra thành khoảng trống trong số dư.
Tùy chỉnh theo ý bạn
Sau khi nhận file, hãy viết trên trang khách hàng điều bạn muốn đổi, bằng lời bình thường. Chuyển khoản thanh toán sang danh mục khác, đổi tên danh mục, hoặc yêu cầu màu khác. Các file Excel của bạn sẽ theo lựa chọn của bạn. Những câu hỏi chúng tôi chưa giải quyết được, bạn có thể trả lời ngay hoặc để sau; trong lúc chờ, chúng nằm trong tab Review Queue.
Mọi con số đều được kiểm tra với sao kê của bạn trước khi file Excel tới tay bạn (cách chúng tôi kiểm tra). Giá, thời gian hoàn thành, thời gian lưu file và thế nào là lỗi đều có trong câu hỏi thường gặp.
Câu hỏi
Tôi gửi sao kê bản scan được không?
Được, nếu đọc được. File PDF tải từ ngân hàng điện tử là tốt nhất. Nếu một trang quá khó đọc để cộng lại, chúng tôi sẽ xin bạn bản rõ hơn.
Tôi gửi file Excel hoặc CSV tải từ ngân hàng được không?
Được. Chúng tôi đọc mọi file tải từ ngân hàng điện tử có ngày và số tiền của các giao dịch. Nếu file không có, chúng tôi sẽ cho bạn biết cần gửi gì thay thế.
Tôi gửi nhiều tài khoản trong một đơn được không?
Được. Một đơn hàng có thể gồm nhiều tài khoản và nhiều tháng. Mọi giao dịch đều được gắn với sao kê gốc, và mỗi sao kê có một dòng riêng trong tab Statement Summary.
Nếu chính tôi cũng không biết một khoản thanh toán là để làm gì thì sao?
Hãy chọn “Trả lời sau”. Bạn nhận file Excel ngay, còn các câu hỏi chưa trả lời sẽ chờ trong tab Review Queue cho tới khi bạn trả lời trên trang khách hàng.
Tôi đổi danh mục hoặc tên danh mục được không?
Được. Hãy viết điều bạn muốn trên trang khách hàng bằng lời bình thường, chẳng hạn chuyển vài khoản thanh toán sang danh mục khác hoặc đổi tên Postage thành “Postage and Shipping”. Các file Excel của bạn sẽ dùng lựa chọn của bạn.
Có dùng được cho hồ sơ vay không?
Bạn có dòng tiền theo danh mục, trung bình tháng, và số dư của từng sao kê nối tiếp sang kỳ sau. Đây không phải kiểm toán hay quyết định tín dụng.