Trang chủ › Hướng dẫn › Trích xuất dữ liệu từ tài liệu › Lỗi của AI với hóa đơn và tài liệu
Mười lỗi AI mắc khi đọc hóa đơn và tài liệu mà không ai kiểm tra
Bạn có thể nhờ bất kỳ AI nào làm việc này. Nếu không ai kiểm tra, rất có thể nó đã mắc ít nhất một trong những lỗi này.
Và có lẽ bạn sẽ không nhận ra. Lỗi nào dưới đây trông cũng có vẻ đúng: các dòng gọn gàng, các cột thẳng hàng, số tổng thường vẫn khớp, và AI nói với bạn, đầy tự tin, rằng bảng tính đã xong.
Vì sao những lỗi này khó phát hiện đến vậy
AI dạng chat viết ra câu trả lời có vẻ hợp lý nhất. Nó không quay lại trang giấy để xem lại, và không cộng một cột như máy tính vẫn làm. Khi không đọc được chỗ nào, nó không để trống. Nó điền vào một thứ gì đó trông vừa vặn. Vì vậy một bảng tính sai và một bảng tính đúng trông y hệt nhau, và bảo AI tự kiểm tra lại cũng không giúp gì: nó kiểm tra bằng chính con mắt đã gây ra lỗi.
Những lỗi AI có thể mắc khi không ai kiểm tra
Lỗi phổ biến nhất và khó thấy nhất được xếp trước.
1. Nó bịa ra một con số để hóa đơn cộng cho khớp
Khi một con số khó đọc, AI điền vào con số khiến số tổng ra đúng. Hóa đơn cộng khớp hoàn hảo. Chỉ có điều con số đó không hề có trên trang.
2. Nó đọc sai một chữ số trên bản scan hoặc ảnh chụp
Số 8 thành số 3, số 1 thành số 7, và một dấu thập phân biến mất dưới con dấu hay nếp gấp. $1,234.50 thành $123,450, và trên màn hình không có gì trông sai cả.
3. Nó bỏ qua một trang mà không nói gì
Một ảnh chụp bị xoay ngang, một trang thứ hai bị mờ hay mặt sau của biên lai bị bỏ ra ngoài. Bảng tính trông vẫn đầy đủ. Số tổng của bạn bị thiếu, và không có gì cho bạn biết vì sao.
4. Nó cộng thứ đáng lẽ phải trừ, hoặc ngược lại
Một khoản chiết khấu, giấy báo có hay tiền đặt cọc đã trả bị cộng vào số tổng thay vì trừ đi. Giấy báo có biến thành hóa đơn phải trả, và số tiền người ta nợ bạn lại hiện thành số tiền bạn nợ.
5. Một số tổng không cộng hết các dòng của nó
Số tổng ở cuối là một công thức, nên trông đáng tin. Nhưng nó cộng từ dòng 5 tới dòng 40 trong khi hóa đơn kéo tới dòng 41, hoặc nó cộng cột thuế thay vì cột tổng tiền. Con số trông đúng, nhưng lại sai.
6. Nó tính một hóa đơn hai lần, hoặc gộp hai hóa đơn thành một
Cùng một hóa đơn được gửi một lần dạng scan và một lần qua email bị tính hai lần. Ba hóa đơn scan chung trong một file PDF ra thành một. Một hóa đơn hai trang ra thành hai.
7. Nó đổi chỗ số lượng và đơn giá
“2 giờ @ $65” thành 65 giờ với giá $2. Thành tiền của dòng vẫn là $130, nên hóa đơn vẫn cộng khớp. Chỉ có trang giấy mới cho bạn biết là sai.
8. Nó đoán xem hóa đơn đã được trả chưa
Câu “Cảm ơn quý khách” bị hiểu là đã thanh toán. Một số tổng bị đánh dấu là còn nợ trong khi trang giấy ghi đã trả bằng tiền mặt. Danh sách các khoản bạn còn nợ bị sai theo cả hai chiều.
9. Nó lấy sai tên, số hoặc ngày
Dòng tiêu đề của máy fax bị lấy làm nhà cung cấp, hoặc chính công ty của bạn bị lấy làm nhà cung cấp. Số séc hay số tài khoản của bạn bị lấy làm số hóa đơn, và 04/03 bị đọc thành ngày 3 tháng 4 trong khi trang giấy muốn nói ngày 4 tháng 3.
10. Nó cộng euro với đô la
Các hóa đơn bằng nhiều loại tiền bị cộng thành một số tổng mà không quy đổi, như thể €50 bằng $50. Số tổng cuối cùng là một con số chẳng có ý nghĩa gì.
Nên làm gì
Bạn có thể tự bắt phần lớn các lỗi này nếu đối chiếu bảng tính với tài liệu, chứ không phải với AI. Các bước kiểm tra nằm trong Cách kiểm tra bảng tính hóa đơn do AI làm. Việc này tốn thời gian, và lần nào cũng phải làm.
Hoặc để chúng tôi làm. Phần mềm độc quyền của chúng tôi đối chiếu mọi file Excel với tài liệu của bạn, và được làm ra để bắt những lỗi như thế này trước khi file tới tay bạn. Chỗ nào không đọc rõ được sẽ được hỏi lại, không bao giờ đoán (cách chúng tôi kiểm tra).