Cách kiểm tra bảng tính hóa đơn do AI làm

Chọn những khoản tiền lớn nhất trong bảng tính và tìm từng khoản trên hóa đơn của nó. Con số nào bạn không tìm thấy trên trang là đã bị bịa ra hoặc đọc sai. Hãy làm bước này đầu tiên: nó bắt được những lỗi mà mọi bước kiểm tra khác có thể bỏ lọt.

Với mỗi hóa đơn, cộng các dòng để ra tổng phụ, rồi cộng thuế, phí vận chuyển và các khoản phí, và trừ chiết khấu nếu có. Bạn phải ra đúng tổng tiền in trên hóa đơn, tới từng xu. Nếu không, là có một dòng bị thiếu, bị lặp hoặc bị đọc sai.

Một lưu ý: một hóa đơn cộng khớp vẫn có thể sai, vì AI có thể đã bịa ra một con số để cho khớp. Đó là lý do bước 1 được làm trước.

Đếm số trang bạn đã gửi và số hóa đơn trên đó. Mỗi trang đều phải có trong bảng tính, hoặc có lý do vì sao không có. Thiếu một ảnh chụp hay một trang thứ hai là nguyên nhân phổ biến nhất khiến số tổng bị hụt.

Xem từng khoản chiết khấu, giấy báo có và tiền đặt cọc. Mỗi khoản phải làm giảm số tiền còn nợ. Nếu có khoản nào bị cộng vào thay vì trừ, số tổng sẽ lệch gấp đôi giá trị của nó.

Bấm vào từng số tổng và xem công thức của nó cộng những gì. Nó phải bao hết mọi dòng phía trên, ở đúng cột. Một vùng dừng sớm một dòng, hoặc cộng nhầm cột, sẽ cho ra số tổng trông đúng mà thật ra sai.

Sắp xếp theo nhà cung cấp, số hóa đơn và tổng tiền, rồi tìm xem có hóa đơn nào xuất hiện hai lần không. Sau đó kiểm tra xem một file PDF chứa nhiều hóa đơn có cho ra mỗi hóa đơn một dòng không.

1. Những con số lớn nhất đều có trên trang.
2. Mỗi hóa đơn cộng ra đúng tổng đã in.
3. Mỗi trang đều có trong bảng tính, hoặc có lý do vì sao không có.
4. Chiết khấu, giảm trừ và tiền đặt cọc đều được trừ đi.
5. Mỗi số tổng cộng hết các dòng của nó.
6. Không hóa đơn nào bị tính hai lần hay bị gộp.