Cách kiểm tra bảng tính sao kê ngân hàng do AI làm

AI dạng chat viết ra câu trả lời có vẻ hợp lý nhất. Nó không cộng cột như máy tính, và không quay lại xem trang giấy. Vì vậy nó có thể đọc sai một chữ số, bỏ sót một dòng, tính một khoản thanh toán hai lần, hoặc bịa ra một con số để số tổng khớp. Hiện tượng này thường được gọi là AI ảo giác: một dòng bịa ra trông y như dòng thật. Bảo AI tự kiểm tra lại cũng không giải quyết được, vì nó kiểm tra bằng chính đôi mắt đã gây ra lỗi.

Với mỗi sao kê, lấy số dư đầu kỳ, cộng mọi khoản tiền vào, trừ mọi khoản tiền ra, và bạn phải ra đúng số dư cuối kỳ ngân hàng đã in, tới từng xu. Nếu không, có một dòng bị thiếu, bị lặp, hoặc bị đọc sai. Đây là bước đầu tiên vì nó nhanh và bắt được nhiều lỗi.

Một lưu ý: nếu AI được dặn là số dư phải khớp, nó có thể thêm một dòng bịa ra để ép cho khớp. Vì vậy hãy làm cả bước 3.

Xếp các sao kê theo thứ tự. Số dư cuối tháng Ba phải là số dư đầu tháng Tư. Nếu không, đang thiếu một tháng hoặc một trang, hoặc có trang bị đọc hai lần. Một sao kê riêng lẻ vẫn có thể khớp trong khi cả một tháng bị thiếu, nên bước này bắt được thứ mà bước 1 không bắt được.

Đếm số dòng trên mỗi trang PDF và so với số dòng của trang đó trong bảng tính. Nếu số lượng khác nhau, có dòng bị bỏ sót, bị tách làm hai, hoặc bị bịa ra.

Các sao kê thường chồng lên nhau vài ngày, và một sao kê tải về có thể lặp lại sao kê bản in. Sắp xếp theo ngày và số tiền, rồi tìm cùng một khoản thanh toán xuất hiện hai lần trong cùng một ngày. Sau đó mở lại file PDF: hai ly cà phê thật cùng giá thì không sao; một ly cà phê bị đọc hai lần thì có vấn đề.

Tiền chuyển từ tài khoản thanh toán sang tài khoản tiết kiệm không phải thu nhập hay chi tiêu. Nó phải xuất hiện một lần là tiền ra ở tài khoản này và một lần là tiền vào ở tài khoản kia, cùng số tiền, và cả hai đều phải được ghi là chuyển khoản. Nếu chỉ có một phía, đang thiếu một sao kê. Nếu chuyển khoản bị ghi là thu nhập, thu nhập của bạn sẽ bị đội lên.

Đôi khi AI đọc một khoản rút tiền thành khoản nộp tiền, nhất là khi sao kê dùng một cột với dấu trừ, hoặc ghi “CR” và “DR” sau số tiền. Hãy kiểm tra ngẫu nhiên các khoản hoàn tiền, thanh toán bị trả lại và phí: đây là những dòng hay bị đảo nhất. Một dòng bị đảo làm số tổng lệch gấp đôi số tiền của nó.

Nhiều sao kê in ngày mà không có năm. Một sao kê tháng Mười Hai kéo sang tháng Giêng có thể khiến các dòng của tháng Giêng bị xếp nhầm năm. Hãy kiểm tra các dòng quanh ngày 1 tháng 1, nhất là khi bảng tính dùng để khai thuế.

Trên bản scan và ảnh chụp, số 8 có thể thành 3, số 1 có thể thành 7, và dấu thập phân có thể biến mất. Bước 1 thường cho bạn biết một sao kê bị lệch; để tìm ra dòng đó, hãy so các số tiền lớn với file PDF trước, vì mất dấu thập phân sẽ làm số tiền lớn gấp trăm lần.

Sắp xếp theo mô tả. Cùng một doanh nghiệp phải nằm trong cùng một danh mục ở mọi dòng, trừ khi bạn thật sự mua những thứ khác nhau ở đó. AI hay xếp cùng một cây xăng vào nhiên liệu tháng này và vào đi chợ tháng sau.

Các bước 1 đến 8 chứng minh các dòng khớp với sao kê. Chỉ có bước 9, cùng với đánh giá của chính bạn, mới cho biết danh mục có đúng hay không. Một bảng tính có thể khớp hoàn hảo mà vẫn để khoản chi sai ở chỗ sai. Chúng tôi giải thích lý do trong Vì sao sao kê đã khớp số dư vẫn có thể sai.

1. Đầu kỳ cộng giao dịch bằng cuối kỳ, với mọi sao kê.
2. Mỗi số dư cuối kỳ bằng số dư đầu kỳ tiếp theo.
3. Số dòng khớp với PDF, từng trang một.
4. Không có giao dịch trùng ở chỗ các sao kê chồng nhau.
5. Chuyển khoản giữa các tài khoản của bạn có ở cả hai phía, được ghi là chuyển khoản.
6. Hoàn tiền, thanh toán bị trả lại và phí không bị đảo.
7. Ngày cuối năm nằm đúng năm.
8. Số tiền lớn được đối chiếu với PDF khi là bản scan.
9. Mỗi người bán luôn nằm trong cùng một danh mục.