Trang chủ › Hướng dẫn › Khớp mà vẫn sai
Vì sao sao kê đã khớp số dư vẫn có thể sai
Khi một bảng tính khớp, số dư đầu kỳ cộng mọi giao dịch ra đúng số dư cuối kỳ. Đó là một bước kiểm tra tốt, và mọi bảng tính làm từ sao kê ngân hàng đều nên qua được. Nhưng nó chứng minh ít hơn bạn tưởng. Nó chứng minh số tổng. Nó không chứng minh từng dòng.
Kiểm tra số dư chứng minh được gì
Nó chứng minh các số tiền trong bảng tính cộng lại bằng đúng tổng các số tiền trên sao kê. Nếu một dòng bị thiếu, bị lặp hoặc bị đọc sai, và không có lỗi nào khác, số tổng sẽ lệch và bước kiểm tra sẽ phát hiện. Vì vậy đây là bước đầu tiên ai cũng nên làm.
Ba trường hợp bảng tính khớp mà vẫn sai
1. Hai lỗi bù trừ nhau
Giả sử một khoản $1,250 bị đọc thành $1,520, và ở chỗ khác một khoản $930 bị đọc thành $660. Một khoản cao hơn $270, khoản kia thấp hơn $270. Số tổng vẫn đúng, và số dư khớp tới từng xu. Cả hai dòng đều sai.
Điều tương tự xảy ra khi một dòng bị bỏ sót và một dòng khác cùng số tiền được thêm vào, hoặc khi một dòng bịa ra được thêm để che một dòng bị đọc sai. Trường hợp cuối này đáng lưu ý với AI: một AI được dặn phải làm cho số dư khớp có thể thêm một dòng để làm vậy.
Cách phát hiện: đếm số dòng trên mỗi trang và so với PDF, và kiểm tra để mọi số tiền trong bảng tính đều tìm được trên sao kê.
2. Đúng số tiền nhưng sai danh mục
Kiểm tra số dư hoàn toàn không xét danh mục. Một khoản mua $400 ở cửa hàng vật liệu bị ghi là nhiên liệu, hay bốn khoản trả cho tiệm kem bị ghi là từ thiện, vẫn khớp hoàn hảo. Với việc khai thuế, hồ sơ vay hay ngân sách, danh mục thường lại là phần quan trọng nhất.
Cách phát hiện: bảo đảm mọi doanh nghiệp đều được xác định trước khi xếp các khoản thanh toán của nó, và cùng một doanh nghiệp luôn được xếp theo cùng một cách.
3. Đúng dòng nhưng sai chỗ
Một dòng có thể đúng về mọi mặt trừ vị trí của nó: sai tháng, sai năm hoặc sai tài khoản. Một khoản thanh toán tháng Mười Hai bị ghi vào tháng Giêng vẫn khớp khi tính cả năm. Một khoản chuyển khoản bị ghi vào sai tài khoản vẫn khớp nếu cả hai sao kê nằm trong cùng một sheet.
Cách phát hiện: kiểm tra để mỗi tháng bắt đầu đúng chỗ tháng trước kết thúc, các ngày quanh thời điểm sang năm mới nằm đúng năm, và chuyển khoản có ở cả hai phía.
Vậy “đã kiểm tra” cần có nghĩa là gì?
Một bảng tính đáng tin phải qua được kiểm tra số dư và cả những điều sau:
- Mọi số tiền đều tìm được trên sao kê gốc.
- Số dòng khớp với sao kê, từng trang một.
- Tháng này nối liền tháng sau, không thiếu không lặp.
- Mọi doanh nghiệp đều được xác định, và luôn được xếp theo cùng một cách.
- Chuyển khoản, hoàn tiền và thanh toán bị trả lại đều được ghép với phía đối ứng.
Hướng dẫn Cách kiểm tra bảng tính sao kê ngân hàng do AI làm của chúng tôi đi qua từng bước một.