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Notas fiscais, recibos e documentos para Excel ou Word, como estão impressos
Envie para nós suas notas fiscais, recibos e outros documentos, nos arquivos que você tiver. Os números voltam em uma planilha do Excel, e cartas e outras páginas de texto, digitadas ou escritas à mão, voltam em Word. Cada valor como está impresso, ligado à página de onde veio, e conferido com seus documentos antes de chegar a você.
Qualquer IA lê uma nota fiscal em segundos. Ela também pode inventar um número que parece exatamente certo. Quando isso acontece, nada na tela avisa você. Por isso cada número da sua planilha é conferido com os seus próprios documentos por um software próprio, desenvolvido por nós, antes de chegar a você.
Para que as pessoas usam
- Pôr a contabilidade em dia. Uma caixa de notas e recibos em uma só planilha, com totais por fornecedor e por mês.
- Pagar contas. O que cada nota diz que foi pago, e o que ainda está em aberto.
- Reembolso de despesas. Recibos, inclusive fotos do celular, listados e somados.
- Contratos e locações. Os nomes, datas, aluguéis e taxas de cada contrato, listados com a página e a linha onde estão.
- Relatórios e listas de preços. Cada tabela nas mesmas linhas e colunas da página, e as letras miúdas embaixo copiadas exatamente.
- Tirar os dados da papelada. Formulários, cartas e comprovantes de entrega transformados em linhas que você pode ordenar e filtrar.
O que as suas ferramentas atuais deixam para você
Conversores transformam um PDF em linhas, e uma IA de chat lê a foto de um recibo. Conferir o resultado continua sendo trabalho seu. Veja o que fazemos de diferente:
- Cada valor como está impresso. Nada arredondado, reescrito ou «corrigido» para um total fechar.
- Ligado à sua página. Cada linha diz de qual arquivo e de qual página veio, para você achar em segundos.
- Perguntas, não chutes. Se um número não puder ser lido com clareza, perguntamos a você. Ele nunca é preenchido por conta própria.
- Nada duvidoso nos seus totais. Uma nota que não pode ser lida com clareza fica fora dos seus totais e vai para a aba Questions com o motivo, até você responder.
O que dá errado quando ninguém confere
Estes são os erros que passam quando a IA lê notas fiscais sozinha. Cada um parece certo na tela:
- Um número em uma digitalização apagada é lido errado, ou inventado para a nota fechar.
- Uma nota de duas páginas é contada como duas, ou três notas digitalizadas juntas viram uma.
- O número da nota fica de fora, ou um número de cheque ou de conta é usado no lugar.
- Um desconto ou uma nota de crédito é somado em vez de descontado.
- Um total não soma todas as suas linhas.
Mais em Dez erros que a IA comete ao ler notas fiscais e documentos quando ninguém confere.
O que você recebe
Para notas fiscais e recibos:
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Resumo (Summary) | Quantos documentos, páginas e notas foram lidos, e os totais. |
| Todas as linhas (Extraction) | Cada item, como está impresso, com a nota em que aparece. |
| Notas fiscais (Invoices) | Uma linha por nota ou recibo: fornecedor, número, datas, subtotal, impostos, total, o que foi pago e o que ainda está em aberto. |
| Por fornecedor (By Vendor) | As notas e seus totais por fornecedor. |
| Por mês (By Month) | As notas e seus totais por mês. |
| Por moeda (By Currency) | Só quando seus documentos estão em mais de uma moeda: o total de cada moeda, e depois um total em dólares americanos pelo câmbio do dia, com a cotação e a data. |
| Perguntas | Tudo o que precisa da sua resposta, como uma página que não conseguimos ler com clareza ou uma nota que talvez esteja duas vezes nos seus arquivos. |
| Outros textos (Other Text) | Todas as outras linhas das notas e recibos, palavra por palavra. |
Para formulários, listas de preços e outros documentos com campos e tabelas:
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Resumo (Summary) | Quantos documentos, páginas, campos, tabelas e parágrafos foram lidos. |
| Campos (Fields) | Cada rótulo e seu valor, como estão impressos, com a página e a linha onde estão. |
| Tabelas (Tables) | Cada tabela, como está impressa, com a linha onde está cada registro. |
| Texto (Text) | Cada parágrafo, palavra por palavra, com a página e as linhas onde está. |
| Perguntas | O que conferir com a sua via, e por quê. |
Para cartas, contratos, anotações e outras páginas de texto, digitadas ou escritas à mão: um documento do Word com o texto como foi escrito, página por página, conferido com as suas páginas do mesmo jeito.
Toda planilha abre em uma capa. Clique ali no nome de uma aba para ir direto a ela. Os totais são fórmulas do Excel, e com os documentos você também recebe um arquivo do Word com cada valor em ordem.
Para um resultado limpo
- Se quem emitiu mandou um PDF por e-mail, envie esse. Ele é lido melhor do que uma digitalização ou uma foto de uma cópia impressa.
- Para uma foto, deixe a página plana e pegue a página inteira, com boa luz.
- Envie todas as páginas de uma nota que tenha mais de uma página.
O que você pode enviar
Qualquer arquivo que você tiver: PDFs, digitalizações e fotos do celular, arquivos de Word, Excel, CSV e PowerPoint, e-mails, plantas e arquivos CAD. Os documentos podem estar em inglês ou em outros idiomas, inclusive hebraico e árabe. Vários arquivos e muitas páginas podem ir em um só pedido.
Como conferimos cada planilha
Cada pedido de extração de documentos passa por até 50 conferências de exatidão antes de a planilha chegar a você. Entre elas:
- Cada número é comparado com a página de onde veio, caractere por caractere.
- Cada nota fiscal fecha: as linhas somam o subtotal, e o subtotal, os impostos e as taxas somam o total.
- Cada página é levada em conta. Nada do que está impresso fica de fora, e nada que não esteja impresso é acrescentado.
Veja as conferências em detalhe no nosso guia, Como conferir uma planilha de notas fiscais feita por IA.
O que não afirmamos. Essas conferências provam que sua planilha bate com seus documentos. Se vale a pena pagar uma nota, ou se um número serve para os seus impostos, quem julga são você e seus assessores.
Perguntas
Posso enviar digitalizações e fotos do celular?
Pode. O PDF que quem emitiu mandou por e-mail é o melhor, mas digitalizações e fotos servem se der para ler. Se um número não puder ser lido com clareza, perguntamos a você. Não chutamos.
Posso enviar plantas ou arquivos CAD?
Pode. Envie qualquer arquivo que você tiver, plantas e arquivos CAD inclusive. Se for um tipo de arquivo novo para nós, aceitamos assim mesmo.
Posso enviar notas escritas à mão?
Pode, se der para ler. O que não puder ser lido com clareza aparece na aba Questions, para você conferir com a sua via.
E se minhas notas estiverem em moedas diferentes?
Primeiro cada moeda é somada separadamente, por exemplo $100 e €50. Depois elas são somadas em dólares americanos pelo câmbio daquele dia, e a planilha mostra a cotação usada e a data. Se tudo estiver em dólares americanos, não há coluna de moeda.
E se a mesma nota estiver duas vezes nos meus arquivos?
Apontamos as notas que parecem ser a mesma enviada duas vezes, e perguntamos a você se é para contar só uma vez.
Funciona para documentos que não são notas fiscais?
Funciona. Formulários, listas de preços e comprovantes de entrega voltam em Excel, cada campo e cada tabela com a página e a linha onde estão. Cartas, contratos, anotações e outras páginas de texto, digitadas ou escritas à mão, voltam em Word, como foram escritas.
Como faço o pedido?
Pela sua área do cliente, do mesmo jeito que o nosso serviço de extratos bancários. É grátis durante o beta.