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Como conferir uma planilha de notas fiscais feita por IA
Ferramentas de IA transformam uma pilha de notas fiscais e recibos em uma planilha em minutos. Muitas vezes acertam. Quando erram, parece exatamente igual. Veja como conferir, na ordem que pega mais erros com menos esforço.
Em resumo. Não pergunte à IA se ela acertou. Confira a planilha com os documentos: os números, os totais, as páginas e os sinais. Cada conferência abaixo pega um tipo diferente de erro. Para entender por que esses erros acontecem, e mais quatro, veja Dez erros que a IA comete ao ler notas fiscais e documentos.
1. Os maiores números estão mesmo na página
Escolha os maiores valores da planilha e encontre cada um na sua nota. Um número que você não acha na página foi inventado ou lido errado. Faça esta primeiro: ela pega os erros que todas as outras conferências podem deixar passar.
2. Cada nota soma o total impresso
Em cada nota, some as linhas para chegar ao subtotal, depois some impostos, frete e taxas e desconte qualquer desconto. Você deve chegar ao total impresso na nota, até o centavo. Se não chegar, uma linha está faltando, duplicada ou foi lida errado.
Um aviso: uma nota que fecha ainda pode estar errada, porque a IA pode ter inventado um número para fazer fechar. É por isso que a conferência 1 vem primeiro.
3. Todas as páginas estão lá
Conte as páginas que você enviou e as notas que há nelas. Cada página deve estar na planilha, ou ter um motivo para não estar. Uma foto ou uma segunda página faltando é o jeito mais comum de um total ficar menor.
4. Descontos, créditos e sinais são descontados
Olhe cada desconto, cada nota de crédito e cada sinal. Cada um deve reduzir o que está em aberto. Se algum foi somado em vez disso, o total muda em duas vezes o seu valor.
5. Cada total soma todas as suas linhas
Clique em cada total e veja o que a fórmula dele soma. Ela deve cobrir todas as linhas acima, na coluna certa. Um intervalo que para uma linha antes, ou que soma a coluna errada, dá um total que parece certo e não está.
6. Nenhuma nota contada duas vezes, nem juntada
Ordene por fornecedor, número da nota e total, e procure a mesma nota duas vezes. Depois confira se um PDF com várias notas dá uma linha para cada uma.
Lista rápida
- Os maiores números estão na página.
- Cada nota soma o total impresso.
- Cada página está na planilha, ou tem um motivo para não estar.
- Descontos, créditos e sinais são descontados.
- Cada total soma todas as suas linhas.
- Nenhuma nota é contada duas vezes, nem juntada.