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Dez erros que a IA comete ao ler notas fiscais e documentos quando ninguém confere
Você pode pedir isso a qualquer IA. Se ninguém conferir, é bem provável que ela tenha cometido pelo menos um destes erros.
E você provavelmente não vai perceber. Cada erro abaixo parece certo: as linhas estão organizadas, as colunas alinhadas, os totais muitas vezes fecham, e a IA diz a você, com toda a confiança, que a planilha está pronta.
Por que esses erros são tão difíceis de achar
Uma IA de chat escreve a resposta que parece mais provável. Ela não volta à página para olhar de novo, e não soma uma coluna como uma calculadora soma. Quando não consegue ler algo, ela não deixa o espaço em branco: coloca algo que encaixe. Por isso uma planilha errada e uma certa parecem exatamente iguais, e pedir para a IA se revisar não adianta: ela confere com os mesmos olhos que erraram.
Erros que a IA pode cometer quando ninguém confere
Os mais comuns e mais difíceis de perceber vêm primeiro.
1. Inventa um número para a nota fechar
Quando um número é difícil de ler, a IA coloca aquele que faz o total dar certo. A nota fecha perfeitamente. Só que o número não está na página.
2. Lê errado um dígito em uma digitalização ou foto
Um 8 vira 3, um 1 vira 7, e um ponto decimal some embaixo de um carimbo ou de uma dobra. $1,234.50 vira $123,450, e nada na tela parece errado.
3. Pula uma página sem dizer nada
Uma foto de lado, uma segunda página apagada ou o verso de um recibo ficam de fora. A planilha parece completa. Seu total fica menor, e nada diz a você por quê.
4. Soma quando deveria subtrair, ou o contrário
Um desconto, uma nota de crédito ou um sinal já pago é somado ao total em vez de descontado. Uma nota de crédito vira uma cobrança, e o dinheiro que devem a você aparece como dinheiro que você deve.
5. Um total não soma todas as suas linhas
O total no fim é uma fórmula, então parece confiável. Mas ele soma as linhas 5 a 40 quando as notas vão até a linha 41, ou soma a coluna de impostos quando deveria somar a coluna do total. O número parece certo, e está errado.
6. Conta uma nota duas vezes, ou junta duas em uma
A mesma conta enviada uma vez digitalizada e outra por e-mail é contada duas vezes. Três notas digitalizadas em um só PDF saem como uma. Uma nota de duas páginas sai como duas.
7. Troca a quantidade pelo preço
«2 h a $65» vira 65 horas a $2. O total da linha continua $130, então a nota continua fechando. Só a página mostra que está errado.
8. Chuta se uma conta foi paga
«Obrigado pela preferência» é lido como pago. Um total aparece como em aberto quando a página diz que foi pago em dinheiro. Sua lista do que você ainda deve fica errada nos dois sentidos.
9. Pega o nome, o número ou a data errados
O cabeçalho do fax vira o fornecedor, ou a sua própria empresa vira. Um número de cheque ou o número da sua conta vira o número da nota, e 04/03 vira 3 de abril quando a página queria dizer 4 de março.
10. Soma euros com dólares
Notas em moedas diferentes são somadas em um só total sem conversão, como se €50 fossem $50. O total geral é um número que não quer dizer nada.
O que fazer
Você consegue pegar a maioria desses erros sozinho se conferir a planilha com os documentos, não com a IA. As conferências estão em Como conferir uma planilha de notas fiscais feita por IA. Leva tempo, e precisa ser feito toda vez.
Ou deixe com a gente. Um software próprio, desenvolvido por nós, confere cada planilha com os seus documentos, e foi feito para pegar erros como esses antes de a planilha chegar a você. O que não puder ser lido com clareza vira pergunta, nunca é chutado (como conferimos).