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Le rapprochement de l’état locatif, chaque ligne comparée aux baux
Envoyez l’état locatif et les baux. Vous recevez un classeur Excel qui compare chaque ligne de l’état locatif au bail tel que modifié. Chaque écart est montré avec les deux chiffres et les mots du bail, pour voir d’un coup d’œil où l’état locatif et les baux ne disent pas la même chose.
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À quoi ça sert
- Acheter un bien. Sachez avant la signature si l’état locatif envoyé par le vendeur correspond au loyer que les baux fixent vraiment.
- Dossiers pour prêteurs et investisseurs. Un état locatif dont chaque chiffre a été comparé au bail qui le justifie.
- Reprendre la gestion. Repérez les paliers de loyer oubliés, les franchises expirées et les charges sans bail derrière, avant qu’ils ne deviennent des impayés ou des remboursements.
- Clôture d’exercice et audits. Une liste claire des points où le logiciel et les baux ne concordent pas, avec la page pour régler chacun.
Ce que vous envoyez
- L’état locatif, tel que votre logiciel l’exporte : Yardi, MRI, AppFolio, Buildium, Rent Manager, RealPage, Entrata, Argus, VTS ou votre propre tableur, en Excel, CSV, PDF ou texte. Un état des baux avec les paliers de loyer et les charges donne la comparaison la plus complète.
- Chaque bail, avec chaque avenant, annexe et lettre annexe, en PDF ou en Word. Les scans conviennent.
Ce que vous recevez
- Rent roll summary. Une ligne par bail : son local et son locataire, ses lignes dans l’état locatif, combien de clauses ont été comparées, combien diffèrent, combien ont changé après la date de l’état locatif, et le résultat.
- Rent roll check. Chaque clause, une ligne chacune : ce que dit l’état locatif, ce que dit le bail, s’ils concordent, et le document, la page et les mots du bail.
- Chaque ligne prise en compte. Les locaux vacants, les locataires dont vous n’avez pas envoyé le bail, et les baux absents de l’état locatif, chacun listé.
- Questions. Tout ce à quoi les documents ne répondent pas, comme un bail manquant, en mots simples.
Besoin aussi des résumés de baux ? Nous le faisons aussi. Notre service de résumés de baux donne chaque clause clé telle que modifiée, avec sa page, un échéancier du loyer de base et les dates clés. Il fonctionne seul ou avec votre rapprochement.
Ce qui est comparé
- Le locataire, le local et la surface louable.
- Les dates de début et de fin.
- Le loyer de base en vigueur à la date de l’état locatif, par mois et par pied carré par an.
- Chaque palier de loyer suivant, par rapport à l’échéancier de l’état locatif lui-même.
- Les franchises et réductions de loyer, période par période et montant par montant.
- Le dépôt de garantie, la quote-part du locataire et la refacturation des charges.
- Chaque autre charge facturée dans l’état locatif, comme les taxes, l’électricité ou le chauffage, rattachée au bail qui la prévoit. Toute charge prévue par le bail mais non facturée dans l’état locatif est listée aussi.
Comment c’est vérifié
Chaque rapprochement est vérifié avant de vous être remis :
- Chaque ligne de l’état locatif est prise en compte une seule fois, et chaque bail est soit comparé, soit listé.
- Chaque Agrees et Differs est recalculé à partir des deux chiffres, et chaque nombre du résumé est recompté à partir du détail.
- Chaque écart indique la page du bail, et les mots du bail sont vérifiés par rapport à cette page.
- Chaque chiffre de l’état locatif est relu dans votre fichier et doit correspondre à ce qui a été comparé.
Questions
Que dois-je envoyer ?
L’état locatif tel que votre logiciel l’exporte, depuis Yardi, MRI, AppFolio, Buildium, Rent Manager, RealPage, Entrata, Argus ou VTS, en Excel (.xlsx, .xls), CSV, PDF ou texte, et chaque bail avec tous ses avenants. Les scans des baux conviennent.
Qu’est-ce qui est comparé ?
Pour chaque locataire : le nom, le local, la surface, les dates de début et de fin, le loyer de base à la date de l’état locatif et par pied carré, chaque palier de loyer suivant, les franchises, le dépôt de garantie, la quote-part du locataire, la refacturation des charges, et chaque autre charge facturée dans l’état locatif.
Et si l’état locatif et un bail ne concordent pas ?
La ligne indique Differs, avec les deux chiffres côte à côte et le document, la page et les mots du bail qui fixe la clause. Nous ne décidons pas lequel a raison. C’est à vous d’en parler avec le gestionnaire ou le locataire.
Et si un bail a changé après la date de l’état locatif ?
Une clause qu’un avenant ou un palier de loyer modifie après la date de l’état locatif est marquée comme un changement ultérieur, pas comme une erreur de l’état locatif.
Et les locataires sans bail, ou les baux sans locataire ?
Chaque ligne de l’état locatif est prise en compte. Un locataire de l’état locatif dont vous n’avez pas envoyé le bail est listé, et nous vous demandons le bail. Un bail absent de l’état locatif est listé avec les lignes de l’état locatif pour ses locaux.
Pouvez-vous aussi résumer les baux ?
Oui. Les résumés de baux sont notre service jumeau : chaque clause clé telle que modifiée, avec sa page, un échéancier du loyer de base et les dates clés. Commandez-le avec votre rapprochement, ou seul.
Est-ce un audit ou un conseil juridique ?
Non. C’est une comparaison de votre état locatif avec vos baux, pour analyser un dossier, gérer ou faire votre reporting. Ce n’est ni un audit, ni une expertise, ni un conseil juridique.
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Vous voulez être prévenu de l’ouverture ? Écrivez à info@binadesk.com. En attendant, nos services relevés bancaires et extraction de documents sont ouverts et gratuits pendant la bêta.