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Facturas, recibos y documentos a Excel o Word, tal como están impresos
Envíenos sus facturas, recibos y otros documentos, en los archivos que tenga. Las cifras vuelven en un libro de Excel, y las cartas y otras páginas de texto, a máquina o a mano, vuelven en Word. Cada valor tal como está impreso, vinculado a la página de donde salió, y revisado contra sus documentos antes de que le llegue.
Cualquier IA puede leer una factura en segundos. También puede inventar una cifra que parece perfectamente correcta. Cuando eso pasa, nada en la pantalla se lo avisa. Por eso cada cifra de su Excel la revisa contra sus propios documentos un software propio que desarrollamos nosotros, antes de que le llegue.
Para qué se usa
- Poner al día la contabilidad. Una caja de facturas y recibos en una sola hoja, con totales por proveedor y por mes.
- Pagar facturas. Lo que cada factura dice que se pagó, y lo que todavía se debe.
- Reportes de gastos. Recibos, incluidas fotos del celular, listados y sumados.
- Contratos y arrendamientos. Los nombres, fechas, rentas y cargos de cada contrato, listados con la página y la línea donde están.
- Informes y listas de precios. Cada tabla con las mismas filas y columnas que la página, y la letra pequeña de abajo copiada tal cual.
- Sacar los datos del papeleo. Formularios, cartas y notas de entrega convertidos en filas que puede ordenar y filtrar.
Lo que sus herramientas actuales le dejan a usted
Los convertidores pasan un PDF a filas, y una IA de chat lee la foto de un recibo. Revisar el resultado sigue siendo trabajo suyo. Esto es lo que hacemos distinto:
- Cada valor tal como está impreso. Nada redondeado, reescrito ni «corregido» para que un total cuadre.
- Vinculado a su página. Cada fila dice de qué archivo y de qué página salió, para que la encuentre en segundos.
- Preguntas, no suposiciones. Si una cifra no se lee con claridad, le preguntamos. Nunca se rellena.
- Nada dudoso en sus totales. Una factura que no se puede leer con claridad queda fuera de sus totales y va a la pestaña Questions con el motivo, hasta que usted responda.
Lo que sale mal cuando nadie revisa
Estos son los errores que se cuelan cuando la IA lee facturas por su cuenta. Cada uno se ve bien en la pantalla:
- Una cifra de un escaneo borroso se lee mal, o se inventa para que la factura cuadre.
- Una factura de dos páginas se cuenta como dos, o tres facturas escaneadas juntas se vuelven una.
- Se pierde el número de factura, o se usa en su lugar un número de cheque o de cuenta.
- Un descuento o una nota de crédito se suma en lugar de restarse.
- Un total no suma todas sus filas.
Más en Diez errores que comete la IA al leer facturas y documentos cuando nadie revisa.
Lo que recibe
Para facturas y recibos:
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen (Summary) | Cuántos documentos, páginas y facturas se leyeron, y sus totales. |
| Todas las líneas (Extraction) | Cada partida, tal como está impresa, con la factura en la que aparece. |
| Facturas (Invoices) | Una fila por factura o recibo: proveedor, número, fechas, subtotal, impuestos, total, lo pagado y lo que todavía se debe. |
| Por proveedor (By Vendor) | Las facturas y sus totales por proveedor. |
| Por mes (By Month) | Las facturas y sus totales por mes. |
| Por moneda (By Currency) | Solo cuando sus documentos vienen en más de una moneda: el total propio de cada moneda, y después un total en dólares estadounidenses al tipo de cambio del día, con el tipo de cambio y su fecha. |
| Preguntas | Todo lo que necesita su respuesta, como una página que no pudimos leer con claridad o una factura que quizás esté dos veces en sus archivos. |
| Otro texto (Other Text) | Todas las demás líneas de las facturas y los recibos, palabra por palabra. |
Para formularios, listas de precios y otros documentos con campos y tablas:
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen (Summary) | Cuántos documentos, páginas, campos, tablas y párrafos se leyeron. |
| Campos (Fields) | Cada etiqueta y su valor, tal como están impresos, con la página y la línea donde están. |
| Tablas (Tables) | Cada tabla, tal como está impresa, con la línea donde está cada fila. |
| Texto (Text) | Cada párrafo, palabra por palabra, con la página y las líneas donde está. |
| Preguntas | Lo que conviene comparar con su copia, y por qué. |
Para cartas, contratos, notas y otras páginas de texto, a máquina o a mano: un documento de Word con el texto tal como está escrito, página por página, revisado contra sus páginas de la misma forma.
Cada libro se abre en una portada. Haga clic ahí en el nombre de una pestaña para ir directo a ella. Los totales son fórmulas de Excel, y con los documentos también recibe un archivo de Word con cada valor en orden.
Para obtener un resultado limpio
- Si quien le envió la factura le mandó un PDF por correo, envíe ese. Se lee mejor que un escaneo o una foto de una copia impresa.
- Para una foto, ponga la hoja plana y que salga completa, con buena luz.
- Envíe todas las páginas de una factura que tenga más de una página.
Qué puede enviar
Cualquier archivo que tenga: PDF, escaneos y fotos del celular, archivos de Word, Excel, CSV y PowerPoint, correos, planos y archivos CAD. Los documentos pueden estar en inglés o en otros idiomas, incluidos el hebreo y el árabe. En un solo pedido pueden ir varios archivos y muchas páginas.
Cómo revisamos cada libro de Excel
Cada pedido de extracción de documentos pasa por hasta 50 revisiones de exactitud antes de que el Excel le llegue. Entre ellas:
- Cada cifra se compara con la página de donde salió, carácter por carácter.
- Cada factura cuadra: sus líneas suman el subtotal, y el subtotal, los impuestos y los cargos suman el total.
- Cada página está contemplada. No se deja fuera nada de lo impreso, y no se agrega nada que no esté impreso.
Vea las revisiones en detalle en nuestra guía, Cómo revisar una hoja de facturas hecha por IA.
Lo que no afirmamos. Estas revisiones demuestran que su Excel coincide con sus documentos. Si conviene pagar una factura, o si una cifra le sirve para sus impuestos, es algo que deben juzgar usted y sus asesores.
Preguntas
¿Puedo enviar escaneos y fotos del celular?
Sí. Lo mejor es el PDF que le mandó quien emitió la factura, pero los escaneos y las fotos sirven si se pueden leer. Si una cifra no se lee con claridad, le preguntamos. No adivinamos.
¿Puedo enviar planos o archivos CAD?
Sí. Envíe cualquier archivo que tenga, incluidos planos y archivos CAD. Si es un tipo de archivo que todavía no conocemos, igual lo recibimos.
¿Puedo enviar facturas escritas a mano?
Sí, si se pueden leer. Lo que no se lea con claridad aparece en la pestaña Questions, para que lo compare con su copia.
¿Y si mis facturas están en distintas monedas?
Primero se suma cada moneda por separado, por ejemplo $100 y €50. Después se suman en dólares estadounidenses al tipo de cambio de ese día, y el Excel muestra el tipo de cambio que usó y su fecha. Si todo está en dólares estadounidenses, no hay ninguna columna de moneda.
¿Y si la misma factura está dos veces en mis archivos?
Le señalamos las facturas que parecen ser la misma enviada dos veces, y le preguntamos si hay que contarla una sola vez.
¿Sirve para documentos que no son facturas?
Sí. Los formularios, las listas de precios y los notas de entrega vuelven en Excel, cada campo y cada tabla con la página y la línea donde están. Las cartas, contratos, notas y otras páginas de texto, a máquina o a mano, vuelven en Word, tal como están escritas.
¿Cómo lo pido?
Desde su portal, igual que nuestro servicio de estados de cuenta. Es gratis durante la beta.