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Diez errores que comete la IA al leer facturas y documentos cuando nadie revisa
Puede pedirle esto a cualquier IA. Si nadie lo revisa, lo más probable es que haya cometido al menos uno de estos errores.
Y seguramente no lo va a ver. Cada error de abajo parece correcto: las filas están ordenadas, las columnas alineadas, los totales muchas veces cuadran, y la IA le dice, muy segura, que la hoja está terminada.
Por qué cuesta tanto encontrar estos errores
Una IA de chat escribe la respuesta que le parece más probable. No vuelve a la página a mirar otra vez, y no suma una columna como lo hace una calculadora. Cuando no puede leer algo, no deja el hueco: pone algo que encaje. Por eso una hoja equivocada y una correcta se ven exactamente igual, y pedirle a la IA que se revise no sirve: se revisa con los mismos ojos que cometieron el error.
Errores que puede cometer la IA cuando nadie revisa
Primero los más comunes y los más difíciles de ver.
1. Inventa una cifra para que la factura cuadre
Cuando un número es difícil de leer, la IA pone el que hace que el total dé bien. La factura cuadra perfecto. Solo que ese número no está en la página.
2. Lee mal un dígito en un escaneo o una foto
Un 8 se vuelve un 3, un 1 se vuelve un 7, y un punto decimal desaparece debajo de un sello o un doblez. $1,234.50 se convierte en $123,450, y nada en la pantalla parece estar mal.
3. Se salta una página sin decir nada
Una foto de costado, una segunda página borrosa o el reverso de un recibo quedan fuera. La hoja parece completa. Su total queda corto, y nada le dice por qué.
4. Suma cuando debería restar, o al revés
Un descuento, una nota de crédito o un anticipo ya pagado se suma al total en lugar de restarse. Una nota de crédito se convierte en una factura, y el dinero que le deben aparece como dinero que usted debe.
5. Un total no suma todas sus filas
El total de abajo es una fórmula, así que parece confiable. Pero suma las filas 5 a 40 cuando las facturas llegan hasta la fila 41, o suma la columna de impuestos cuando debería sumar la columna del total. La cifra parece correcta, y está mal.
6. Cuenta una factura dos veces, o junta dos en una
La misma factura enviada una vez escaneada y otra por correo se cuenta dos veces. Tres facturas escaneadas en un solo PDF salen como una. Una factura de dos páginas sale como dos.
7. Intercambia la cantidad y el precio
«2 h a $65» se convierte en 65 horas a $2. El total de la línea sigue siendo $130, así que la factura sigue cuadrando. Solo la página le dice que está mal.
8. Adivina si una factura se pagó
«Gracias por su preferencia» se lee como pagada. Un total aparece como pendiente cuando la página dice que se pagó en efectivo. Su lista de lo que todavía debe está mal en los dos sentidos.
9. Toma el nombre, el número o la fecha equivocados
El encabezado del fax se convierte en el proveedor, o se convierte en su propia empresa. Un número de cheque o su número de cuenta pasa a ser el número de factura, y 04/03 se vuelve 3 de abril cuando la página quería decir 4 de marzo.
10. Suma euros con dólares
Facturas en distintas monedas se suman en un solo total sin convertirlas, como si €50 fueran $50. El total general es un número que no significa nada.
Qué hacer
Puede detectar la mayoría de estos errores usted mismo si compara la hoja con los documentos, no con la IA. Las revisiones están en Cómo revisar una hoja de facturas hecha por IA. Lleva tiempo, y hay que hacerlo cada vez.
O déjenoslo a nosotros. Un software propio que desarrollamos nosotros revisa cada libro contra sus documentos, y está hecho para detectar errores como estos antes de que el libro le llegue. Lo que no se pueda leer con claridad se pregunta; nunca se adivina (cómo revisamos).