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Cómo revisar una hoja de facturas hecha por IA
Las herramientas de IA pueden convertir una pila de facturas y recibos en una hoja de cálculo en minutos. Muchas veces está bien. Cuando está mal, se ve exactamente igual. Así se revisa, en el orden que encuentra más errores con menos esfuerzo.
En pocas palabras. No le pregunte a la IA si lo hizo bien. Compare la hoja con los documentos: las cifras, los totales, las páginas y los signos. Cada revisión de abajo encuentra un tipo de error distinto. Para saber por qué pasan estos errores, y cuatro más, vea Diez errores que comete la IA al leer facturas y documentos.
1. Las cifras más grandes están de verdad en la página
Elija los montos más grandes de la hoja y encuentre cada uno en su factura. Una cifra que no encuentra en la página fue inventada o mal leída. Haga esta primero: detecta los errores que todas las demás revisiones pueden pasar por alto.
2. Cada factura suma su total impreso
En cada factura, sume las líneas para llegar al subtotal, luego agregue impuestos, envío y cargos, y reste cualquier descuento. Debería llegar al total impreso en la factura, hasta el centavo. Si no, falta una línea, está duplicada o se leyó mal.
Un aviso: una factura que cuadra puede estar mal igual, porque la IA pudo haber inventado una cifra para que cuadre. Por eso la revisión 1 va primero.
3. Están todas las páginas
Cuente las páginas que envió y las facturas que hay en ellas. Cada página debería estar en la hoja, o tener un motivo para no estar. Una foto o una segunda página que falta es la forma más común de que un total quede corto.
4. Los descuentos, créditos y anticipos se restan
Mire cada descuento, cada nota de crédito y cada anticipo. Cada uno debería reducir lo que se debe. Si alguno se sumó en lugar de restarse, el total se mueve el doble de su monto.
5. Cada total suma todas sus filas
Haga clic en cada total y mire qué suma su fórmula. Debería cubrir todas las filas de arriba, en la columna correcta. Un rango que se queda una fila corto, o que suma la columna equivocada, da un total que parece correcto y no lo es.
6. Ninguna factura se cuenta dos veces ni se junta con otra
Ordene por proveedor, número de factura y total, y busque la misma factura repetida. Después confirme que un PDF con varias facturas le da una fila por cada una.
Lista rápida
- Las cifras más grandes están en la página.
- Cada factura suma su total impreso.
- Cada página está en la hoja, o tiene un motivo para no estar.
- Los descuentos, créditos y anticipos se restan.
- Cada total suma todas sus filas.
- Ninguna factura se cuenta dos veces ni se junta con otra.