الرئيسية › الخدمات › استخراج البيانات من المستندات
الفواتير والإيصالات والمستندات إلى Excel أو Word، كما هي مطبوعة
أرسلوا لنا فواتيركم وإيصالاتكم ومستنداتكم الأخرى، بأي ملفات لديكم. تعود الأرقام في ملف Excel، وتعود الرسائل وصفحات النص الأخرى، مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد، في Word. كل قيمة كما هي مطبوعة، مربوطة بالصفحة التي جاءت منها، ومُطابَقة مع مستنداتكم قبل أن تصلكم.
أي نظام ذكاء اصطناعي يستطيع قراءة فاتورة في ثوانٍ. ويستطيع أيضًا أن يختلق رقمًا يبدو صحيحًا تمامًا. وعندما يفعل ذلك، لا شيء على الشاشة ينبّهكم. لهذا يطابق برنامج طوّرناه بأنفسنا كل رقم في ملفكم مع مستنداتكم أنتم، قبل أن يصلكم.
استخدامات شائعة
- تحديث الحسابات المتأخرة. صندوق كامل من الفواتير والإيصالات في ورقة واحدة، مع مجاميع حسب المورّد وحسب الشهر.
- دفع الفواتير. ما تقول كل فاتورة إنه دُفع، وما بقي مستحقًا.
- مطالبات المصاريف. الإيصالات، بما فيها صور الهاتف، في قائمة مع مجموعها.
- العقود وعقود الإيجار. الأسماء والتواريخ والإيجارات والرسوم في كل اتفاقية، في قائمة مع الصفحة والسطر الذي وردت فيه.
- التقارير وقوائم الأسعار. كل جدول بالصفوف والأعمدة نفسها كما في الصفحة، والملاحظات الصغيرة تحته منسوخة كما هي.
- إخراج البيانات من الأوراق. النماذج والرسائل وإشعارات التسليم تتحول إلى صفوف يمكنكم فرزها وتصفيتها.
ما تتركه لك أدواتك الحالية
برامج التحويل تحوّل ملف PDF إلى صفوف، والذكاء الاصطناعي في المحادثة يقرأ صورة إيصال. لكن التحقق من النتيجة يبقى عليكم. وإليكم ما نفعله بشكل مختلف:
- كل قيمة كما هي مطبوعة. لا شيء يُقرَّب، أو تُعاد صياغته، أو “يُصحَّح” ليخرج المجموع صحيحًا.
- مربوطة بصفحتها. كل صف يذكر الملف والصفحة اللذين جاء منهما، لتجدوه في ثوانٍ.
- أسئلة، لا تخمينات. إذا تعذّرت قراءة رقم بوضوح، نسألكم. ولا نملؤه من عندنا أبدًا.
- لا شيء مشكوك فيه في مجاميعكم. الفاتورة التي تتعذر قراءتها بوضوح تبقى خارج مجاميعكم، وتذهب إلى ورقة Questions مع السبب، حتى تجيبوا.
ما الذي يحدث خطأً حين لا يتحقق أحد
هذه هي الأخطاء التي تمر دون أن يلاحظها أحد حين يقرأ الذكاء الاصطناعي الفواتير وحده. وكل واحد منها يبدو صحيحًا على الشاشة:
- رقم في مسح ضوئي باهت يُقرأ خطأً، أو يُختلق لتتطابق الفاتورة.
- فاتورة من صفحتين تُحسب فاتورتين، أو ثلاث فواتير مُسحت معًا تصبح فاتورة واحدة.
- رقم الفاتورة يسقط، أو يحلّ محله رقم شيك أو رقم حساب.
- خصم أو إشعار دائن يُضاف بدل أن يُطرح.
- مجموع لا يجمع كل سطوره.
المزيد في عشرة أخطاء يرتكبها الذكاء الاصطناعي في قراءة الفواتير والمستندات حين لا يتحقق منها أحد.
ما الذي تحصلون عليه
للفواتير والإيصالات:
| الورقة | المحتوى |
|---|---|
| الملخص (Summary) | عدد المستندات والصفحات والفواتير التي قُرئت، ومجاميعها. |
| كل السطور (Extraction) | كل بند، كما هو مطبوع، مع الفاتورة التي ورد فيها. |
| الفواتير (Invoices) | صف واحد لكل فاتورة أو إيصال: المورّد، والرقم، والتواريخ، والمجموع الفرعي، والضريبة، والإجمالي، وما دُفع وما بقي مستحقًا. |
| حسب المورّد (By Vendor) | الفواتير ومجاميعها حسب المورّد. |
| حسب الشهر (By Month) | الفواتير ومجاميعها حسب الشهر. |
| حسب العملة (By Currency) | فقط عندما تكون مستنداتكم بأكثر من عملة: مجموع كل عملة على حدة، ثم مجموع واحد بالدولار الأمريكي بسعر صرف ذلك اليوم، مع السعر وتاريخه. |
| أسئلة | كل ما يحتاج إلى إجابتكم، مثل صفحة لم نتمكن من قراءتها بوضوح، أو فاتورة قد تكون موجودة في ملفاتكم مرتين. |
| نصوص أخرى (Other Text) | كل سطر آخر في الفواتير والإيصالات، كلمة بكلمة. |
للنماذج وقوائم الأسعار والمستندات الأخرى التي فيها حقول وجداول:
| الورقة | المحتوى |
|---|---|
| الملخص (Summary) | عدد المستندات والصفحات والحقول والجداول والفقرات التي قُرئت. |
| الحقول (Fields) | كل عنوان وقيمته، كما هما مطبوعان، مع الصفحة والسطر اللذين وردا فيهما. |
| الجداول (Tables) | كل جدول، كما هو مطبوع، مع السطر الذي ورد فيه كل صف. |
| النص (Text) | كل فقرة، كلمة بكلمة، مع الصفحة والسطور التي وردت فيها. |
| أسئلة | كل ما يجب أن تطابقوه مع نسختكم، ولماذا. |
للرسائل والعقود والملاحظات وصفحات النص الأخرى، مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد: مستند Word بالنص كما كُتب، صفحة بصفحة، ومُطابَق مع صفحاتكم بالطريقة نفسها.
كل ملف يفتح على صفحة غلاف. انقروا هناك على اسم أي ورقة للانتقال إليها مباشرة. المجاميع معادلات Excel، ومع المستندات تحصلون أيضًا على ملف Word فيه كل القيم بالترتيب.
للحصول على نتيجة نظيفة
- إذا أرسل لكم المُرسِل ملف PDF بالبريد الإلكتروني، فأرسلوه هو. فهو يُقرأ أفضل من المسح الضوئي أو صورة النسخة المطبوعة.
- عند التصوير، ضعوا الصفحة مسطّحة واجعلوا الصفحة كلها داخل الصورة، في إضاءة جيدة.
- أرسلوا كل صفحات الفاتورة التي تمتد على أكثر من صفحة.
ما الذي يمكنكم إرساله
أي ملف لديكم: ملفات PDF، والمسح الضوئي وصور الهاتف، وملفات Word وExcel وCSV وPowerPoint، ورسائل البريد الإلكتروني، والرسومات، وملفات CAD. ويمكن أن تكون المستندات بالإنجليزية أو بلغات أخرى، منها العبرية والعربية. ويمكن إرسال عدة ملفات وصفحات كثيرة في طلب واحد.
كيف نتحقق من كل ملف
يمر كل طلب لاستخراج البيانات من المستندات بما يصل إلى 50 عملية تحقق من الدقة قبل أن يصلكم الملف. ومنها:
- كل رقم يُطابَق مع الصفحة التي جاء منها، حرفًا بحرف.
- كل فاتورة تتطابق مجاميعها: سطورها مع المجموع الفرعي، والمجموع الفرعي مع الضريبة والرسوم مع الإجمالي.
- كل صفحة لها حساب. لا يُترك شيء مطبوع، ولا يُضاف شيء غير مطبوع.
اطّلعوا على عمليات التحقق بالتفصيل في دليلنا، كيف تتحققون من جدول فواتير أعدّه الذكاء الاصطناعي.
ما لا ندّعيه. تُثبت عمليات التحقق هذه أن ملفكم يطابق مستنداتكم. أما هل الفاتورة مستحقة الدفع، أو هل يناسب رقم ما أغراضكم الضريبية، فهذا قرار يعود إليكم وإلى مستشاريكم.
أسئلة
هل يمكنني إرسال مسح ضوئي وصور من الهاتف؟
نعم. ملف PDF الذي أرسله لكم المُرسِل بالبريد الإلكتروني هو الأفضل، لكن المسح الضوئي والصور مقبولة إذا كانت قابلة للقراءة. وإذا تعذّرت قراءة رقم بوضوح، نسألكم عنه. نحن لا نخمّن.
هل يمكنني إرسال رسومات أو ملفات CAD؟
نعم. أرسلوا أي ملف لديكم، بما في ذلك الرسومات وملفات CAD. وحتى إن كان الملف جديدًا علينا، سنقبله.
هل يمكنني إرسال فواتير مكتوبة بخط اليد؟
نعم، إذا كانت قابلة للقراءة. وكل ما تتعذر قراءته بوضوح يُذكر في ورقة Questions، لتتمكنوا من مطابقته مع نسختكم.
ماذا لو كانت فواتيري بعملات مختلفة؟
تُجمع كل عملة وحدها أولًا، مثلًا $100 و€50. ثم تُجمع معًا بالدولار الأمريكي بسعر صرف ذلك اليوم، ويُظهر الملف السعر المستخدم وتاريخه. وإن كان كل شيء بالدولار الأمريكي، فلا يوجد عمود للعملة أصلًا.
ماذا لو كانت الفاتورة نفسها موجودة في ملفاتي مرتين؟
نُنبّهكم إلى الفواتير التي تبدو كأنها الفاتورة نفسها أُرسلت مرتين، ونسألكم هل تُحسب مرة واحدة.
هل تصلح الخدمة لمستندات ليست فواتير؟
نعم. النماذج وقوائم الأسعار وإشعارات التسليم تعود في Excel، كل حقل وجدول مع الصفحة والسطر الذي ورد فيه. والرسائل والعقود والملاحظات وصفحات النص الأخرى، مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد، تعود في Word، كما كُتبت.
كيف أطلبها؟
من بوابة العملاء، بالطريقة نفسها التي تطلبون بها خدمة كشوف الحساب البنكية. وهي مجانية خلال فترة البيتا.