كيف تتحققون من جدول فواتير أعدّه الذكاء الاصطناعي

اختاروا أكبر المبالغ في الجدول وابحثوا عن كل منها في فاتورته. والرقم الذي لا تجدونه في الصفحة إما مُختلَق أو قُرئ خطأً. ابدأوا بهذه: فهي تكشف الأخطاء التي قد تفوت كل عملية تحقق أخرى.

في كل فاتورة، اجمعوا السطور لتحصلوا على المجموع الفرعي، ثم أضيفوا الضريبة والشحن والرسوم واطرحوا أي خصم. يجب أن تصلوا إلى الإجمالي المطبوع على الفاتورة، حتى آخر سنت. وإن لم تصلوا، فهناك سطر ناقص، أو مكرر، أو مقروء خطأً.

تنبيه: الفاتورة المتطابقة قد تكون خاطئة مع ذلك، لأن الذكاء الاصطناعي ربما اختلق رقمًا ليجعلها تتطابق. لهذا تأتي عملية التحقق 1 أولًا.

عدّوا الصفحات التي أرسلتموها والفواتير التي فيها. يجب أن تكون كل صفحة في الجدول، أو أن يكون هناك سبب لغيابها. والصورة الناقصة أو الصفحة الثانية الناقصة هي أكثر ما يجعل المجموع ناقصًا.

راجعوا كل خصم وكل إشعار دائن وكل عربون. كل واحد منها يجب أن يُنقص المبلغ المستحق. وإن أُضيف أحدها بدل ذلك، يتحرك المجموع بضعف قيمته.

انقروا على كل مجموع وانظروا ما الذي تجمعه معادلته. يجب أن تشمل كل سطر فوقها، في العمود الصحيح. والنطاق الذي يتوقف قبل النهاية بسطر، أو يجمع العمود الخطأ، يعطي مجموعًا يبدو صحيحًا وهو ليس كذلك.

افرزوا حسب المورّد ورقم الفاتورة والإجمالي، وابحثوا عن الفاتورة نفسها مرتين. ثم تأكدوا أن ملف PDF الذي فيه عدة فواتير يعطيكم صفًا لكل واحدة منها.

1. أكبر الأرقام موجودة في الصفحة.
2. كل فاتورة يصل مجموعها إلى إجماليها المطبوع.
3. كل صفحة موجودة في الجدول، أو هناك سبب لغيابها.
4. الخصومات والأرصدة الدائنة والعربون مطروحة.
5. كل مجموع يجمع كل سطوره.
6. لا فاتورة محسوبة مرتين، ولا فواتير مدموجة.