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Fatture, ricevute e documenti in Excel o Word, così come sono stampati
Mandaci le tue fatture, ricevute e altri documenti, nei file che hai. Le cifre tornano in un file Excel, e le lettere e le altre pagine di testo, stampate o scritte a mano, tornano in Word. Ogni valore è come stampato, collegato alla pagina da cui viene, e controllato sui tuoi documenti prima di arrivare a te.
Qualsiasi IA legge una fattura in pochi secondi. Ma può anche inventarsi una cifra che sembra perfettamente giusta. Quando succede, niente sullo schermo te lo dice. Per questo ogni cifra del tuo file viene controllata sui tuoi documenti dal nostro software proprietario prima di arrivare a te.
A cosa serve
- Rimettere in pari la contabilità. Una scatola di fatture e ricevute in un solo foglio, con i totali per fornitore e per mese.
- Pagare le fatture. Quanto risulta pagato su ogni fattura, e quanto resta da pagare.
- Note spese. Ricevute, comprese le foto dal telefono, elencate e sommate.
- Contratti e locazioni. I nomi, le date, gli affitti e i compensi di ogni contratto, elencati con la pagina e la riga dove si trovano.
- Report e listini prezzi. Ogni tabella con le stesse righe e colonne della pagina, e le note in piccolo sotto copiate esattamente.
- Tirare fuori i dati dalle scartoffie. Moduli, lettere e bolle di consegna trasformati in righe che puoi ordinare e filtrare.
Cosa lasciano a voi gli strumenti che usate oggi
I convertitori trasformano un PDF in righe, e un’IA in chat legge la foto di una ricevuta. Ma controllare il risultato tocca ancora a te. Ecco cosa facciamo di diverso:
- Ogni valore come stampato. Niente arrotondato, riformulato o “corretto” per far tornare un totale.
- Collegato alla sua pagina. Ogni riga dice da quale file e pagina viene, così la trovi in pochi secondi.
- Domande, non tentativi. Se una cifra non si legge chiaramente, te lo chiediamo. Non viene mai riempita a caso.
- Niente di dubbio nei tuoi totali. Una fattura che non si legge chiaramente resta fuori dai totali, e va nella scheda Questions con il motivo, finché non rispondi.
Cosa va storto quando nessuno controlla
Questi sono gli errori che passano quando l’IA legge le fatture da sola. Ognuno sembra giusto sullo schermo:
- Una cifra su una scansione sbiadita viene letta male, o inventata per far tornare la fattura.
- Una fattura su due pagine viene contata come due, o tre fatture scansionate insieme diventano una.
- Il numero della fattura non viene preso, o al suo posto viene usato il numero di un assegno o di un conto.
- Uno sconto o una nota di credito viene sommato invece di essere tolto.
- Un totale non somma tutte le sue righe.
Altro in Dieci errori che l’IA fa leggendo fatture e documenti quando nessuno controlla.
Cosa ricevi
Per fatture e ricevute:
| Scheda | Cosa mostra |
|---|---|
| Riepilogo (Summary) | Quanti documenti, pagine e fatture sono stati letti, e i loro totali. |
| Tutte le righe (Extraction) | Ogni voce, come stampata, con la fattura su cui si trova. |
| Fatture (Invoices) | Una riga per ogni fattura o ricevuta: fornitore, numero, date, subtotale, tasse, totale, quanto è stato pagato e quanto resta da pagare. |
| Per fornitore (By Vendor) | Le fatture e i loro totali per fornitore. |
| Per mese (By Month) | Le fatture e i loro totali per mese. |
| Per valuta (By Currency) | Solo quando i tuoi documenti sono in più di una valuta: il totale di ogni valuta per conto suo, poi un unico totale in dollari USA al cambio del giorno, con il tasso e la sua data. |
| Domande | Tutto quello che ha bisogno di una tua risposta, come una pagina che non siamo riusciti a leggere chiaramente o una fattura che potrebbe essere due volte nei tuoi file. |
| Altro testo (Other Text) | Ogni altra riga delle fatture e delle ricevute, parola per parola. |
Per moduli, listini prezzi e altri documenti con campi e tabelle:
| Scheda | Cosa mostra |
|---|---|
| Riepilogo (Summary) | Quanti documenti, pagine, campi, tabelle e paragrafi sono stati letti. |
| Campi (Fields) | Ogni etichetta con il suo valore, come stampato, con la pagina e la riga dove si trova. |
| Tabelle (Tables) | Ogni tabella, come stampata, con la riga della pagina in cui si trova ogni voce. |
| Testo (Text) | Ogni paragrafo, parola per parola, con la pagina e le righe dove si trova. |
| Domande | Tutto quello da controllare sulla tua copia, e perché. |
Per lettere, contratti, appunti e altre pagine di testo, stampate o scritte a mano: un documento Word con il testo così come è scritto, pagina per pagina, controllato sulle tue pagine allo stesso modo.
Ogni file Excel si apre con una copertina. Clicca lì sul nome di una scheda per andarci subito. I totali sono formule Excel, e con i documenti ricevi anche un file Word con ogni valore in ordine.
Per avere un risultato pulito
- Se chi ti ha mandato la fattura te l’ha mandata in PDF per email, manda quello. Si legge meglio di una scansione o della foto di una stampa.
- Per una foto, metti la pagina in piano e falla entrare tutta, con una buona luce.
- Manda tutte le pagine di una fattura che occupa più di una pagina.
Cosa puoi mandare
Qualsiasi file tu abbia: PDF, scansioni e foto dal telefono, file Word, Excel, CSV e PowerPoint, email, disegni e file CAD. I documenti possono essere in inglese o in altre lingue, compresi ebraico e arabo. In un ordine possono andare più file e molte pagine.
Come controlliamo ogni file
Ogni ordine di estrazione dati passa fino a 50 controlli di precisione prima che il file arrivi a te. Tra questi:
- Ogni cifra viene confrontata con la pagina da cui viene, carattere per carattere.
- Ogni fattura torna: le righe danno il subtotale, e subtotale, tasse e spese danno il totale.
- Ogni pagina è contata. Niente di stampato viene lasciato fuori, e non si aggiunge niente che non sia stampato.
Trovi i controlli nel dettaglio nella nostra guida, Come controllare un foglio di fatture fatto dall’IA.
Cosa non promettiamo. Questi controlli dimostrano che il tuo file corrisponde ai tuoi documenti. Se una fattura è giusta da pagare, o se una cifra va bene per le tue tasse, lo valuti tu con i tuoi consulenti.
Domande
Posso mandare scansioni e foto dal telefono?
Sì. Il PDF che ti è arrivato per email è il migliore, ma scansioni e foto vanno bene se si leggono. Se una cifra non si legge chiaramente, te lo chiediamo. Non tiriamo a indovinare.
Posso mandare disegni o file CAD?
Sì. Manda qualsiasi file tu abbia, compresi disegni e file CAD. Se un tipo di file è nuovo per noi, lo prendiamo lo stesso.
Posso mandare fatture scritte a mano?
Sì, se si leggono. Tutto quello che non si legge chiaramente viene elencato nella scheda Questions, così puoi controllarlo sulla tua copia.
E se le mie fatture sono in valute diverse?
Ogni valuta viene prima sommata per conto suo, per esempio 100 dollari e 50 euro. Poi si sommano in dollari USA al cambio di quel giorno, e il file mostra il tasso usato e la sua data. Se è tutto in dollari USA, la colonna della valuta non c’è proprio.
E se la stessa fattura è due volte nei miei file?
Ti segnaliamo le fatture che sembrano la stessa mandata due volte, e ti chiediamo se contarla una volta sola.
Funziona anche con documenti che non sono fatture?
Sì. Moduli, listini prezzi e bolle di consegna tornano in Excel, ogni campo e ogni tabella con la pagina e la riga dove si trova. Lettere, contratti, appunti e altre pagine di testo, stampate o scritte a mano, tornano in Word, così come sono scritte.
Come lo ordino?
Dalla tua area clienti, come il nostro servizio per gli estratti conto. Durante la beta è gratis.