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Come controllare un foglio di fatture fatto dall’IA
Gli strumenti di IA possono trasformare una pila di fatture e ricevute in un foglio di calcolo in pochi minuti. Spesso è giusto. Quando è sbagliato, sembra identico. Ecco come controllarlo, nell’ordine che scopre più errori con meno fatica.
In breve. Non chiedere all’IA se ha fatto giusto. Controlla il foglio sui documenti: le cifre, i totali, le pagine e i segni. Ogni controllo qui sotto scopre un tipo di errore diverso. Per capire perché succedono questi errori, e altri quattro, leggi Dieci errori che l’IA fa leggendo fatture e documenti.
1. Le cifre più grandi sono davvero sulla pagina
Prendi gli importi più alti del foglio e trova ognuno sulla sua fattura. Una cifra che non trovi sulla pagina è stata inventata o letta male. Fai questo per primo: scopre gli errori che tutti gli altri controlli possono non vedere.
2. Ogni fattura torna con il totale stampato
Per ogni fattura, somma le righe per avere il subtotale, poi aggiungi tasse, spedizione e spese e togli eventuali sconti. Devi arrivare al totale stampato sulla fattura, al centesimo. Se non ci arrivi, una riga manca, è doppia o è stata letta male.
Attenzione però: una fattura che torna può essere sbagliata lo stesso, perché l’IA potrebbe aver inventato una cifra per farla tornare. Per questo il controllo 1 viene prima.
3. Ci sono tutte le pagine
Conta le pagine che hai mandato e le fatture che contengono. Ogni pagina dovrebbe essere nel foglio, o avere un motivo per non esserci. Una foto o una seconda pagina mancante è il motivo più comune per cui un totale risulta più basso.
4. Sconti, note di credito e acconti vengono tolti
Guarda ogni sconto, nota di credito e acconto. Ognuno dovrebbe ridurre quanto devi pagare. Se uno è stato sommato, il totale si sposta del doppio del suo importo.
5. Ogni totale somma tutte le sue righe
Clicca su ogni totale e guarda cosa somma la sua formula. Deve coprire tutte le righe sopra, nella colonna giusta. Un intervallo che si ferma una riga prima, o che somma la colonna sbagliata, dà un totale che sembra giusto e non lo è.
6. Nessuna fattura è contata due volte, o unita a un’altra
Ordina per fornitore, numero di fattura e totale, e cerca la stessa fattura due volte. Poi controlla che un PDF con più fatture dentro ti dia una riga per ognuna.
Una lista di controllo veloce
- Le cifre più grandi sono sulla pagina.
- Ogni fattura torna con il totale stampato.
- Ogni pagina è nel foglio, o ha un motivo per non esserci.
- Sconti, note di credito e acconti vengono tolti.
- Ogni totale somma tutte le sue righe.
- Nessuna fattura è contata due volte, o unita a un’altra.