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Dieci errori che l’IA fa leggendo fatture e documenti quando nessuno controlla
Puoi chiedere a qualsiasi IA di farlo. Se nessuno lo controlla, è probabile che abbia fatto almeno uno di questi errori.
E probabilmente non te ne accorgerai. Ogni errore qui sotto sembra giusto: le righe sono ordinate, le colonne sono allineate, spesso i totali tornano, e l’IA ti dice, sicura di sé, che il foglio è pronto.
Perché questi errori sono così difficili da trovare
Un’IA in chat scrive la risposta che le sembra più probabile. Non torna sulla pagina a ricontrollare, e non somma una colonna come fa una calcolatrice. Quando non riesce a leggere qualcosa, non lascia un vuoto. Ci mette qualcosa che sta bene. Così un foglio sbagliato e uno giusto sembrano identici, e chiedere all’IA di ricontrollarsi non serve: controlla con gli stessi occhi che hanno fatto l’errore.
Errori che l’IA può fare quando nessuno controlla
Prima i più comuni e i più difficili da notare.
1. Si inventa una cifra per far tornare la fattura
Quando un numero è difficile da leggere, l’IA ci mette quello che fa tornare il totale. La fattura torna alla perfezione. Solo che quel numero sulla pagina non c’è.
2. Legge male una cifra su una scansione o una foto
Un 8 diventa un 3, un 1 diventa un 7, e una virgola dei decimali sparisce sotto un timbro o una piega. 1.234,50 dollari diventano 123.450, e niente sullo schermo sembra sbagliato.
3. Salta una pagina e non dice niente
Una foto girata di lato, una seconda pagina sbiadita o il retro di una ricevuta vengono lasciati fuori. Il foglio sembra completo. Il tuo totale è più basso del dovuto, e niente ti dice perché.
4. Somma quando dovrebbe sottrarre, o il contrario
Uno sconto, una nota di credito o un acconto già pagato viene sommato al totale invece di essere tolto. Una nota di credito diventa una fattura da pagare, e i soldi che ti devono risultano soldi che devi tu.
5. Un totale non somma tutte le sue righe
Il totale in fondo è una formula, quindi sembra affidabile. Ma somma le righe dalla 5 alla 40 quando le fatture arrivano alla riga 41, oppure somma la colonna delle tasse invece di quella del totale. La cifra sembra giusta, ed è sbagliata.
6. Conta una fattura due volte, o ne unisce due in una
La stessa fattura mandata una volta come scansione e una volta per email viene contata due volte. Tre fatture scansionate in un solo PDF diventano una. Una fattura di due pagine diventa due.
7. Scambia la quantità con il prezzo
“2 ore a 65 dollari” diventa 65 ore a 2 dollari. Il totale della riga resta 130 dollari, quindi la fattura torna ancora. Solo la pagina ti dice che è sbagliato.
8. Tira a indovinare se una fattura è stata pagata
“Grazie per averci scelto” viene letto come pagato. Un totale viene segnato come da pagare quando la pagina dice che è stato pagato in contanti. L’elenco di quello che devi ancora pagare è sbagliato in tutte e due le direzioni.
9. Prende il nome, il numero o la data sbagliati
L’intestazione del fax diventa il fornitore, o lo diventa la tua stessa azienda. Il numero di un assegno o il tuo numero di conto diventa il numero della fattura, e 04/03 viene letto come 3 aprile quando la pagina intendeva 4 marzo.
10. Somma euro e dollari
Fatture in valute diverse vengono sommate in un unico totale senza convertirle, come se 50 euro fossero 50 dollari. Il totale finale è un numero che non significa niente.
Cosa fare
Puoi scoprire la maggior parte di questi errori da solo se controlli il foglio sui documenti, non sull’IA. I controlli sono in Come controllare un foglio di fatture fatto dall’IA. Ci vuole tempo, e va fatto ogni volta.
Oppure lascia fare a noi. Il nostro software proprietario controlla ogni file sui tuoi documenti, ed è fatto apposta per scoprire errori come questi prima che il file arrivi a te. Tutto quello che non si legge chiaramente te lo chiediamo, non lo indoviniamo mai (come controlliamo).