דף הבית › שירותים › חילוץ נתונים ממסמכים
חשבוניות, קבלות ומסמכים לאקסל או לוורד, בדיוק כפי שהודפסו
שלחו לנו את החשבוניות, הקבלות ושאר המסמכים שלכם, בכל קובץ שיש לכם. המספרים חוזרים בקובץ אקסל, ומכתבים ועמודי טקסט אחרים, מודפסים או בכתב יד, חוזרים בוורד. כל ערך כפי שהודפס, מקושר לעמוד שממנו הוא נלקח, ונבדק מול המסמכים שלכם לפני שהוא מגיע אליכם.
כל AI יכול לקרוא חשבונית בשניות. הוא גם יכול להמציא מספר שנראה נכון לגמרי. כשזה קורה, שום דבר על המסך לא מסגיר את זה. לכן כל מספר בקובץ שלכם נבדק מול המסמכים שלכם עצמם, בתוכנה שפיתחנו בעצמנו, לפני שהוא מגיע אליכם.
למה משתמשים בזה
- השלמת הנהלת חשבונות. ארגז של חשבוניות וקבלות בגיליון אחד, עם סיכומים לפי ספק ולפי חודש.
- תשלום חשבונות. מה כל חשבונית אומרת ששולם, ומה עוד חייבים.
- החזרי הוצאות. קבלות, כולל תמונות מהטלפון, ברשימה ועם סיכום.
- חוזים וחוזי שכירות. השמות, התאריכים, דמי השכירות והעמלות בכל הסכם, ברשימה עם העמוד והשורה שבהם הם מופיעים.
- דוחות ורשימות מחירים. כל טבלה באותן שורות ועמודות כמו בעמוד, והאותיות הקטנות שמתחתיה מועתקות בדיוק.
- להוציא נתונים מהניירת. טפסים, מכתבים ותעודות משלוח הופכים לשורות שאפשר למיין ולסנן.
מה שהכלים שלכם היום עדיין משאירים לכם
ממירים הופכים PDF לשורות, ו-AI של צ׳אט יקרא תמונה של קבלה. לבדוק את התוצאה זה עדיין התפקיד שלכם. הנה מה שאנחנו עושים אחרת:
- כל ערך כפי שהודפס. שום דבר לא מעוגל, מנוסח מחדש או “מתוקן” כדי שסכום ייצא נכון.
- מקושר לעמוד שלו. כל שורה מציינת מאיזה קובץ ועמוד היא הגיעה, כך שתמצאו אותה בשניות.
- שאלות, לא ניחושים. אם אי אפשר לפענח מספר בבירור, אנחנו שואלים אתכם. הוא אף פעם לא ממולא סתם.
- שום דבר מפוקפק בסכומים שלכם. חשבונית שאי אפשר לקרוא בבירור נשארת מחוץ לסכומים, ועוברת ללשונית Questions עם הסיבה, עד שתענו.
מה משתבש כשאף אחד לא בודק
אלה הטעויות שעוברות מתחת לרדאר כש-AI קורא חשבוניות לבד. כל אחת מהן נראית נכונה על המסך:
- מספר בסריקה חלשה נקרא לא נכון, או מומצא כדי שהחשבונית תסתכם.
- חשבונית של שני עמודים נספרת כשתיים, או שלוש חשבוניות שנסרקו יחד הופכות לאחת.
- מספר החשבונית מפוספס, או שמספר צ׳ק או מספר חשבון נכנס במקומו.
- הנחה או הודעת זיכוי נוספות לסכום במקום לרדת ממנו.
- סכום כולל לא מחבר את כל השורות שלו.
עוד בעשר טעויות ש-AI עושה בקריאת חשבוניות ומסמכים כשאף אחד לא בודק.
מה אתם מקבלים
לחשבוניות ולקבלות:
| לשונית | מה היא מראה |
|---|---|
| Summary (סיכום) | כמה מסמכים, עמודים וחשבוניות נקראו, והסכומים שלהם. |
| Extraction (כל השורות) | כל שורת פריט, כפי שהודפסה, עם החשבונית שבה היא מופיעה. |
| Invoices (חשבוניות) | שורה אחת לכל חשבונית או קבלה: ספק, מספר, תאריכים, סכום ביניים, מס, סכום כולל, כמה שולם וכמה עוד חייבים. |
| By Vendor (לפי ספק) | החשבוניות והסכומים שלהן לפי ספק. |
| By Month (לפי חודש) | החשבוניות והסכומים שלהן לפי חודש. |
| By Currency (לפי מטבע) | רק כשהמסמכים שלכם בכמה מטבעות: הסכום של כל מטבע בנפרד, ואז סכום אחד בדולרים לפי שער החליפין של אותו יום, עם השער והתאריך שלו. |
| שאלות | כל מה שמחכה לתשובה שלכם, כמו עמוד שלא הצלחנו לקרוא בבירור או חשבונית שאולי מופיעה פעמיים בקבצים שלכם. |
| Other Text (טקסט נוסף) | כל שורה אחרת בחשבוניות ובקבלות, מילה במילה. |
לטפסים, לרשימות מחירים ולמסמכים אחרים עם שדות וטבלאות:
| לשונית | מה היא מראה |
|---|---|
| Summary (סיכום) | כמה מסמכים, עמודים, שדות, טבלאות ופסקאות נקראו. |
| Fields (שדות) | כל תווית והערך שלה, כפי שהודפסו, עם העמוד והשורה שבהם הם מופיעים. |
| Tables (טבלאות) | כל טבלה, כפי שהודפסה, עם השורה בעמוד שבה מופיעה כל שורה בטבלה. |
| Text (טקסט) | כל פסקה, מילה במילה, עם העמוד והשורות שבהם היא מופיעה. |
| שאלות | כל מה שכדאי לבדוק מול העותק שלכם, ולמה. |
למכתבים, חוזים, פתקים ועמודי טקסט אחרים, מודפסים או בכתב יד: מסמך וורד עם הטקסט כפי שנכתב, עמוד אחר עמוד, שנבדק מול העמודים שלכם באותה דרך.
כל קובץ נפתח בעמוד שער. לחצו שם על שם של לשונית כדי לעבור ישר אליה. הסכומים הם נוסחאות אקסל, ועם מסמכים מקבלים גם קובץ וורד עם כל הערכים לפי הסדר.
לתוצאה הכי טובה
- אם השולח שלח לכם PDF במייל, שלחו אותו. הוא נקרא טוב יותר מסריקה או מתמונה של תדפיס.
- כשמצלמים, הניחו את הדף שטוח, הכניסו את כל העמוד לתמונה, ובאור טוב.
- שלחו את כל העמודים של חשבונית שנמשכת על יותר מעמוד אחד.
מה אפשר לשלוח
כל קובץ שיש לכם: PDF, סריקות ותמונות מהטלפון, קבצי וורד, אקסל, CSV ופאוורפוינט, מיילים, שרטוטים וקבצי CAD. המסמכים יכולים להיות באנגלית או בשפות אחרות, כולל עברית וערבית. אפשר לשלוח כמה קבצים והרבה עמודים בהזמנה אחת.
איך אנחנו בודקים כל קובץ
כל הזמנה של חילוץ נתונים ממסמכים עוברת עד 50 בדיקות דיוק לפני שהקובץ מגיע אליכם. ביניהן:
- כל מספר מושווה לעמוד שממנו הוא נלקח, תו אחר תו.
- כל חשבונית מסתכמת: השורות שלה לסכום הביניים, וסכום הביניים, המס והחיובים לסכום הכולל.
- כל עמוד נספר. שום דבר מודפס לא נשמט, ושום דבר שלא מודפס לא נוסף.
את הבדיקות בפירוט תמצאו במדריך שלנו, איך לבדוק טבלת חשבוניות שהכין AI.
מה אנחנו לא טוענים. הבדיקות האלה מוכיחות שהקובץ שלכם תואם למסמכים שלכם. אם נכון לשלם חשבונית מסוימת, או אם מספר מתאים לדוח המס, את זה תשקלו אתם והיועצים שלכם.
שאלות
אפשר לשלוח סריקות ותמונות מהטלפון?
כן. ה-PDF שהשולח שלח לכם במייל הוא הכי טוב, אבל סריקות ותמונות בסדר גמור אם אפשר לקרוא אותן. אם אי אפשר לפענח מספר בבירור, אנחנו שואלים אתכם עליו. אנחנו לא מנחשים.
אפשר לשלוח שרטוטים או קבצי CAD?
כן. שלחו כל קובץ שיש לכם, כולל שרטוטים וקבצי CAD. גם אם הקובץ חדש לנו, נקבל אותו.
אפשר לשלוח חשבוניות בכתב יד?
כן, אם אפשר לקרוא אותן. כל מה שאי אפשר לפענח בבירור מופיע בלשונית Questions, כדי שתוכלו לבדוק אותו מול העותק שלכם.
ומה אם החשבוניות שלי במטבעות שונים?
קודם כל, כל מטבע מסוכם בנפרד, למשל $100 ו-€50. אחר כך הם מחוברים בדולרים לפי שער החליפין של אותו יום, והקובץ מציג את השער שבו השתמשנו ואת התאריך שלו. אם הכול בדולרים, אין בכלל עמודת מטבע.
ומה אם אותה חשבונית מופיעה פעמיים בקבצים שלי?
אנחנו מסמנים חשבוניות שנראות כמו אותה חשבונית שנשלחה פעמיים, ושואלים אתכם אם לספור אותה פעם אחת.
זה עובד גם למסמכים שהם לא חשבוניות?
כן. טפסים, רשימות מחירים ותעודות משלוח חוזרים באקסל, כל שדה וטבלה עם העמוד והשורה שבהם הם מופיעים. מכתבים, חוזים, פתקים ועמודי טקסט אחרים, מודפסים או בכתב יד, חוזרים בוורד, כפי שנכתבו.
איך מזמינים?
מהאזור האישי, באותה דרך כמו את שירות דפי הבנק שלנו. בתקופת הבטא זה בחינם.