דף הבית › מדריכים › חילוץ נתונים ממסמכים › בדיקת טבלת חשבוניות שהכין AI
איך לבדוק טבלת חשבוניות שהכין AI
כלי AI יכולים להפוך ערימה של חשבוניות וקבלות לטבלה תוך דקות. לעיתים קרובות התוצאה נכונה. כשהיא שגויה, היא נראית בדיוק אותו דבר. כך בודקים אותה, בסדר שתופס הכי הרבה טעויות בהכי מעט מאמץ.
בקיצור. אל תשאלו את ה-AI אם הוא צדק. בדקו את הטבלה מול המסמכים: המספרים, הסכומים, העמודים והסימנים. כל בדיקה למטה תופסת סוג אחר של טעות. למה הטעויות האלה קורות, ועוד ארבע טעויות, ראו עשר טעויות ש-AI עושה בקריאת חשבוניות ומסמכים.
1. המספרים הגדולים באמת נמצאים בעמוד
בחרו את הסכומים הגדולים ביותר בטבלה ומצאו כל אחד מהם בחשבונית שלו. מספר שלא מצאתם בעמוד הומצא או נקרא לא נכון. עשו את זה ראשון: הבדיקה הזו תופסת טעויות שכל בדיקה אחרת יכולה לפספס.
2. כל חשבונית מסתכמת לסכום הכולל המודפס שלה
בכל חשבונית, חברו את השורות כדי לקבל את סכום הביניים, אחר כך הוסיפו מס, משלוח ועמלות והורידו כל הנחה. אתם צריכים להגיע לסכום הכולל שמודפס על החשבונית, עד הסנט. אם לא, שורה חסרה, כפולה או שנקראה לא נכון.
אזהרה אחת: גם חשבונית שמסתכמת יכולה להיות שגויה, כי ייתכן שה-AI המציא מספר כדי שהיא תסתכם. לכן בדיקה 1 באה ראשונה.
3. כל העמודים נמצאים
ספרו את העמודים ששלחתם ואת החשבוניות שבהם. כל עמוד צריך להיות בטבלה, או שתהיה סיבה למה הוא לא שם. תמונה חסרה או עמוד שני חסר הם הסיבה הנפוצה ביותר לכך שסכום יוצא נמוך מדי.
4. הנחות, זיכויים ומקדמות ירדו
עברו על כל הנחה, הודעת זיכוי ומקדמה. כל אחת מהן צריכה להקטין את מה שחייבים. אם אחת מהן נוספה במקום זאת, הסכום זז בכפליים מגובהה.
5. כל סכום כולל מחבר את כל השורות שלו
לחצו על כל סכום כולל ובדקו מה הנוסחה שלו מחברת. היא צריכה לכסות כל שורה שמעליה, בעמודה הנכונה. טווח שנעצר שורה אחת לפני הסוף, או מחבר את העמודה הלא נכונה, נותן סכום שנראה נכון ואינו נכון.
6. אף חשבונית לא נספרה פעמיים או אוחדה
מיינו לפי ספק, מספר חשבונית וסכום כולל, וחפשו את אותה חשבונית פעמיים. אחר כך בדקו ש-PDF עם כמה חשבוניות בתוכו נותן לכם שורה לכל אחת.
רשימה מהירה
- המספרים הגדולים נמצאים בעמוד.
- כל חשבונית מסתכמת לסכום הכולל המודפס שלה.
- כל עמוד נמצא בטבלה, או שיש סיבה למה הוא לא שם.
- הנחות, זיכויים ומקדמות ירדו.
- כל סכום כולל מחבר את כל השורות שלו.
- אף חשבונית לא נספרה פעמיים או אוחדה.