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Dix erreurs que l'IA fait en lisant des factures et des documents quand personne ne vérifie
Vous pouvez demander ça à n'importe quelle IA. Si personne ne vérifie, il y a de fortes chances qu'elle ait fait au moins une de ces erreurs.
Et vous ne la verrez probablement pas. Chaque erreur ci-dessous a l'air juste : les lignes sont propres, les colonnes sont alignées, les totaux tombent souvent juste, et l'IA vous assure, avec aplomb, que le tableau est terminé.
Pourquoi ces erreurs sont si difficiles à trouver
Une IA conversationnelle écrit la réponse qui lui semble la plus probable. Elle ne retourne pas sur la page pour vérifier, et elle n'additionne pas une colonne comme le ferait une calculatrice. Quand elle n'arrive pas à lire quelque chose, elle ne laisse pas de vide : elle met quelque chose qui colle. Un tableau faux et un tableau juste se ressemblent donc trait pour trait, et demander à l'IA de se relire n'aide pas : elle se relit avec les mêmes yeux qui ont fait l'erreur.
Les erreurs que l'IA peut faire quand personne ne vérifie
Les plus fréquentes et les plus difficiles à repérer d'abord.
1. Elle invente un chiffre pour que la facture tombe juste
Quand un chiffre est difficile à lire, l'IA met celui qui fait tomber le total juste. La facture s'additionne parfaitement. Simplement, ce chiffre n'est pas sur la page.
2. Elle lit mal un chiffre sur un scan ou une photo
Un 8 devient un 3, un 1 devient un 7, et une virgule disparaît sous un tampon ou un pli. 1 234,50 $ devient 123 450 $, et rien à l'écran n'a l'air faux.
3. Elle saute une page sans rien dire
Une photo prise de travers, une deuxième page pâle ou le dos d'un reçu sont laissés de côté. Le tableau a l'air complet. Votre total est trop bas, et rien ne vous dit pourquoi.
4. Elle ajoute ce qu'elle devrait soustraire, ou l'inverse
Une remise, un avoir ou un acompte déjà versé est ajouté au total au lieu d'en être déduit. Un avoir devient une facture, et l'argent qu'on vous doit apparaît comme de l'argent que vous devez.
5. Un total n'additionne pas toutes ses lignes
Le total en bas est une formule, alors il inspire confiance. Mais il additionne les lignes 5 à 40 alors que les factures vont jusqu'à la ligne 41, ou il additionne la colonne Taxes alors qu'il devrait additionner la colonne Total. Le chiffre a l'air juste, et il est faux.
6. Elle compte une facture deux fois, ou en fusionne deux
La même facture envoyée une fois en scan et une fois par e-mail est comptée deux fois. Trois factures scannées dans un même PDF n'en font plus qu'une. Une facture de deux pages devient deux factures.
7. Elle inverse la quantité et le prix
« 2 h à 65 $ » devient 65 heures à 2 $. Le total de la ligne reste 130 $, donc la facture tombe toujours juste. Seule la page vous montre que c'est faux.
8. Elle devine si une facture a été payée
« Merci de votre confiance » est lu comme « payé ». Un total est noté comme dû alors que la page indique qu'il a été réglé en espèces. Votre liste de ce qui reste à payer est fausse dans les deux sens.
9. Elle prend le mauvais nom, le mauvais numéro ou la mauvaise date
L'en-tête du fax devient le fournisseur, ou c'est votre propre entreprise qui le devient. Un numéro de chèque ou votre numéro de compte devient le numéro de facture, et 04/03 devient le 3 avril alors que la page voulait dire le 4 mars.
10. Elle additionne des euros et des dollars
Des factures dans des devises différentes sont additionnées en un seul total sans conversion, comme si 50 € valaient 50 $. Le total général est un chiffre qui ne veut rien dire.
Que faire
Vous pouvez repérer la plupart de ces erreurs vous-même si vous confrontez le tableau aux documents, pas à l'IA. Les contrôles se trouvent dans Comment vérifier un tableau de factures fait par l'IA. Cela prend du temps, et il faut le refaire à chaque fois.
Ou laissez-nous faire. Un logiciel que nous avons développé nous-mêmes vérifie chaque classeur à partir de vos documents, et il est conçu pour repérer ce genre d'erreurs avant que le classeur vous parvienne. Tout ce qui ne peut pas être lu clairement fait l'objet d'une question, jamais d'une supposition (nos contrôles).