Start › Leistungen › Dokumentenerfassung
Rechnungen, Belege und Dokumente in Excel oder Word, wie gedruckt
Schicken Sie uns Ihre Rechnungen, Belege und anderen Dokumente, in welchen Dateien auch immer Sie sie haben. Zahlen kommen in einer Excel-Arbeitsmappe zurück, Briefe und andere Textseiten, getippt oder handschriftlich, in Word. Jeder Wert wie gedruckt, mit der Seite verknüpft, von der er stammt, und mit Ihren Unterlagen abgeglichen, bevor er bei Ihnen ankommt.
Jede KI kann eine Rechnung in Sekunden lesen. Sie kann aber auch eine Zahl erfinden, die genau richtig aussieht. Wenn das passiert, sagt Ihnen nichts auf dem Bildschirm Bescheid. Deshalb gleicht unsere selbst entwickelte Software jede Zahl in Ihrer Arbeitsmappe mit Ihren eigenen Unterlagen ab, bevor sie bei Ihnen ankommt.
Wofür man es nutzt
- Die Buchhaltung nachholen. Ein Karton voller Rechnungen und Belege auf einem Blatt, mit Summen nach Lieferant und nach Monat.
- Rechnungen bezahlen. Was laut jeder Rechnung bezahlt ist und was noch offen ist.
- Spesenabrechnungen. Belege, auch Handyfotos, aufgelistet und summiert.
- Verträge und Mietverträge. Die Namen, Daten, Mieten und Gebühren aus jeder Vereinbarung, aufgelistet mit Seite und Zeile, auf der sie stehen.
- Berichte und Preislisten. Jede Tabelle mit denselben Zeilen und Spalten wie auf der Seite, und das Kleingedruckte darunter genau übernommen.
- Daten aus Papierkram holen. Formulare, Briefe und Lieferscheine als Zeilen, die Sie sortieren und filtern können.
Was Ihre bisherigen Werkzeuge Ihnen überlassen
Konverter machen aus einem PDF Zeilen, und eine Chat-KI liest das Foto eines Belegs. Das Ergebnis zu prüfen bleibt trotzdem Ihre Aufgabe. Das machen wir anders:
- Jeder Wert wie gedruckt. Nichts gerundet, umformuliert oder „korrigiert“, damit eine Summe aufgeht.
- Mit seiner Seite verknüpft. Jede Zeile sagt, aus welcher Datei und von welcher Seite sie stammt, sodass Sie sie in Sekunden finden.
- Fragen statt Raten. Wenn sich eine Zahl nicht eindeutig lesen lässt, fragen wir Sie. Sie wird nie einfach eingesetzt.
- Nichts Zweifelhaftes in Ihren Summen. Eine Rechnung, die sich nicht eindeutig lesen lässt, bleibt aus Ihren Summen heraus und kommt mit dem Grund auf das Blatt Questions, bis Sie antworten.
Was schiefgeht, wenn niemand prüft
Das sind die Fehler, die durchrutschen, wenn KI Rechnungen allein liest. Jeder sieht auf dem Bildschirm richtig aus:
- Eine Zahl auf einem blassen Scan wird falsch gelesen oder erfunden, damit die Rechnung aufgeht.
- Eine Rechnung über zwei Seiten wird als zwei gezählt, oder drei zusammen gescannte Rechnungen werden zu einer.
- Die Rechnungsnummer fehlt, oder an ihrer Stelle steht eine Scheck- oder Kontonummer.
- Ein Rabatt oder eine Gutschrift wird addiert statt abgezogen.
- Eine Summe addiert nicht alle ihre Zeilen.
Mehr in Zehn Fehler, die KI beim Lesen von Rechnungen und Dokumenten macht, wenn niemand prüft.
Was Sie bekommen
Für Rechnungen und Belege:
| Blatt | Was es zeigt |
|---|---|
| Übersicht (Summary) | Wie viele Dokumente, Seiten und Rechnungen gelesen wurden, und ihre Summen. |
| Alle Zeilen (Extraction) | Jede Position, wie gedruckt, mit der Rechnung, auf der sie steht. |
| Rechnungen (Invoices) | Eine Zeile pro Rechnung oder Beleg: Lieferant, Nummer, Daten, Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag, was bezahlt ist und was noch offen ist. |
| Nach Lieferant (By Vendor) | Die Rechnungen und ihre Summen nach Lieferant. |
| Nach Monat (By Month) | Die Rechnungen und ihre Summen nach Monat. |
| Nach Währung (By Currency) | Nur wenn Ihre Unterlagen in mehr als einer Währung sind: die Summe jeder Währung für sich, dann eine Gesamtsumme in US-Dollar zum Tageskurs, mit Kurs und Datum. |
| Fragen | Alles, was Ihre Antwort braucht, etwa eine Seite, die wir nicht eindeutig lesen konnten, oder eine Rechnung, die vielleicht doppelt in Ihren Dateien ist. |
| Sonstiger Text (Other Text) | Jede andere Zeile auf den Rechnungen und Belegen, Wort für Wort. |
Für Formulare, Preislisten und andere Dokumente mit Feldern und Tabellen:
| Blatt | Was es zeigt |
|---|---|
| Übersicht (Summary) | Wie viele Dokumente, Seiten, Felder, Tabellen und Absätze gelesen wurden. |
| Felder (Fields) | Jede Beschriftung und ihr Wert, wie gedruckt, mit Seite und Zeile, auf der sie stehen. |
| Tabellen (Tables) | Jede Tabelle, wie gedruckt, mit der Zeile, auf der jeder Eintrag steht. |
| Text (Text) | Jeder Absatz, Wort für Wort, mit Seite und Zeilen, auf denen er steht. |
| Fragen | Alles, was Sie mit Ihrem Exemplar abgleichen sollten, und warum. |
Für Briefe, Verträge, Notizen und andere Textseiten, getippt oder handschriftlich: ein Word-Dokument mit dem Text, wie er geschrieben ist, Seite für Seite, auf dieselbe Weise mit Ihren Seiten abgeglichen.
Jede Arbeitsmappe öffnet sich mit einem Deckblatt. Klicken Sie dort auf den Namen eines Blatts, um direkt dorthin zu springen. Summen sind Excel-Formeln, und bei Dokumenten bekommen Sie zusätzlich eine Word-Datei mit jedem Wert der Reihe nach.
Für ein sauberes Ergebnis
- Wenn der Absender Ihnen ein PDF gemailt hat, schicken Sie das. Es lässt sich besser lesen als ein Scan oder ein Foto eines Ausdrucks.
- Für ein Foto legen Sie die Seite flach hin und nehmen die ganze Seite auf, bei gutem Licht.
- Schicken Sie jede Seite einer Rechnung, die über mehr als eine Seite geht.
Was Sie schicken können
Jede Datei, die Sie haben: PDFs, Scans und Handyfotos, Word-, Excel-, CSV- und PowerPoint-Dateien, E-Mails, Zeichnungen und CAD-Dateien. Die Dokumente können auf Englisch oder in anderen Sprachen sein, auch auf Hebräisch und Arabisch. Mehrere Dateien und viele Seiten passen in einen Auftrag.
So prüfen wir jede Arbeitsmappe
Jeder Auftrag zur Dokumentenerfassung durchläuft bis zu 50 Genauigkeitsprüfungen, bevor die Arbeitsmappe bei Ihnen ankommt. Darunter:
- Jede Zahl wird Zeichen für Zeichen mit der Seite abgeglichen, von der sie stammt.
- Jede Rechnung geht auf: Die Positionen ergeben die Zwischensumme, und Zwischensumme, Steuer und Gebühren den Gesamtbetrag.
- Jede Seite ist erfasst. Nichts Gedrucktes wird ausgelassen, und nichts wird hinzugefügt, was nicht gedruckt ist.
Die Prüfungen im Detail finden Sie in unserem Ratgeber So prüfen Sie eine von KI erstellte Rechnungstabelle.
Was wir nicht behaupten. Diese Prüfungen belegen, dass Ihre Arbeitsmappe zu Ihren Unterlagen passt. Ob eine Rechnung zu Recht bezahlt wird oder eine Zahl für Ihre Steuer passt, beurteilen Sie und Ihre Berater.
Fragen
Kann ich Scans und Handyfotos schicken?
Ja. Am besten ist das PDF, das der Absender Ihnen gemailt hat, aber Scans und Fotos gehen auch, wenn sie lesbar sind. Wenn sich eine Zahl nicht eindeutig lesen lässt, fragen wir Sie. Wir raten nicht.
Kann ich Zeichnungen oder CAD-Dateien schicken?
Ja. Schicken Sie jede Datei, die Sie haben, auch Zeichnungen und CAD-Dateien. Wenn ein Dateityp neu für uns ist, nehmen wir ihn trotzdem an.
Kann ich handschriftliche Rechnungen schicken?
Ja, wenn sie lesbar sind. Alles, was sich nicht eindeutig lesen lässt, steht auf dem Blatt Questions, damit Sie es mit Ihrem Exemplar abgleichen können.
Was ist, wenn meine Rechnungen in verschiedenen Währungen sind?
Jede Währung wird zuerst für sich summiert, etwa $100 und €50. Dann werden sie zum Tageskurs in US-Dollar zusammengerechnet, und die Arbeitsmappe zeigt den verwendeten Kurs und sein Datum. Wenn alles in US-Dollar ist, gibt es gar keine Währungsspalte.
Was ist, wenn dieselbe Rechnung doppelt in meinen Dateien ist?
Wir weisen auf Rechnungen hin, die wie dieselbe doppelt geschickte Rechnung aussehen, und fragen Sie, ob sie nur einmal gezählt werden soll.
Geht das auch für Dokumente, die keine Rechnungen sind?
Ja. Formulare, Preislisten und Lieferscheine kommen in Excel zurück, jedes Feld und jede Tabelle mit Seite und Zeile, auf der sie stehen. Briefe, Verträge, Notizen und andere Textseiten, getippt oder handschriftlich, kommen in Word zurück, so wie sie geschrieben sind.
Wie bestelle ich es?
Über Ihr Kundenportal, genauso wie unseren Kontoauszugs-Service. In der Beta-Phase ist es kostenlos.