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So prüfen Sie eine von KI erstellte Rechnungstabelle
KI-Tools machen aus einem Stapel Rechnungen und Belege in Minuten eine Tabelle. Oft stimmt sie. Wenn sie falsch ist, sieht sie genauso aus. So prüfen Sie es, in der Reihenfolge, die mit dem wenigsten Aufwand die meisten Fehler findet.
Kurz gesagt. Fragen Sie nicht die KI, ob sie richtig liegt. Gleichen Sie die Tabelle mit den Unterlagen ab: die Zahlen, die Summen, die Seiten und die Vorzeichen. Jede Prüfung unten findet eine andere Art von Fehler. Warum diese Fehler passieren, und vier weitere, steht in Zehn Fehler, die KI beim Lesen von Rechnungen und Dokumenten macht.
1. Die größten Zahlen stehen wirklich auf der Seite
Nehmen Sie die größten Beträge in der Tabelle und finden Sie jeden auf seiner Rechnung. Eine Zahl, die Sie auf der Seite nicht finden, wurde erfunden oder falsch gelesen. Machen Sie diese Prüfung zuerst: Sie findet die Fehler, die alle anderen Prüfungen übersehen können.
2. Jede Rechnung ergibt ihren gedruckten Gesamtbetrag
Addieren Sie bei jeder Rechnung die Positionen zur Zwischensumme, dann rechnen Sie Steuer, Versand und Gebühren dazu und ziehen einen etwaigen Rabatt ab. Sie sollten auf den Cent beim gedruckten Gesamtbetrag landen. Wenn nicht, fehlt eine Position, ist doppelt oder wurde falsch gelesen.
Eine Warnung: Eine Rechnung, die aufgeht, kann trotzdem falsch sein, weil die KI vielleicht eine Zahl erfunden hat, damit sie aufgeht. Deshalb kommt Prüfung 1 zuerst.
3. Jede Seite ist da
Zählen Sie die Seiten, die Sie geschickt haben, und die Rechnungen darauf. Jede Seite sollte in der Tabelle stehen oder einen Grund haben, warum nicht. Ein fehlendes Foto oder eine fehlende zweite Seite ist der häufigste Grund für eine zu niedrige Summe.
4. Rabatte, Gutschriften und Anzahlungen sind abgezogen
Sehen Sie sich jeden Rabatt, jede Gutschrift und jede Anzahlung an. Jede sollte den offenen Betrag verringern. Wenn eine stattdessen addiert wurde, verschiebt sich die Summe um das Doppelte ihres Betrags.
5. Jede Summe addiert alle ihre Zeilen
Klicken Sie auf jede Summe und sehen Sie, was ihre Formel addiert. Sie sollte jede Zeile darüber erfassen, in der richtigen Spalte. Ein Bereich, der eine Zeile zu früh endet oder die falsche Spalte addiert, ergibt eine Summe, die richtig aussieht und es nicht ist.
6. Keine Rechnung doppelt gezählt oder zusammengelegt
Sortieren Sie nach Lieferant, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag und suchen Sie nach derselben Rechnung zweimal. Prüfen Sie dann, dass ein PDF mit mehreren Rechnungen für jede eine eigene Zeile ergibt.
Kurze Checkliste
- Die größten Zahlen stehen auf der Seite.
- Jede Rechnung ergibt ihren gedruckten Gesamtbetrag.
- Jede Seite steht in der Tabelle oder hat einen Grund, warum nicht.
- Rabatte, Gutschriften und Anzahlungen sind abgezogen.
- Jede Summe addiert alle ihre Zeilen.
- Keine Rechnung ist doppelt gezählt oder zusammengelegt.