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Zehn Fehler, die KI beim Lesen von Rechnungen und Dokumenten macht, wenn niemand prüft
Sie können jede KI darum bitten. Wenn niemand prüft, hat sie ziemlich sicher mindestens einen dieser Fehler gemacht.
Und Sie werden ihn wahrscheinlich nicht sehen. Jeder der Fehler unten sieht richtig aus: Die Zeilen sind ordentlich, die Spalten stehen sauber untereinander, die Summen gehen oft auf, und die KI sagt Ihnen mit voller Überzeugung, dass die Tabelle fertig ist.
Warum diese Fehler so schwer zu finden sind
Eine Chat-KI schreibt die Antwort, die ihr am wahrscheinlichsten erscheint. Sie schaut nicht noch einmal auf die Seite, und sie addiert eine Spalte nicht so, wie ein Taschenrechner es tut. Wenn sie etwas nicht lesen kann, lässt sie keine Lücke, sondern setzt etwas ein, das passt. Deshalb sehen eine falsche und eine richtige Tabelle genau gleich aus, und die KI zu bitten, sich selbst zu prüfen, hilft nicht: Sie prüft mit denselben Augen, die den Fehler gemacht haben.
Fehler, die KI machen kann, wenn niemand prüft
Die häufigsten und am schwersten erkennbaren zuerst.
1. Sie erfindet eine Zahl, damit die Rechnung aufgeht
Wenn eine Zahl schwer zu lesen ist, setzt die KI die ein, mit der die Summe stimmt. Die Rechnung geht perfekt auf. Nur steht die Zahl nicht auf der Seite.
2. Sie liest eine Ziffer auf einem Scan oder Foto falsch
Aus einer 8 wird eine 3, aus einer 1 eine 7, und ein Dezimalpunkt verschwindet unter einem Stempel oder einem Knick. Aus $1,234.50 wird $123,450, und nichts auf dem Bildschirm sieht falsch aus.
3. Sie überspringt eine Seite und sagt nichts
Ein schräges Foto, eine blasse zweite Seite oder die Rückseite eines Belegs fehlen. Die Tabelle sieht vollständig aus. Ihre Summe ist zu niedrig, und nichts sagt Ihnen, warum.
4. Sie addiert, wo sie abziehen sollte, oder umgekehrt
Ein Rabatt, eine Gutschrift oder eine bereits geleistete Anzahlung wird zur Summe addiert statt abgezogen. Aus einer Gutschrift wird eine Rechnung, und Geld, das man Ihnen schuldet, erscheint als Geld, das Sie schulden.
5. Eine Summe addiert nicht alle ihre Zeilen
Die Summe unten ist eine Formel, also wirkt sie vertrauenswürdig. Aber sie addiert die Zeilen 5 bis 40, obwohl die Rechnungen bis Zeile 41 gehen, oder sie addiert die Steuerspalte statt der Spalte mit dem Gesamtbetrag. Die Zahl sieht richtig aus und ist falsch.
6. Sie zählt eine Rechnung doppelt oder macht aus zwei eine
Dieselbe Rechnung, einmal als Scan und einmal per E-Mail geschickt, wird doppelt gezählt. Drei Rechnungen, die in ein PDF gescannt wurden, kommen als eine heraus. Eine zweiseitige Rechnung kommt als zwei heraus.
7. Sie vertauscht Menge und Preis
„2 Std. à $65“ wird zu 65 Stunden à $2. Die Zeilensumme bleibt $130, also geht die Rechnung immer noch auf. Nur die Seite zeigt Ihnen, dass es falsch ist.
8. Sie rät, ob eine Rechnung bezahlt ist
„Vielen Dank für Ihren Auftrag“ wird als bezahlt gelesen. Ein Betrag wird als offen markiert, obwohl auf der Seite steht, dass er bar bezahlt wurde. Ihre Liste offener Posten ist in beide Richtungen falsch.
9. Sie nimmt den falschen Namen, die falsche Nummer oder das falsche Datum
Die Kopfzeile des Faxgeräts wird zum Lieferanten, oder Ihre eigene Firma wird es. Eine Schecknummer oder Ihre Kontonummer wird zur Rechnungsnummer, und aus 04/03 wird der 3. April, obwohl die Seite den 4. März meinte.
10. Sie addiert Euro zu Dollar
Rechnungen in verschiedenen Währungen werden ohne Umrechnung zu einer Summe addiert, als wären €50 gleich $50. Die Gesamtsumme ist eine Zahl ohne Bedeutung.
Was Sie tun können
Die meisten dieser Fehler finden Sie selbst, wenn Sie die Tabelle mit den Unterlagen abgleichen, nicht mit der KI. Die Prüfungen stehen in So prüfen Sie eine von KI erstellte Rechnungstabelle. Das kostet Zeit, und es muss jedes Mal gemacht werden.
Oder überlassen Sie es uns. Unsere selbst entwickelte Software gleicht jede Arbeitsmappe mit Ihren Unterlagen ab und ist dafür gebaut, Fehler wie diese zu finden, bevor die Arbeitsmappe bei Ihnen ankommt. Was sich nicht eindeutig lesen lässt, wird erfragt, nie geraten (wie wir prüfen).