Главная › Услуги › Извлечение данных из документов
Счета, чеки и документы в Excel или Word, как напечатано
Пришлите нам счета, чеки и другие документы в тех файлах, какие у вас есть. Цифры вернутся в файле Excel, а письма и другие страницы текста, печатного или рукописного, — в Word. Каждое значение как напечатано, привязано к странице, откуда оно взято, и сверено с вашими документами до того, как попадёт к вам.
Любой ИИ прочтёт счёт за несколько секунд. И так же легко придумает цифру, которая выглядит совершенно правильно. Когда это случается, на экране ничто вас не предупредит. Поэтому каждую цифру в вашем файле наша собственная программа сверяет с вашими документами до того, как файл попадёт к вам.
Для чего это используют
- Навести порядок в учёте. Коробка счетов и чеков на одном листе, с итогами по поставщикам и по месяцам.
- Оплата счетов. Что по каждому счёту уже оплачено и что ещё нет.
- Авансовые отчёты. Чеки, включая фото с телефона, списком и с итогом.
- Договоры и аренда. Имена, даты, арендные платежи и сборы из каждого договора, списком, со страницей и строкой, где они стоят.
- Отчёты и прайс-листы. Каждая таблица с теми же строками и колонками, что на странице, и мелкий шрифт под ней, скопированный точно.
- Данные из бумаг. Формы, письма и накладные, превращённые в строки, которые можно сортировать и фильтровать.
Что ваши нынешние инструменты оставляют вам
Конвертеры превращают PDF в строки, а чат-ИИ прочтёт фото чека. Но проверять результат всё равно вам. Вот что мы делаем иначе:
- Каждое значение как напечатано. Ничего не округлено, не переписано и не «исправлено», чтобы сошёлся итог.
- Привязано к своей странице. В каждой строке указано, из какого файла и с какой страницы она взята, так что найти её можно за секунды.
- Вопросы, а не догадки. Если цифру не разобрать чётко, мы спрашиваем вас. Её никогда не заполняют наугад.
- Ничего сомнительного в ваших итогах. Счёт, который не читается чётко, не попадает в итоги и вместе с причиной записывается на лист Questions, пока вы не ответите.
Что идёт не так, когда никто не проверяет
Вот ошибки, которые проскакивают, когда ИИ читает счета сам. Каждая на экране выглядит правильно:
- Цифру на бледном скане читают неверно или придумывают, чтобы счёт сошёлся.
- Счёт на двух страницах считают как два, или три счёта, отсканированные вместе, превращаются в один.
- Номер счёта пропущен, или вместо него взят номер чека или банковского счёта.
- Скидку или кредит-ноту прибавляют вместо того, чтобы вычесть.
- Итог складывает не все свои строки.
Подробнее в статье Десять ошибок ИИ при чтении счетов и документов, когда их никто не проверяет.
Что вы получите
Для счетов и чеков:
| Лист | Что на нём |
|---|---|
| Сводка (Summary) | Сколько документов, страниц и счетов прочитано, и их итоги. |
| Все строки (Extraction) | Каждая позиция, как напечатано, с указанием счёта, в котором она стоит. |
| Счета (Invoices) | Одна строка на каждый счёт или чек: поставщик, номер, даты, промежуточный итог, налог, итог, сколько оплачено и сколько ещё должно быть оплачено. |
| По поставщикам (By Vendor) | Счета и их итоги по поставщикам. |
| По месяцам (By Month) | Счета и их итоги по месяцам. |
| По валютам (By Currency) | Только если ваши документы в нескольких валютах: свой итог по каждой валюте, затем общий итог в долларах США по курсу дня, с самим курсом и его датой. |
| Вопросы | Всё, на что нужен ваш ответ, например страница, которую мы не смогли прочитать чётко, или счёт, который может оказаться в ваших файлах дважды. |
| Прочий текст (Other Text) | Каждая другая строка со счетов и чеков, слово в слово. |
Для форм, прайс-листов и других документов с полями и таблицами:
| Лист | Что на нём |
|---|---|
| Сводка (Summary) | Сколько документов, страниц, полей, таблиц и абзацев прочитано. |
| Поля (Fields) | Каждое название поля и его значение, как напечатано, со страницей и строкой, где оно стоит. |
| Таблицы (Tables) | Каждая таблица, как напечатана, с указанием, на какой строке страницы стоит каждая её строка. |
| Текст (Text) | Каждый абзац, слово в слово, со страницей и строками, где он стоит. |
| Вопросы | Всё, что стоит сверить с вашим экземпляром, и почему. |
Для писем, договоров, заметок и других страниц текста, печатного или рукописного: документ Word с текстом, как он написан, страница за страницей, сверенный с вашими страницами так же.
Каждый файл Excel открывается обложкой. Нажмите там на название листа, чтобы сразу на него перейти. Итоги — формулы Excel, а к документам вы получаете ещё и файл Word со всеми значениями по порядку.
Как получить чистый результат
- Если отправитель прислал вам PDF по почте, пришлите его. Он читается лучше, чем скан или фото распечатки.
- Для фото положите страницу ровно и снимите её целиком, при хорошем свете.
- Присылайте все страницы счёта, если в нём больше одной страницы.
Что можно прислать
Любые файлы, какие у вас есть: PDF, сканы и фото с телефона, файлы Word, Excel, CSV и PowerPoint, письма, чертежи и файлы CAD. Документы могут быть на английском или на других языках, включая иврит и арабский. В один заказ можно положить несколько файлов и много страниц.
Как мы проверяем каждый файл
Каждый заказ на извлечение данных из документов проходит до 50 проверок точности, прежде чем файл попадёт к вам. Среди них:
- Каждая цифра сверяется со страницей, откуда она взята, знак в знак.
- Каждый счёт сходится: строки дают промежуточный итог, а промежуточный итог, налог и сборы дают общий итог.
- Учтена каждая страница. Ничего напечатанного не пропущено, и ничего не добавлено сверх напечатанного.
Подробно о проверках читайте в нашем руководстве: Как проверить таблицу счетов, сделанную ИИ.
Чего мы не обещаем. Эти проверки доказывают, что ваш файл совпадает с вашими документами. Стоит ли оплачивать счёт и подходит ли цифра для налогов, решаете вы и ваши консультанты.
Вопросы
Можно присылать сканы и фото с телефона?
Да. Лучше всего PDF, который отправитель прислал вам по почте, но сканы и фото тоже подойдут, если их можно прочитать. Если цифру не разобрать чётко, мы спросим вас. Мы не гадаем.
Можно присылать чертежи или файлы CAD?
Да. Присылайте любые файлы, какие у вас есть, включая чертежи и файлы CAD. Если такой формат нам ещё не встречался, мы всё равно его примем.
Можно присылать рукописные счета?
Да, если их можно прочитать. Всё, что не разобрать чётко, перечисляется на листе Questions, чтобы вы могли сверить это со своим экземпляром.
Что, если мои счета в разных валютах?
Сначала каждая валюта суммируется отдельно, например $100 и €50. Потом всё складывается в долларах США по курсу того дня, и в файле указаны использованный курс и его дата. Если всё в долларах США, колонки с валютой просто нет.
Что, если один и тот же счёт попал в мои файлы дважды?
Мы отмечаем счета, похожие на один и тот же, присланный дважды, и спрашиваем вас, учитывать ли его один раз.
Подходит ли это для документов, которые не являются счетами?
Да. Формы, прайс-листы и накладные возвращаются в Excel, каждое поле и каждая таблица — со страницей и строкой, где они стоят. Письма, договоры, заметки и другие страницы текста, печатного или рукописного, возвращаются в Word, как написано.
Как заказать?
Через портал, так же как наш сервис для банковских выписок. На время бета-тестирования это бесплатно.