Главная › Советы › Извлечение данных из документов › Проверка таблицы счетов, сделанной ИИ
Как проверить таблицу счетов, сделанную ИИ
Инструменты на основе ИИ могут за несколько минут превратить стопку счетов и чеков в таблицу. Часто всё верно. Когда нет, выглядит всё точно так же. Вот как её проверить, в том порядке, который ловит больше всего ошибок с наименьшими усилиями.
Коротко. Не спрашивайте ИИ, правильно ли он сделал. Сверьте таблицу с документами: цифры, итоги, страницы и знаки. Каждая проверка ниже ловит свой вид ошибок. Почему такие ошибки случаются, и ещё четыре ошибки, — в статье Десять ошибок ИИ при чтении счетов и документов.
1. Самые крупные суммы действительно есть на странице
Выберите самые крупные суммы в таблице и найдите каждую в её счёте. Цифра, которую вы не находите на странице, придумана или прочитана неверно. Начните именно с этого: так ловятся ошибки, которые все остальные проверки могут пропустить.
2. Каждый счёт сходится с напечатанным итогом
По каждому счёту сложите строки, чтобы получить промежуточный итог, затем прибавьте налог, доставку и сборы и вычтите скидку, если она есть. Должен получиться итог, напечатанный в счёте, до цента. Если нет, какой-то строки не хватает, она задвоена или прочитана неверно.
Осторожно: счёт, который сходится, всё равно может быть неверным, потому что ИИ мог придумать цифру, чтобы он сошёлся. Поэтому проверка 1 идёт первой.
3. Все страницы на месте
Посчитайте страницы, которые вы прислали, и счета на них. Каждая страница должна быть в таблице или иметь причину, почему её нет. Пропавшее фото или вторая страница — самая частая причина, почему итог меньше, чем должен быть.
4. Скидки, кредит-ноты и предоплаты вычтены
Посмотрите на каждую скидку, кредит-ноту и предоплату. Каждая должна уменьшать сумму к оплате. Если какую-то прибавили, итог сдвигается на её двойной размер.
5. Каждый итог складывает все свои строки
Откройте каждый итог и посмотрите, что складывает его формула. Она должна охватывать каждую строку над ним, в нужной колонке. Диапазон, который обрывается на строку раньше или складывает не ту колонку, даёт итог, который выглядит правильным, но им не является.
6. Ни один счёт не учтён дважды и не слит с другим
Отсортируйте по поставщику, номеру счёта и итогу и поищите одинаковые счета. Потом проверьте, что PDF с несколькими счетами даёт по строке на каждый.
Короткий список
- Самые крупные суммы есть на странице.
- Каждый счёт сходится с напечатанным итогом.
- Каждая страница есть в таблице или есть причина, почему её нет.
- Скидки, кредит-ноты и предоплаты вычтены.
- Каждый итог складывает все свои строки.
- Ни один счёт не учтён дважды и не слит с другим.