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AI가 만든 청구서 스프레드시트 확인하는 법
AI 도구는 몇 분 만에 청구서와 영수증 더미를 스프레드시트로 바꿀 수 있어요. 대개는 맞아요. 틀려도 겉보기엔 똑같아요. 가장 적은 수고로 가장 많은 실수를 잡는 순서대로 확인하는 법을 알려 드려요.
짧게 말하면. AI에게 맞았는지 묻지 마세요. 스프레드시트를 문서와 대조하세요: 숫자, 합계, 페이지, 더하기·빼기. 아래 검사는 각각 다른 종류의 실수를 잡아내요. 이런 실수가 왜 생기는지, 그리고 나머지 네 가지 실수는 AI가 청구서와 문서를 읽으며 저지르는 10가지 실수를 보세요.
1. 가장 큰 숫자들이 정말 페이지에 있어요
스프레드시트에서 가장 큰 금액들을 골라 각각 해당 청구서에서 찾아보세요. 페이지에서 찾을 수 없는 숫자는 지어냈거나 잘못 읽은 거예요. 이걸 가장 먼저 하세요. 다른 모든 확인이 놓칠 수 있는 실수를 잡아내요.
2. 모든 청구서가 인쇄된 총액과 맞아요
청구서마다 항목을 더해 소계를 내고, 세금, 배송비, 각종 요금을 더한 다음 할인이 있으면 빼세요. 청구서에 인쇄된 총액과 센트 단위까지 같아야 해요. 다르면 빠졌거나, 중복됐거나, 잘못 읽은 줄이 있는 거예요.
주의할 점: 맞아떨어지는 청구서도 틀릴 수 있어요. AI가 맞추려고 숫자를 지어냈을 수도 있으니까요. 그래서 확인 1을 먼저 해요.
3. 모든 페이지가 다 있어요
보내신 페이지 수와 거기 있는 청구서 수를 세어 보세요. 모든 페이지가 스프레드시트에 있거나, 없는 이유가 적혀 있어야 해요. 빠진 사진이나 두 번째 페이지가 합계가 모자라는 가장 흔한 원인이에요.
4. 할인, 감액, 선금이 빠져 있어요
모든 할인, 감액 청구서, 선금을 살펴보세요. 하나하나 내야 할 금액을 줄여야 해요. 그중 하나라도 더해졌다면, 합계가 그 금액의 두 배만큼 틀어져요.
5. 모든 합계가 모든 줄을 더해요
각 합계를 클릭해서 그 수식이 무엇을 더하는지 보세요. 올바른 열에서, 위의 모든 줄을 포함해야 해요. 한 줄 일찍 멈추거나 엉뚱한 열을 더하는 범위는, 맞아 보이지만 틀린 합계를 내놓아요.
6. 두 번 세거나 합쳐진 청구서가 없어요
거래처, 청구서 번호, 총액으로 정렬해서 같은 청구서가 두 번 나오는지 찾아보세요. 그다음 청구서 여러 장이 든 PDF에서 청구서마다 한 줄씩 나오는지 확인하세요.
간단 체크리스트
- 가장 큰 숫자들이 페이지에 있어요.
- 모든 청구서가 인쇄된 총액과 맞아요.
- 모든 페이지가 스프레드시트에 있거나, 없는 이유가 있어요.
- 할인, 감액, 선금이 빠져 있어요.
- 모든 합계가 모든 줄을 더해요.
- 두 번 세거나 합쳐진 청구서가 없어요.