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इनवॉइस, रसीदें और दस्तावेज़ Excel या Word में, जैसे छपे हैं वैसे ही
अपने इनवॉइस, रसीदें और दूसरे दस्तावेज़ हमें भेजें, जिस भी फ़ाइल में आपके पास हों। आँकड़े एक Excel वर्कबुक में वापस आते हैं, और चिट्ठियाँ और टेक्स्ट वाले दूसरे पेज, टाइप किए हों या हाथ से लिखे, Word में वापस आते हैं। हर वैल्यू जैसी छपी है वैसी, उस पेज से जुड़ी जहाँ से वह आई, और आप तक पहुँचने से पहले आपके दस्तावेज़ों से जाँची हुई।
कोई भी AI कुछ सेकंड में इनवॉइस पढ़ सकता है। वह ऐसा आँकड़ा भी गढ़ सकता है जो बिल्कुल सही दिखे। जब ऐसा होता है, तो स्क्रीन पर कुछ भी इसका पता नहीं देता। इसीलिए आपकी वर्कबुक का हर आँकड़ा, आप तक पहुँचने से पहले, हमारा अपना बनाया सॉफ़्टवेयर आपके अपने दस्तावेज़ों से जाँचता है।
लोग इसे किस काम में लेते हैं
- पिछला हिसाब-किताब पूरा करना। इनवॉइस और रसीदों का पूरा डिब्बा एक शीट में, वेंडर और महीने के हिसाब से टोटल के साथ।
- बिल चुकाना। हर इनवॉइस के हिसाब से कितना चुकाया गया, और कितना अभी बाकी है।
- खर्च के क्लेम। रसीदें, फ़ोन से खींची फ़ोटो समेत, सूची में और जोड़कर।
- कॉन्ट्रैक्ट और लीज़। हर एग्रीमेंट के नाम, तारीखें, किराया और फ़ीस, साथ में वह पेज और लाइन जहाँ वे लिखे हैं।
- रिपोर्ट और प्राइस लिस्ट। हर टेबल उन्हीं पंक्तियों और कॉलम में जैसे पेज पर है, और उसके नीचे की बारीक शर्तें हूबहू।
- कागज़ों से डेटा निकालना। फ़ॉर्म, चिट्ठियाँ और डिलीवरी चालान, ऐसी पंक्तियों में जिन्हें आप सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकें।
आपके मौजूदा टूल अब भी आप पर क्या छोड़ देते हैं
कन्वर्टर PDF को पंक्तियों में बदल देते हैं, और चैट वाला AI रसीद की फ़ोटो पढ़ लेगा। पर नतीजा जाँचना फिर भी आपका काम है। हम क्या अलग करते हैं:
- हर वैल्यू जैसी छपी है वैसी। कुछ भी राउंड नहीं किया जाता, दूसरे शब्दों में नहीं लिखा जाता, या टोटल मिलाने के लिए “सुधारा” नहीं जाता।
- अपने पेज से जुड़ी। हर पंक्ति पर लिखा है कि वह किस फ़ाइल और पेज से आई, ताकि आप उसे कुछ सेकंड में ढूँढ सकें।
- सवाल, अंदाज़े नहीं। अगर कोई आँकड़ा साफ़ पढ़ा न जा सके, तो हम आपसे पूछते हैं। उसे कभी अपने मन से नहीं भरा जाता।
- आपके टोटल में कुछ भी शक वाला नहीं। जो इनवॉइस साफ़ पढ़ा न जा सके, वह आपके टोटल से बाहर रहता है, और वजह के साथ Questions टैब में जाता है, जब तक आप जवाब न दें।
जब कोई न जाँचे तो क्या गलत होता है
जब AI अकेले इनवॉइस पढ़ता है, तो ये गलतियाँ निकल जाती हैं। हर एक स्क्रीन पर सही दिखती है:
- हल्के स्कैन पर कोई आँकड़ा गलत पढ़ा जाता है, या इनवॉइस का जोड़ मिलाने के लिए गढ़ लिया जाता है।
- दो पेज का इनवॉइस दो गिना जाता है, या एक साथ स्कैन किए तीन इनवॉइस एक बन जाते हैं।
- इनवॉइस नंबर छूट जाता है, या उसकी जगह चेक नंबर या खाता नंबर ले लिया जाता है।
- कोई डिस्काउंट या क्रेडिट नोट घटाने की बजाय जोड़ दिया जाता है।
- कोई टोटल अपनी सारी लाइनें नहीं जोड़ता।
और जानकारी जाँच न हो तो इनवॉइस और दस्तावेज़ पढ़ते समय AI ये दस गलतियाँ करता है में।
आपको क्या मिलता है
इनवॉइस और रसीदों के लिए:
| टैब | उसमें क्या है |
|---|---|
| सारांश (Summary) | कितने दस्तावेज़, पेज और इनवॉइस पढ़े गए, और उनके टोटल। |
| सारी लाइनें (Extraction) | हर लाइन आइटम, जैसा छपा है, उस इनवॉइस के साथ जिस पर वह है। |
| इनवॉइस (Invoices) | हर इनवॉइस या रसीद की एक पंक्ति: वेंडर, नंबर, तारीखें, सबटोटल, टैक्स, टोटल, कितना चुकाया गया और कितना अभी बाकी है। |
| वेंडर के हिसाब से (By Vendor) | इनवॉइस और उनके टोटल, वेंडर के हिसाब से। |
| महीने के हिसाब से (By Month) | इनवॉइस और उनके टोटल, महीने के हिसाब से। |
| करेंसी के हिसाब से (By Currency) | सिर्फ़ तब, जब आपके दस्तावेज़ एक से ज़्यादा करेंसी में हों: हर करेंसी का अपना टोटल, फिर उस दिन के एक्सचेंज रेट पर अमेरिकी डॉलर में एक टोटल, रेट और उसकी तारीख के साथ। |
| सवाल | जो कुछ भी आपके जवाब का इंतज़ार कर रहा है, जैसे कोई पेज जो हम साफ़ नहीं पढ़ पाए, या ऐसा इनवॉइस जो शायद आपकी फ़ाइलों में दो बार है। |
| बाकी टेक्स्ट (Other Text) | इनवॉइस और रसीदों की बाकी हर लाइन, जैसी लिखी है वैसी ही। |
फ़ॉर्म, प्राइस लिस्ट और फ़ील्ड व टेबल वाले दूसरे दस्तावेज़ों के लिए:
| टैब | उसमें क्या है |
|---|---|
| सारांश (Summary) | कितने दस्तावेज़, पेज, फ़ील्ड, टेबल और पैराग्राफ़ पढ़े गए। |
| फ़ील्ड (Fields) | हर लेबल और उसकी वैल्यू, जैसी छपी है, उस पेज और लाइन के साथ जहाँ वह है। |
| टेबल (Tables) | हर टेबल, जैसी छपी है, और हर पंक्ति के साथ वह लाइन जहाँ वह है। |
| टेक्स्ट (Text) | हर पैराग्राफ़, जैसा लिखा है वैसा ही, उस पेज और लाइनों के साथ जहाँ वह है। |
| सवाल | जो कुछ भी आपको अपनी कॉपी से मिलाना चाहिए, और क्यों। |
चिट्ठियों, कॉन्ट्रैक्ट, नोट्स और टेक्स्ट वाले दूसरे पेजों के लिए, टाइप किए हों या हाथ से लिखे: एक Word दस्तावेज़ जिसमें टेक्स्ट वैसा ही है जैसा लिखा गया, पेज दर पेज, और उसी तरह आपके पेजों से जाँचा हुआ।
हर वर्कबुक एक कवर पेज से खुलती है। वहाँ किसी टैब के नाम पर क्लिक करें और सीधे उस पर पहुँचें। टोटल Excel फ़ॉर्मूले हैं, और दस्तावेज़ों के साथ आपको एक Word फ़ाइल भी मिलती है जिसमें हर वैल्यू क्रम से है।
साफ़ नतीजे के लिए
- अगर भेजने वाले ने आपको PDF ईमेल किया था, तो वही भेजें। वह स्कैन या प्रिंटआउट की फ़ोटो से बेहतर पढ़ा जाता है।
- फ़ोटो के लिए पेज को सीधा बिछाएँ और अच्छी रोशनी में पूरा पेज फ़्रेम में लें।
- एक से ज़्यादा पेज वाले इनवॉइस के सारे पेज भेजें।
आप क्या भेज सकते हैं
आपकी कोई भी फ़ाइल: PDF, स्कैन और फ़ोन की फ़ोटो, Word, Excel, CSV और PowerPoint फ़ाइलें, ईमेल, ड्रॉइंग और CAD फ़ाइलें। दस्तावेज़ अंग्रेज़ी या दूसरी भाषाओं में हो सकते हैं, हिब्रू और अरबी भी। एक ऑर्डर में कई फ़ाइलें और बहुत सारे पेज जा सकते हैं।
हम हर वर्कबुक कैसे जाँचते हैं
दस्तावेज़ों से डेटा निकालने का हर ऑर्डर, वर्कबुक आप तक पहुँचने से पहले, 50 तक सटीकता जाँचों से गुज़रता है। इनमें से कुछ:
- हर आँकड़ा उसी पेज से, अक्षर-अक्षर मिलाया जाता है जहाँ से वह आया।
- हर इनवॉइस का जोड़ सही बैठता है: लाइनों का जोड़ सबटोटल के बराबर, और सबटोटल, टैक्स और बाकी चार्ज मिलकर टोटल के बराबर।
- हर पेज का हिसाब रहता है। जो छपा है उसमें से कुछ नहीं छूटता, और जो छपा नहीं है वह जोड़ा नहीं जाता।
ये जाँचें विस्तार से हमारी गाइड में देखें: AI से बनी इनवॉइस शीट को कैसे जाँचें।
हम क्या दावा नहीं करते। ये जाँचें साबित करती हैं कि आपकी वर्कबुक आपके दस्तावेज़ों से मेल खाती है। कोई इनवॉइस चुकाने लायक है या नहीं, या कोई आँकड़ा आपके टैक्स के लिए सही है या नहीं, यह आप और आपके सलाहकार तय करेंगे।
सवाल
क्या स्कैन और फ़ोन की फ़ोटो भेजी जा सकती हैं?
हाँ। भेजने वाले ने जो PDF आपको ईमेल किया था, वह सबसे अच्छा है, पर स्कैन और फ़ोटो भी ठीक हैं, अगर वे पढ़े जा सकें। अगर कोई आँकड़ा साफ़ पढ़ा न जा सके, तो हम आपसे उसके बारे में पूछते हैं। हम अंदाज़ा नहीं लगाते।
क्या ड्रॉइंग या CAD फ़ाइलें भेजी जा सकती हैं?
हाँ। आपके पास जो भी फ़ाइल हो, भेजें, ड्रॉइंग और CAD फ़ाइलें भी। अगर कोई फ़ाइल हमारे लिए नई है, तब भी हम उसे ले लेंगे।
क्या हाथ से लिखे इनवॉइस भेजे जा सकते हैं?
हाँ, अगर वे पढ़े जा सकें। जो कुछ साफ़ पढ़ा न जा सके, वह Questions टैब में लिखा जाता है, ताकि आप उसे अपनी कॉपी से मिला सकें।
अगर मेरे इनवॉइस अलग-अलग करेंसी में हों तो?
पहले हर करेंसी का टोटल अलग से होता है, जैसे $100 और €50। फिर उन्हें उस दिन के एक्सचेंज रेट पर अमेरिकी डॉलर में जोड़ा जाता है, और वर्कबुक में वह रेट और उसकी तारीख दिखती है। अगर सब कुछ अमेरिकी डॉलर में है, तो करेंसी का कोई कॉलम होता ही नहीं।
अगर एक ही इनवॉइस मेरी फ़ाइलों में दो बार हो तो?
जो इनवॉइस दो बार भेजे गए एक ही इनवॉइस जैसे लगते हैं, उन्हें हम बताते हैं, और आपसे पूछते हैं कि क्या उसे एक ही बार गिना जाए।
क्या यह उन दस्तावेज़ों के लिए भी काम करता है जो इनवॉइस नहीं हैं?
हाँ। फ़ॉर्म, प्राइस लिस्ट और डिलीवरी चालान Excel में वापस आते हैं, हर फ़ील्ड और टेबल उस पेज और लाइन के साथ जहाँ वह है। चिट्ठियाँ, कॉन्ट्रैक्ट, नोट्स और टेक्स्ट वाले दूसरे पेज, टाइप किए हों या हाथ से लिखे, Word में वैसे ही वापस आते हैं जैसे लिखे गए।
इसे कैसे ऑर्डर करें?
अपने पोर्टल से, ठीक वैसे ही जैसे हमारी बैंक स्टेटमेंट सेवा। बीटा के दौरान यह मुफ़्त है।