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AI से बनी इनवॉइस शीट को कैसे जाँचें
AI टूल कुछ ही मिनटों में इनवॉइस और रसीदों के ढेर को स्प्रेडशीट में बदल सकते हैं। अक्सर नतीजा सही होता है। जब गलत होता है, तब भी बिल्कुल वैसा ही दिखता है। उसे जाँचने का तरीका यह है, उस क्रम में जिससे सबसे कम मेहनत में सबसे ज़्यादा गलतियाँ पकड़ में आएँ।
छोटे में। AI से न पूछें कि उसने सही किया या नहीं। स्प्रेडशीट को दस्तावेज़ों से मिलाएँ: आँकड़े, टोटल, पेज और प्लस-माइनस। नीचे की हर जाँच अलग तरह की गलती पकड़ती है। ये गलतियाँ क्यों होती हैं, और चार और गलतियाँ, इनवॉइस और दस्तावेज़ पढ़ते समय AI की दस गलतियाँ में देखें।
1. सबसे बड़े आँकड़े सच में पेज पर हैं
स्प्रेडशीट की सबसे बड़ी रकमें चुनें और हर एक को उसके इनवॉइस पर ढूँढें। जो आँकड़ा पेज पर न मिले, वह गढ़ा गया है या गलत पढ़ा गया है। यह जाँच सबसे पहले करें: यह वे गलतियाँ पकड़ती है जो बाकी हर जाँच से छूट सकती हैं।
2. हर इनवॉइस का जोड़ उसके छपे टोटल के बराबर है
हर इनवॉइस के लिए लाइनें जोड़कर सबटोटल निकालें, फिर टैक्स, शिपिंग और फ़ीस जोड़ें और कोई डिस्काउंट हो तो घटाएँ। आपको इनवॉइस पर छपे टोटल पर, एक-एक सेंट तक, पहुँचना चाहिए। अगर नहीं पहुँचते, तो कोई लाइन छूटी है, दो बार गिनी गई है या गलत पढ़ी गई है।
एक चेतावनी: जिस इनवॉइस का जोड़ मिल जाता है, वह भी गलत हो सकता है, क्योंकि हो सकता है AI ने जोड़ मिलाने के लिए ही कोई आँकड़ा गढ़ा हो। इसीलिए जाँच 1 सबसे पहले आती है।
3. हर पेज मौजूद है
आपने जितने पेज भेजे और उन पर जितने इनवॉइस हैं, उन्हें गिनें। हर पेज स्प्रेडशीट में होना चाहिए, या उसके न होने की कोई वजह लिखी होनी चाहिए। टोटल कम आने की सबसे आम वजह छूटी हुई फ़ोटो या छूटा हुआ दूसरा पेज होती है।
4. डिस्काउंट, क्रेडिट और एडवांस घटाए गए हैं
हर डिस्काउंट, क्रेडिट नोट और एडवांस देखें। हर एक से बकाया रकम कम होनी चाहिए। अगर कोई घटाने की बजाय जोड़ दिया गया, तो टोटल उसकी रकम के दोगुने से बदल जाता है।
5. हर टोटल अपनी सारी लाइनें जोड़ता है
हर टोटल पर क्लिक करें और देखें कि उसका फ़ॉर्मूला क्या जोड़ रहा है। उसे अपने ऊपर की हर लाइन, सही कॉलम में, जोड़नी चाहिए। जो रेंज एक लाइन पहले रुक जाए, या गलत कॉलम जोड़े, वह ऐसा टोटल देती है जो सही दिखता है पर है नहीं।
6. कोई इनवॉइस दो बार नहीं गिना गया, न मिलाया गया
वेंडर, इनवॉइस नंबर और टोटल के हिसाब से सॉर्ट करें, और एक ही इनवॉइस को दो बार ढूँढें। फिर जाँचें कि जिस PDF में कई इनवॉइस हैं, उससे हर एक की अलग पंक्ति बनी है।
जल्दी वाली सूची
- सबसे बड़े आँकड़े पेज पर हैं।
- हर इनवॉइस का जोड़ उसके छपे टोटल के बराबर है।
- हर पेज स्प्रेडशीट में है, या उसके न होने की वजह लिखी है।
- डिस्काउंट, क्रेडिट और एडवांस घटाए गए हैं।
- हर टोटल अपनी सारी लाइनें जोड़ता है।
- कोई इनवॉइस दो बार नहीं गिना गया, न मिलाया गया।