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जाँच न हो तो इनवॉइस और दस्तावेज़ पढ़ते समय AI ये दस गलतियाँ करता है
आप किसी भी AI से यह काम करवा सकते हैं। अगर कोई उसे न जाँचे, तो बहुत मुमकिन है कि उसने इनमें से कम से कम एक गलती की हो।
और शायद आपको वह दिखेगी भी नहीं। नीचे की हर गलती देखने में सही लगती है: पंक्तियाँ साफ़-सुथरी हैं, कॉलम सीधे हैं, टोटल अक्सर मिल भी जाते हैं, और AI पूरे भरोसे से कहता है कि स्प्रेडशीट तैयार है।
ये गलतियाँ पकड़ना इतना मुश्किल क्यों है
चैट वाला AI वह जवाब लिखता है जो सबसे ज़्यादा मुमकिन लगता है। वह पेज पर दोबारा देखने नहीं जाता, और कैलकुलेटर की तरह कॉलम नहीं जोड़ता। जब वह कुछ पढ़ नहीं पाता, तो जगह खाली नहीं छोड़ता। वह कुछ ऐसा भर देता है जो फ़िट बैठे। इसलिए गलत स्प्रेडशीट और सही स्प्रेडशीट बिल्कुल एक जैसी दिखती हैं, और AI से खुद को दोबारा जाँचने को कहना भी काम नहीं आता: वह उन्हीं आँखों से जाँचता है जिनसे गलती हुई थी।
जाँच न हो तो AI कौन-सी गलतियाँ कर सकता है
सबसे आम और सबसे मुश्किल से पकड़ में आने वाली गलतियाँ पहले।
1. वह इनवॉइस का जोड़ मिलाने के लिए आँकड़ा गढ़ लेता है
जब कोई अंक पढ़ना मुश्किल हो, तो AI वह अंक भर देता है जिससे टोटल सही आ जाए। इनवॉइस का जोड़ एकदम सही बैठता है। बस वह आँकड़ा पेज पर है ही नहीं।
2. वह स्कैन या फ़ोटो पर कोई अंक गलत पढ़ता है
8 को 3 पढ़ लिया जाता है, 1 को 7, और दशमलव किसी मोहर या मोड़ के नीचे गायब हो जाता है। $1,234.50 बन जाता है $123,450, और स्क्रीन पर कुछ भी गलत नहीं लगता।
3. वह कोई पेज छोड़ देता है और कुछ नहीं बताता
आड़ी ली गई फ़ोटो, हल्का छपा दूसरा पेज या रसीद का पिछला हिस्सा छूट जाता है। स्प्रेडशीट पूरी दिखती है। आपका टोटल कम है, और कुछ भी नहीं बताता कि क्यों।
4. जो घटाना था वह जोड़ देता है, या उल्टा
कोई डिस्काउंट, क्रेडिट नोट या पहले से दिया गया एडवांस टोटल से घटने की बजाय उसमें जुड़ जाता है। क्रेडिट नोट बिल बन जाता है, और जो पैसा आपको मिलना है, वह ऐसे दिखता है जैसे आपको देना है।
5. कोई टोटल अपनी सारी लाइनें नहीं जोड़ता
नीचे का टोटल एक फ़ॉर्मूला है, इसलिए भरोसेमंद लगता है। पर वह लाइन 5 से 40 तक जोड़ता है, जबकि इनवॉइस लाइन 41 तक जाते हैं, या टोटल वाले कॉलम की जगह टैक्स वाला कॉलम जोड़ देता है। आँकड़ा सही दिखता है, पर है गलत।
6. वह एक इनवॉइस दो बार गिनता है, या दो को मिलाकर एक कर देता है
एक ही बिल, एक बार स्कैन के रूप में और एक बार ईमेल से भेजा गया, दो बार गिना जाता है। एक PDF में स्कैन किए तीन इनवॉइस एक बनकर निकलते हैं। दो पेज का इनवॉइस दो बनकर निकलता है।
7. वह मात्रा और कीमत की अदला-बदली कर देता है
“2 घंटे @ $65” बन जाता है $2 पर 65 घंटे। लाइन का टोटल फिर भी $130 है, इसलिए इनवॉइस का जोड़ फिर भी मिलता है। सिर्फ़ पेज बताता है कि यह गलत है।
8. वह अंदाज़ा लगाता है कि बिल चुकाया गया या नहीं
“आपके कारोबार के लिए धन्यवाद” को चुकाया हुआ मान लिया जाता है। किसी टोटल को बकाया दिखा दिया जाता है, जबकि पेज पर लिखा है कि वह नकद में चुकाया गया। आपको अभी क्या-क्या चुकाना है, इसकी सूची दोनों तरफ़ से गलत हो जाती है।
9. वह गलत नाम, नंबर या तारीख ले लेता है
फ़ैक्स मशीन का हेडर वेंडर बन जाता है, या आपकी अपनी कंपनी। चेक नंबर या आपका खाता नंबर इनवॉइस नंबर बन जाता है, और 04/03 को 3 अप्रैल पढ़ लिया जाता है, जबकि पेज का मतलब 4 मार्च था।
10. वह यूरो को डॉलर में जोड़ देता है
अलग-अलग करेंसी के इनवॉइस बिना बदले एक टोटल में जोड़ दिए जाते हैं, जैसे €50 और $50 एक ही हों। कुल टोटल एक ऐसा आँकड़ा है जिसका कोई मतलब नहीं।
इसके बारे में क्या करें
इनमें से ज़्यादातर गलतियाँ आप खुद पकड़ सकते हैं, अगर आप स्प्रेडशीट को AI से नहीं, दस्तावेज़ों से मिलाएँ। ये जाँचें AI से बनी इनवॉइस शीट को कैसे जाँचें में हैं। इसमें समय लगता है, और यह हर बार करना पड़ता है।
या यह काम हम पर छोड़ दें। हमारा अपना बनाया सॉफ़्टवेयर हर वर्कबुक को आपके दस्तावेज़ों से जाँचता है, और वह इसी तरह की गलतियाँ वर्कबुक आप तक पहुँचने से पहले पकड़ने के लिए बना है। जो कुछ साफ़ पढ़ा न जा सके, वह आपसे पूछा जाता है, उस पर कभी अंदाज़ा नहीं लगाया जाता (हम कैसे जाँचते हैं)।