Ana Sayfa › Rehberler › Bakiye tutuyor ama yine de yanlış
Bakiyesi tutan bir banka ekstresi neden yine de yanlış olabilir
Bir tablonun bakiyesi tuttuğunda, açılış bakiyesi artı tüm işlemler kapanış bakiyesini verir. Bu iyi bir kontroldür ve banka ekstrelerinden hazırlanan her tablo bunu geçmelidir. Ama göründüğünden daha azını kanıtlar. Toplamı kanıtlar. Satırları kanıtlamaz.
Bakiye kontrolü neyi kanıtlar
Tablodaki tutarların toplamının, ekstredeki tutarların toplamıyla aynı olduğunu kanıtlar. Bir satır eksik, iki kez yazılmış ya da yanlış okunmuşsa ve başka hiçbir şey yanlış değilse, toplam tutmaz ve kontrol bunu yakalar. Bu yüzden herkesin ilk yapması gereken kontrol budur.
Bir tablonun bakiyesi tutup yine de yanlış olmasının üç yolu
1. Birbirini götüren iki hata
Diyelim ki 1.250 dolarlık bir ödeme 1.520 dolar, başka bir yerde de 930 dolarlık bir ödeme 660 dolar olarak okundu. Biri 270 dolar fazla, diğeri 270 dolar eksik. Toplam doğru, bakiye kuruşu kuruşuna tutuyor. Ama iki satır da yanlış.
Bir satır atlanıp aynı tutarda başka bir satır eklendiğinde ya da yanlış okunmuş bir satırı örtmek için uydurma bir satır eklendiğinde de aynı şey olur. Bu son durum yapay zekada önemlidir: bakiyeleri tutturması söylenen bir yapay zeka, bunun için bir satır ekleyebilir.
Bunu ne yakalar: her sayfadaki satırları PDF’le karşılaştırarak saymak ve tablodaki her tutarın ekstrede bulunabildiğini kontrol etmek.
2. Doğru tutar, yanlış kategoride
Bakiye kontrolü kategorilere hiç bakmaz. Akaryakıt olarak kaydedilmiş 400 dolarlık bir nalbur alışverişi ya da hayır bağışı olarak kaydedilmiş dört dondurmacı ödemesi, bakiyeyi yine kusursuz tutturur. Vergi, kredi dosyası ya da bütçe için çoğu zaman en önemli kısım kategoridir.
Bunu ne yakalar: ödemeler kaydedilmeden önce her işletmenin belirlendiğinden ve aynı işletmenin her seferinde aynı şekilde kaydedildiğinden emin olmak.
3. Doğru satır, yanlış yerde
Bir satır, durduğu yer dışında her bakımdan doğru olabilir: yanlış ay, yanlış yıl ya da yanlış hesap. Ocak’a kaydedilmiş bir Aralık ödemesi, yıl toplamında yine tutar. Yanlış hesaba kaydedilmiş bir transfer, iki ekstre de aynı sayfadaysa yine tutar.
Bunu ne yakalar: her ayın bir öncekinin kapandığı yerden açıldığını, yılbaşına yakın tarihlerin doğru yılda olduğunu ve transferlerin iki tarafta da göründüğünü kontrol etmek.
Peki “kontrol edilmiş” ne anlama gelmeli?
Güvenebileceğiniz bir tablo, bakiye kontrolünün yanında bunları da geçer:
- Her tutar, geldiği ekstrede bulunabilir.
- Satır sayısı, sayfa sayfa ekstreyle uyuşur.
- Her ay bir sonrakine bağlanır; eksik ya da iki kez sayılan ay yoktur.
- Her işletme belirlenmiştir ve her seferinde aynı şekilde kaydedilir.
- Transferler, iadeler ve geri dönen ödemeler karşı taraflarıyla eşleştirilmiştir.
Yapay zekanın hazırladığı bir banka ekstresi tablosu nasıl kontrol edilir rehberimiz, bunların her birini adım adım anlatıyor.