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AIが作った賃貸借契約の要約の確認方法
AIは数分で賃貸借契約を要約できます。多くの場合、ほぼ合っています。間違っているときも、見た目はまったく同じです。誰が作った要約でも確認できる方法を、少ない手間で多くの間違いを見つけられる順番でご紹介します。
要点だけ言うと。正しくできたかどうかをAIに聞かないでください。要約を契約書とすべての覚書に照らし合わせます。各条件を、最新の書類で変わったあとの形で元のページに見つけ、要約が抜かしているものを探します。こうした間違いが起きる理由は、誰も確認しないとき、AIが賃貸借契約の要約で犯す12の間違いをご覧ください。
かかる時間を見込んでおきましょう。覚書、特約、サイドレターまで含めると、1件の賃貸借契約が100ページを超えることもあり、すべての条件を最新の書類で変わった形で見つけなければなりません。この10の確認でいちばん大きな間違いは見つかりますが、すべての条件を手で確認すると1件ごとに何時間もかかり、1棟に何十件もの契約があることもあります。
1. すべての書類がそろっている
契約書と、すべての覚書、特約、サイドレター、保証書を集めます。次に、各覚書の冒頭の段落を読みます。そこには、それ以前の書類が並んでいることがよくあります。手元にない書類の名前があれば、ほかを確認する前に取り寄せてください。これを最初に行います。覚書が1つ欠けていると、それが変えた条件はすべて間違いになり、ほかのどの確認でもそれはわかりません。
2. 各条件が最新の書類のものになっている
書類を、ファイル名の順ではなく、署名された順に並べます。覚書で変わった条件は、署名時の契約書ではなく、その覚書を出典として示しているはずです。あとの覚書で書き換えられたのに元の契約書を出典としている条件は、古くなっています。
3. すべての条件が、引用しているページにある
引用されている各ページを開き、その言葉を探します。条件はそこに、その条項の中にあるはずです。契約書の文言として示された言葉は、契約書らしく書いた要約ではなく、契約書そのものの言葉でなければなりません。要約が示す場所で見つからない条件は、頼りにできない条件です。
4. 契約書に書かれていないことは何も書き込まれていない
要約にあるすべてのオプション、敷金・保証金、上限、手当について、それを定めている条項を探します。見つからないものは推測です。更新オプションがない契約書もあり、その場合、要約には「なし」と書かれているべきです。
5. 契約書が認めているものが抜けていない
契約書の目次、特約、別紙、すべてのサイドレターに目を通し、権利を探します。更新、解約、増床、優先交渉権や先買権、独占営業、共同テナント条項、経費の上限、移転です。どれも要約に載っているべきです。覚書で削除されたものにも注意します。2022年に削除された権利が残っていてはいけません。
6. 当事者が正しい
最新の書類にあるテナントの正確な名前、保証人と保証の範囲、そして売却があればそのあとの現在の貸主を確認します。次に、通知先の住所を、それを最後に変えた書類と照らし合わせます。古い住所に送った通知は、認められないことがあります。
7. 賃料スケジュールが最初から最後までつながっている
開始日から変更後の満了日まで、各期間が前の期間に続き、すき間も重なりもないようにします。各値上げは契約書が定める日に来て、月額賃料の12倍が年額賃料になり、フリーレントはその月に示されているはずです。
8. すべての日付を計算し直す
変更後の満了日をもとに、「満了日の12か月前以降、15か月前以前」のような契約書の文言から、各通知期限をご自身で計算します。それを要約の日付と比べます。古い満了日から数えた日付は、何年もずれていることがあります。
9. 面積、基準年、負担割合が最新である
床を増やしたり返したりすると面積が変わり、経費の負担割合や基準年も一緒に変わることがよくあります。区画ごとに、それを最後に定めた書類と照らし合わせます。
10. スキャンした数字がページと一致する
スキャンしたページでは、6と8、1と7は見間違えやすいものです。契約書では、「Eight Thousand Two Hundred Fifty Dollars ($8,250.00)」のように、金額を文字と数字の両方で書くことがよくあります。要約の数字が両方と一致しているか確かめます。
1つ注意があります。抜き取りの確認に通っても、要約が間違っていることがあります。確認しなかった条件こそ、覚書で変わった条件かもしれないからです。だからこそ、最初の確認ですべての書類とすべての覚書を押さえるのです。
チェックリスト
- すべての書類がそろい、覚書が名前を挙げている書類も欠けていない。
- 各条件が、署名順で見て最新の書類のものになっている。
- すべての条件が、引用しているページに契約書の文言のままである。
- 契約書に書かれていないことは何も書き込まれていない。
- 契約書が認めているものは抜けておらず、削除されたものは残っていない。
- 当事者と通知先の住所が正しい。
- 賃料スケジュールが最初から最後まで、すき間なくつながっている。
- すべての日付を契約書の文言から計算し直してある。
- 面積、基準年、負担割合が最新である。
- スキャンした数字が、文字でも数字でもページと一致する。