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AIが作った請求書の表の確認方法
AIツールは、山のような請求書や領収書を数分で表にできます。多くの場合は正しい結果になります。間違っていても、見た目はまったく同じです。最小の手間で最も多くのミスが見つかる順番で、確認方法を紹介します。
要点。AIに「合っているか」を聞くのではなく、表を書類と照合してください。数字、合計、ページ、プラスとマイナスです。以下の確認は、それぞれ異なる種類のミスを見つけます。こうしたミスが起きる理由と、ほかの4つのミスについてはAIが請求書や書類を読むときに犯す10のミスをご覧ください。
1. いちばん大きな数字が本当にページに載っている
表の中でいちばん大きな金額を選び、それぞれを元の請求書で探します。ページで見つからない数字は、作られたか読み間違えたものです。これを最初に行ってください。ほかのすべての確認で見逃しうるミスが見つかります。
2. どの請求書も記載の合計と一致する
請求書ごとに明細を足して小計を出し、税、送料、手数料を足して、値引きがあれば差し引きます。請求書に記載された合計と1セント単位で一致するはずです。一致しなければ、行が抜けているか、重複しているか、読み間違えています。
注意：計算が合っている請求書でも間違っていることがあります。AIが計算を合わせるために数字を作ったかもしれないからです。だからこそ確認1を先に行います。
3. すべてのページがそろっている
送ったページ数と、そこにある請求書の数を数えます。どのページも表に入っているか、入っていない理由が記載されているはずです。写真や2ページ目の抜けは、合計が足りなくなるいちばん多い原因です。
4. 値引き、減額、前払金が差し引かれている
すべての値引き、減額伝票、前払金を確認します。どれも支払額を減らしているはずです。どれかが足されていれば、合計はその金額の2倍ずれます。
5. どの合計もすべての行を足している
各合計をクリックし、その数式が何を足しているかを確認します。正しい列で、上にあるすべての行を含んでいなければなりません。1行手前で止まっている範囲や、違う列を足している範囲は、正しく見えて実は間違った合計を出します。
6. 請求書の二重計上やまとめすぎがない
取引先、請求書番号、合計で並べ替え、同じ請求書が2回出てこないか探します。次に、複数の請求書が入ったPDFから、請求書ごとに1行ずつ出ているか確認します。
チェックリスト
- いちばん大きな数字がページに載っている。
- どの請求書も記載の合計と一致する。
- どのページも表に入っているか、入っていない理由がある。
- 値引き、減額、前払金が差し引かれている。
- どの合計もすべての行を足している。
- 請求書の二重計上やまとめすぎがない。