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Come controllare una sintesi di contratto di locazione fatta dall’IA

Di Ephraim Shapiro, fondatore di BinaDesk ·

L’IA può riassumere un contratto in pochi minuti. Spesso ci va vicino. Quando sbaglia, sembra identica. Ecco come controllare una sintesi, chiunque l’abbia fatta, nell’ordine che trova più errori con meno fatica.

In breve. Non chiedere all’IA se ha fatto bene. Confronta la sintesi con il contratto e con ogni modifica: trova ogni clausola sulla sua pagina, come l’ha lasciata l’ultimo documento, e cerca quello che la sintesi lascia fuori. Per capire perché succedono questi errori, leggi Dodici errori che l’IA fa nelle sintesi dei contratti di locazione quando nessuno controlla.

Metti in conto il tempo che serve. Un contratto con le sue modifiche, i suoi addendum e le sue lettere integrative può superare le cento pagine, e ogni clausola va ritrovata come l’ha cambiata l’ultimo documento. Questi dieci controlli trovano gli errori peggiori, ma controllare ogni clausola a mano può richiedere ore per contratto, e un edificio può averne decine.

1. Ci sono tutti i documenti

Raccogli il contratto e ogni modifica, addendum, lettera integrativa e fideiussione. Poi leggi i primi paragrafi di ogni modifica: spesso elencano i documenti precedenti. Se ne cita uno che non hai, procuratelo prima di controllare qualsiasi altra cosa. Fai questo per primo: una modifica mancante rende sbagliata ogni clausola che ha cambiato, e nessun altro controllo lo mostrerà.

2. Ogni clausola viene dall’ultimo documento

Metti i documenti nell’ordine in cui sono stati firmati, non nell’ordine dei nomi dei file. Per ogni clausola che una modifica ha cambiato, la sintesi deve mostrare la modifica, non il contratto com’era firmato. Una clausola che cita il contratto originale quando una modifica successiva l’ha riscritta non è aggiornata.

3. Ogni clausola è sulla pagina citata

Apri ogni pagina citata e trova le parole. La clausola deve essere lì, in quell’articolo. Le parole mostrate come quelle del contratto devono essere davvero del contratto, non un riassunto scritto nello stile del contratto. Una clausola che non trovi dove dice la sintesi è una clausola su cui non puoi contare.

4. Niente è aggiunto che il contratto non dica

Per ogni opzione, deposito, tetto e contributo della sintesi, trova la clausola che lo prevede. Quello che non trovi è stato dato per scontato. Alcuni contratti semplicemente non hanno un’opzione di rinnovo, e la sintesi deve dire che non c’è.

5. Non manca niente di quello che il contratto dà

Scorri l’indice del contratto, i suoi addendum, i suoi allegati e ogni lettera integrativa, e cerca i diritti: rinnovo, recesso, ampliamento, prima offerta o prelazione, esclusive, clausole legate agli altri inquilini, tetti sulle spese e trasferimento in altri spazi. Ognuno deve essere nella sintesi. Guarda anche cosa cancellano le modifiche: un diritto cancellato nel 2022 non dovrebbe esserci più.

6. Le parti sono quelle giuste

Controlla il nome esatto dell’inquilino nell’ultimo documento, il garante e cosa copre la fideiussione, e chi è il locatore oggi, dopo un’eventuale vendita. Poi controlla gli indirizzi per le comunicazioni sull’ultimo documento che li ha cambiati. Una comunicazione mandata a un vecchio indirizzo potrebbe non valere.

7. Il piano dei canoni va dall’inizio alla fine

Ogni periodo deve seguire quello prima, senza buchi e senza sovrapposizioni, dalla data di inizio alla scadenza come modificata. Ogni aumento deve cadere nella data che dà il contratto, il canone mensile per dodici deve dare il canone annuo, e ogni periodo di canone gratuito deve comparire nei mesi in cui cade.

8. Ogni data viene ricalcolata

Prendi la scadenza come modificata e calcola tu ogni data di preavviso dalle parole del contratto, come «non meno di dodici e non più di quindici mesi prima della scadenza». Confrontala con la data della sintesi. Una data contata dalla vecchia scadenza può essere sbagliata di anni.

9. Superficie, anno base e quota sono gli ultimi

Quando uno spazio viene aggiunto o restituito, la superficie cambia, e spesso con lei la quota delle spese e l’anno base. Controlla ognuno sull’ultimo documento che l’ha fissato, spazio per spazio.

10. Le cifre scansionate corrispondono alla pagina

Su una pagina scansionata è facile confondere un 6 con un 8, o un 1 con un 7. I contratti spesso scrivono un importo in lettere e in cifre, come «Ottomiladuecentocinquanta dollari (8.250,00 dollari)». Controlla che la cifra della sintesi corrisponda a entrambi.

Un avvertimento: una sintesi può superare un controllo a campione ed essere comunque sbagliata, perché la clausola che non hai controllato potrebbe essere proprio quella che una modifica ha cambiato. Per questo i primi controlli riguardano ogni documento e ogni modifica.

Una lista di controllo veloce

  1. Ci sono tutti i documenti, e non manca nessuno di quelli che le modifiche citano.
  2. Ogni clausola viene dall’ultimo documento, in ordine di firma.
  3. Ogni clausola è sulla pagina citata, con le parole del contratto.
  4. Niente è aggiunto che il contratto non dica.
  5. Non manca niente di quello che il contratto dà, e niente di cancellato c’è ancora.
  6. Le parti e gli indirizzi per le comunicazioni sono quelli giusti.
  7. Il piano dei canoni va dall’inizio alla fine, senza buchi.
  8. Ogni data viene ricalcolata dalle parole del contratto.
  9. Superficie, anno base e quota sono gli ultimi.
  10. Le cifre scansionate corrispondono alla pagina, in lettere e in cifre.

Questi dieci controlli sono un inizio. Farli per ogni clausola di ogni contratto, pagina per pagina, richiede molto più tempo. Se controllare ti prende più tempo di quanto te ne abbia fatto risparmiare l’IA, è proprio il lavoro che fa il software che abbiamo sviluppato noi: sintesi dei contratti di locazione, ogni clausola come modificata e con la sua pagina, gratis durante la beta. Scopri di più sul lavoro dell’IA su cui puoi contare.