Beranda › Panduan › Ekstraksi data dokumen › Memeriksa spreadsheet faktur buatan AI
Cara memeriksa spreadsheet faktur buatan AI
Alat AI bisa mengubah setumpuk faktur dan kuitansi jadi spreadsheet dalam hitungan menit. Sering kali hasilnya benar. Kalau salah, tampilannya persis sama. Berikut cara memeriksanya, dalam urutan yang menangkap paling banyak kesalahan dengan usaha paling sedikit.
Versi singkatnya. Jangan tanya AI apakah hasilnya sudah benar. Periksa spreadsheet dengan dokumennya: angka, total, halaman, dan tanda plus-minusnya. Setiap pemeriksaan di bawah menangkap jenis kesalahan yang berbeda. Untuk tahu kenapa kesalahan ini terjadi, dan empat kesalahan lainnya, lihat Sepuluh kesalahan AI saat membaca faktur dan dokumen.
1. Angka-angka terbesar memang ada di halaman
Pilih nominal terbesar di spreadsheet dan temukan masing-masing di fakturnya. Angka yang tidak bisa Anda temukan di halaman berarti dikarang atau salah baca. Lakukan ini paling dulu: pemeriksaan ini menangkap kesalahan yang bisa lolos dari semua pemeriksaan lain.
2. Setiap faktur cocok dengan total yang tercetak
Untuk setiap faktur, jumlahkan barisnya untuk mendapat subtotal, lalu tambahkan pajak, ongkos kirim, dan biaya lain, dan kurangi diskon kalau ada. Hasilnya harus sama dengan total yang tercetak di faktur, sampai ke sen. Kalau tidak sama, ada baris yang hilang, terhitung dua kali, atau salah baca.
Satu peringatan: faktur yang angkanya cocok tetap bisa salah, karena AI mungkin mengarang angka supaya cocok. Itu sebabnya pemeriksaan 1 didahulukan.
3. Semua halaman ada
Hitung halaman yang Anda kirim dan faktur di dalamnya. Setiap halaman harus ada di spreadsheet, atau ada alasan kenapa tidak ada. Foto atau halaman kedua yang hilang adalah penyebab paling umum total jadi kurang.
4. Diskon, kredit, dan uang muka dikurangkan
Lihat setiap diskon, nota kredit, dan uang muka. Masing-masing harus mengurangi jumlah yang terutang. Kalau ada yang malah ditambahkan, total bergeser sebesar dua kali jumlahnya.
5. Setiap total menjumlahkan semua barisnya
Klik setiap total dan lihat apa yang dijumlahkan rumusnya. Rumusnya harus mencakup setiap baris di atasnya, di kolom yang benar. Rentang yang berhenti satu baris terlalu cepat, atau menjumlahkan kolom yang salah, menghasilkan total yang terlihat benar padahal tidak.
6. Tidak ada faktur yang dihitung dua kali atau digabung
Urutkan berdasarkan vendor, nomor faktur, dan total, lalu cari faktur yang sama yang muncul dua kali. Lalu pastikan PDF yang berisi beberapa faktur menghasilkan satu baris untuk masing-masing faktur.
Daftar cek singkat
- Angka-angka terbesar ada di halaman.
- Setiap faktur cocok dengan total yang tercetak.
- Setiap halaman ada di spreadsheet, atau ada alasan kenapa tidak ada.
- Diskon, kredit, dan uang muka dikurangkan.
- Setiap total menjumlahkan semua barisnya.
- Tidak ada faktur yang dihitung dua kali atau digabung.