Cara memeriksa spreadsheet rekening koran buatan AI

AI chat menulis jawaban yang kelihatannya paling mungkin. AI tidak menjumlahkan kolom seperti kalkulator, dan tidak kembali melihat halamannya. Jadi AI bisa salah membaca angka, melewatkan baris, menghitung satu pembayaran dua kali, atau mengarang angka supaya totalnya pas. Ini sering disebut halusinasi AI: baris karangan terlihat persis seperti baris asli. Menyuruh AI memeriksa ulang dirinya sendiri tidak menyelesaikan masalah, karena AI memeriksa dengan mata yang sama yang membuat kesalahan itu.

Untuk setiap rekening koran, ambil saldo awal, tambahkan semua setoran, kurangi semua penarikan, dan hasilnya harus sama dengan saldo akhir yang dicetak bank, sampai ke sen. Kalau tidak sama, ada baris yang hilang, dobel, atau salah dibaca. Ini pemeriksaan pertama karena cepat dan menangkap banyak kesalahan.

Satu peringatan: kalau AI diberi tahu bahwa saldonya harus cocok, AI bisa menambahkan baris karangan supaya cocok. Jadi lakukan juga pemeriksaan 3.

Urutkan rekening korannya. Saldo akhir Maret harus sama dengan saldo awal April. Kalau tidak, ada bulan atau halaman yang hilang, atau ada yang terbaca dua kali. Satu rekening koran bisa cocok dengan sendirinya walaupun satu bulan penuh hilang, jadi pemeriksaan ini menangkap apa yang tidak bisa ditangkap pemeriksaan 1.

Hitung baris di setiap halaman PDF dan bandingkan dengan baris yang ada di spreadsheet untuk halaman itu. Kalau jumlahnya beda, ada baris yang terlewat, terpecah jadi dua, atau dikarang.

Rekening koran sering tumpang tindih beberapa hari, dan rekening koran yang diunduh bisa mengulang isi rekening koran cetak. Urutkan berdasarkan tanggal dan nominal, lalu cari pembayaran yang sama dua kali di hari yang sama. Setelah itu cek lagi ke PDF-nya: dua kopi sungguhan dengan harga yang sama tidak masalah; satu kopi yang terbaca dua kali, itu masalah.

Uang yang dipindahkan dari rekening giro ke tabungan bukan pemasukan dan bukan pengeluaran. Transfer itu harus muncul sekali sebagai uang keluar dari satu rekening dan sekali sebagai uang masuk ke rekening lainnya, dengan nominal yang sama, dan keduanya harus dicatat sebagai transfer. Kalau hanya satu sisi yang ada, berarti ada rekening koran yang hilang. Kalau transfer dicatat sebagai pemasukan, pemasukan Anda jadi terlihat lebih besar dari yang sebenarnya.

AI kadang membaca penarikan sebagai setoran, terutama kalau rekening koran memakai satu kolom dengan tanda minus, atau menulis “CR” dan “DR” setelah nominalnya. Cek acak pengembalian dana, pembayaran yang dikembalikan, dan biaya: baris-baris inilah yang paling sering tertukar. Satu baris yang tertukar menggeser total sebesar dua kali nominalnya.

Banyak rekening koran mencetak tanggal tanpa tahun. Rekening koran Desember yang berlanjut sampai Januari bisa membuat baris-baris Januari masuk ke tahun yang salah. Periksa baris-baris di sekitar 1 Januari, terutama kalau spreadsheet-nya untuk pajak.

Pada pindaian dan foto, angka 8 bisa jadi 3, angka 1 bisa jadi 7, dan titik desimal bisa hilang. Pemeriksaan 1 biasanya memberi tahu bahwa ada rekening koran yang tidak cocok; untuk menemukan barisnya, bandingkan dulu nominal-nominal yang besar dengan PDF-nya, karena titik desimal yang hilang membuat nominal jadi seratus kali lebih besar.

Urutkan berdasarkan keterangan. Usaha yang sama harus ada di kategori yang sama di setiap baris, kecuali Anda memang membeli barang yang berbeda di sana. AI sering memasukkan pom bensin yang sama sebagai bahan bakar di satu bulan dan belanja kebutuhan dapur di bulan berikutnya.

Pemeriksaan 1 sampai 8 membuktikan bahwa baris-barisnya cocok dengan rekening koran. Hanya pemeriksaan 9, dan penilaian Anda sendiri, yang bisa memastikan kategorinya benar. Sebuah spreadsheet bisa cocok sempurna tapi tetap menaruh pengeluaran yang salah di tempat yang salah. Kami jelaskan alasannya di Kenapa rekening koran yang saldonya cocok tetap bisa salah.

1. Saldo awal ditambah transaksi sama dengan saldo akhir, untuk setiap rekening koran.
2. Setiap saldo akhir sama dengan saldo awal berikutnya.
3. Jumlah baris cocok dengan PDF, halaman demi halaman.
4. Tidak ada transaksi dobel di bagian yang tumpang tindih.
5. Transfer antar rekening Anda sendiri ada di kedua sisi, dicatat sebagai transfer.
6. Pengembalian dana, pembayaran yang dikembalikan, dan biaya tidak tertukar.
7. Tanggal akhir tahun ada di tahun yang benar.
8. Nominal besar dicek dengan PDF untuk hasil pindaian.
9. Setiap merchant selalu masuk kategori yang sama.