Beranda › Panduan › Cocok tapi tetap salah
Kenapa rekening koran yang saldonya cocok tetap bisa salah
Saat sebuah spreadsheet cocok, saldo awal ditambah semua transaksi sama persis dengan saldo akhir. Ini pemeriksaan yang bagus, dan setiap spreadsheet yang dibuat dari rekening koran harus lolos pemeriksaan ini. Tapi yang dibuktikannya lebih sedikit dari kelihatannya. Yang terbukti adalah totalnya. Baris-barisnya belum tentu.
Apa yang dibuktikan cek saldo
Cek saldo membuktikan bahwa nominal-nominal di spreadsheet jumlahnya sama dengan nominal-nominal di rekening koran. Kalau ada baris yang hilang, dobel, atau salah dibaca, dan tidak ada kesalahan lain, totalnya tidak cocok dan pemeriksaan ini menangkapnya. Karena itu, ini pemeriksaan pertama yang harus dilakukan siapa pun.
Tiga cara spreadsheet tetap cocok padahal salah
1. Dua kesalahan yang saling menutupi
Misalnya pembayaran $1,250 terbaca $1,520, dan di bagian lain pembayaran $930 terbaca $660. Yang satu kelebihan $270 dan yang lain kekurangan $270. Totalnya benar, dan saldonya cocok sampai ke sen. Tapi kedua baris itu salah.
Hal yang sama terjadi kalau satu baris terlewat dan baris lain ditambahkan dengan nominal yang sama, atau kalau baris karangan ditambahkan untuk menutupi baris yang salah dibaca. Kasus terakhir ini penting kalau memakai AI: AI yang disuruh membuat saldonya cocok bisa menambahkan baris untuk itu.
Yang bisa menangkapnya: menghitung baris di setiap halaman dan membandingkannya dengan PDF, serta memeriksa bahwa setiap nominal di spreadsheet bisa ditemukan di rekening koran.
2. Nominal yang benar di kategori yang salah
Cek saldo sama sekali tidak melihat kategori. Pembelian $400 di toko bangunan yang dicatat sebagai bahan bakar, atau empat pembayaran ke toko es krim yang dicatat sebagai sumbangan amal, tetap cocok sempurna. Untuk pajak, berkas pinjaman, atau anggaran, kategori sering kali justru bagian yang paling penting.
Yang bisa menangkapnya: memastikan setiap usaha sudah diidentifikasi sebelum pembayarannya dikelompokkan, dan usaha yang sama selalu dikelompokkan dengan cara yang sama.
3. Baris yang benar di tempat yang salah
Sebuah baris bisa benar dalam segala hal kecuali letaknya: di bulan yang salah, tahun yang salah, atau rekening yang salah. Pembayaran Desember yang dicatat di Januari tetap cocok untuk hitungan setahun. Transfer yang dicatat di rekening yang salah tetap cocok kalau kedua rekening koran ada di sheet yang sama.
Yang bisa menangkapnya: memeriksa bahwa setiap bulan dimulai dari saldo penutup bulan sebelumnya, bahwa tanggal di pergantian tahun ada di tahun yang benar, dan bahwa transfer muncul di kedua sisi.
Jadi apa arti “sudah diperiksa” yang sebenarnya?
Spreadsheet yang bisa diandalkan lolos cek saldo dan juga pemeriksaan berikut:
- Setiap nominal bisa ditemukan di rekening koran asalnya.
- Jumlah baris cocok dengan rekening koran, halaman demi halaman.
- Setiap bulan menyambung ke bulan berikutnya, tanpa ada yang hilang atau dobel.
- Setiap usaha sudah diidentifikasi, dan selalu dikelompokkan dengan cara yang sama.
- Transfer, pengembalian dana, dan pembayaran yang dikembalikan dicocokkan dengan pasangannya.
Panduan kami Cara memeriksa spreadsheet rekening koran buatan AI membahas semuanya langkah demi langkah.