Home › Mga Gabay › Document extraction › Pagsusuri ng invoice spreadsheet na gawa ng AI
Paano suriin ang invoice spreadsheet na gawa ng AI
Kayang gawing spreadsheet ng mga AI tool ang isang tambak ng invoice at resibo sa loob ng ilang minuto. Kadalasan ay tama ito. Kapag mali, pareho pa rin ang itsura. Ganito ito suriin, sa pagkakasunod-sunod na nakakahuli ng pinakamaraming mali sa pinakamaliit na pagod.
Ang maikling bersyon. Huwag tanungin ang AI kung tama ito. Suriin ang spreadsheet laban sa mga dokumento: ang mga numero, ang mga total, ang mga pahina at ang mga sign. Bawat check sa ibaba ay nakakahuli ng ibang klase ng mali. Para malaman kung bakit nangyayari ang mga pagkakamaling ito, at apat pang iba, tingnan ang Sampung pagkakamali ng AI sa pagbabasa ng invoice at dokumento.
1. Talagang nasa pahina ang pinakamalalaking numero
Piliin ang pinakamalalaking halaga sa spreadsheet at hanapin ang bawat isa sa invoice nito. Ang numerong hindi mo mahanap sa pahina ay inimbento o mali ang basa. Ito ang unahin: nahuhuli nito ang mga pagkakamaling puwedeng makalusot sa lahat ng ibang check.
2. Tumutugma ang bawat invoice sa nakaprint na total
Sa bawat invoice, pagsamahin ang mga linya para makuha ang subtotal, tapos idagdag ang tax, shipping at fees at ibawas ang anumang discount. Dapat lumabas ang total na nakaprint sa invoice, hanggang sentimo. Kung hindi, may linyang nawawala, doble o mali ang basa.
Isang babala: puwede pa ring mali ang invoice na tumutugma, dahil baka nag-imbento ang AI ng numero para tumugma ito. Kaya nauuna ang check 1.
3. Nandoon ang bawat pahina
Bilangin ang mga pahinang ipinadala mo at ang mga invoice na nasa mga ito. Dapat nasa spreadsheet ang bawat pahina, o may dahilan kung bakit wala. Ang nawawalang litrato o pangalawang pahina ang pinakakaraniwang dahilan kung bakit kulang ang total.
4. Nababawas ang mga discount, credit at deposit
Tingnan ang bawat discount, credit note at deposit. Dapat binabawasan ng bawat isa ang utang. Kung may naidagdag sa halip, gumagalaw ang total nang doble ng halaga nito.
5. Sinusuma ng bawat total ang lahat ng row nito
I-click ang bawat total at tingnan kung ano ang sinusuma ng formula nito. Dapat sakop nito ang bawat row sa itaas nito, sa tamang column. Ang range na huminto nang isang row na kulang, o nagsusuma ng maling column, ay nagbibigay ng total na mukhang tama pero hindi.
6. Walang invoice na dalawang beses nabilang o pinagsama
I-sort ayon sa vendor, invoice number at total, at hanapin ang parehong invoice na dalawang beses lumabas. Pagkatapos, tingnan kung ang PDF na may ilang invoice ay nagbibigay ng isang row para sa bawat isa.
Isang mabilis na checklist
- Nasa pahina ang pinakamalalaking numero.
- Tumutugma ang bawat invoice sa nakaprint na total.
- Nasa spreadsheet ang bawat pahina, o may dahilan kung bakit wala.
- Nababawas ang mga discount, credit at deposit.
- Sinusuma ng bawat total ang lahat ng row nito.
- Walang invoice na dalawang beses nabilang o pinagsama.