Home › Mga Gabay › Tugma pero mali pa rin
Bakit puwedeng mali pa rin ang bank statement na tugma ang balance
Kapag tugma ang isang spreadsheet, ang opening balance plus lahat ng transaksyon ay tumatapat sa closing balance. Magandang check ito, at bawat spreadsheet na gawa mula sa mga bank statement ay dapat pumasa rito. Pero mas kaunti ang napapatunayan nito kaysa sa inaakala. Napapatunayan nito ang total. Hindi nito napapatunayan ang mga row.
Ang napapatunayan ng balance check
Napapatunayan nito na ang mga halaga sa spreadsheet ay umaabot sa parehong total ng mga halaga sa statement. Kung may row na nawawala, doble o namali ng basa, at wala nang ibang mali, hindi tutugma ang total at mahuhuli ito ng check. Kaya ito ang unang check na dapat gawin ng kahit sino.
Tatlong paraan na tugma ang spreadsheet pero mali pa rin
1. Dalawang maling nagkakansela sa isa’t isa
Halimbawa, ang bayad na $1,250 ay nabasa bilang $1,520, at sa ibang bahagi, ang bayad na $930 ay nabasa bilang $660. Sobra nang $270 ang isa at kulang nang $270 ang isa pa. Tama ang total, at tugma ang balance hanggang sentimo. Pero parehong mali ang dalawang row.
Ganoon din ang nangyayari kapag may row na naiwan at may ibang naidagdag na pareho ang halaga, o kapag may inimbentong row na idinagdag para takpan ang isang namali ng basa. Mahalaga ang huling kasong iyan sa AI: ang AI na sinabihang pagtugmain ang mga balance ay puwedeng magdagdag ng row para magawa iyon.
Ang nakakahuli nito: pagbilang sa mga row sa bawat page at paghambing sa PDF, at pagsuri na bawat halaga sa spreadsheet ay makikita sa statement.
2. Tamang halaga sa maling kategorya
Hindi tinitingnan ng balance check ang mga kategorya. Ang $400 na binili sa hardware store na naitala bilang gasolina, o ang apat na bayad sa isang ice cream shop na naitala bilang charity, ay perpektong tumutugma pa rin. Para sa buwis, loan file o budget, ang kategorya ang madalas na pinakamahalagang bahagi.
Ang nakakahuli nito: pagsiguro na natukoy ang bawat negosyo bago ilagay sa kategorya ang mga bayad dito, at na pareho ang pagkakatala sa parehong negosyo sa bawat pagkakataon.
3. Tamang row sa maling lugar
Puwedeng tama ang isang row sa lahat ng paraan maliban sa kinalalagyan nito: sa maling buwan, maling taon, o maling account. Ang bayad noong Disyembre na naitala sa Enero ay tumutugma pa rin para sa buong taon. Ang transfer na naitala sa maling account ay tumutugma pa rin kung nasa iisang sheet ang dalawang statement.
Ang nakakahuli nito: pagsuri na nagsisimula ang bawat buwan kung saan nagtapos ang nauna, na nasa tamang taon ang mga petsa malapit sa pagpapalit ng taon, at na lumalabas sa magkabilang panig ang mga transfer.
Kaya ano dapat ang ibig sabihin ng “nasuri”?
Ang spreadsheet na maaasahan mo ay pumapasa sa balance check at pati sa mga ito:
- Makikita ang bawat halaga sa statement na pinanggalingan nito.
- Tugma ang bilang ng row sa statement, page kada page.
- Dugtong ang bawat buwan sa susunod, walang nawawala o doble.
- Natukoy ang bawat negosyo, at pareho ang pagkakatala nito sa bawat pagkakataon.
- Itinutugma ang mga transfer, refund at ibinalik na bayad sa kabilang panig nila.
Ang gabay naming Paano suriin ang spreadsheet ng bank statement na gawa ng AI ay isa-isang tinatalakay ang mga ito, hakbang kada hakbang.