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怎样核对AI做的T-12

作者:Ephraim Shapiro,BinaDesk创始人 ·

AI几分钟就能把一年的银行对账单做成T-12。很多时候它八九不离十。可它错的时候,看起来也一模一样。下面是核对方法,按花最少力气抓出最多错误的顺序排列。

简单说。别问AI它做得对不对。拿T-12去和银行对账单核对:每份对账单都读过,每笔交易在T-12里只出现一次,每笔交易都在正确的行里。想知道这些错误为什么会发生,请看没人核对时,AI用银行对账单做T-12会犯的十个错误。

要留出足够的时间。一处物业一年的对账单可能有几千笔交易,一笔错了,显示的数字照样看起来很正常。这十项核对能找出最严重的错误,但要手工核对每一笔交易,每处物业都得花上好几天。

1. 对账单都在,没有缺口,也没有重叠

把对账单按日期排好。每一份都应该从上一份结束的第二天开始,期初余额应该等于上一份的期末余额,一分不差。有缺口说明少了一个月。有重叠说明有些交易可能算了两次。

2. 每份对账单都和银行自己的余额对得上

每份对账单,拿期初余额,加上T-12读到的存入款,减去支出,再和银行印出的期末余额比。对不上,就是有数字读错了,或者有交易漏了。先做这一项:别的核对都抓不出读错的数字。

3. 每笔交易都在T-12里,而且只出现一次

T-12里的存入和支出,包括NOI下面的那些,加起来应该等于对账单全年的合计。T-12里的少,说明漏了交易。多了,说明有的算了两次。

4. 业主的钱不在NOI里

找出每一笔从业主其他账户转入的钱、每一笔注资和每一笔分配。这些都不是收入,也不是营运费用。它们应该放在NOI下面。

5. 贷款和押金不在NOI里

找出贷款放款、房贷还款,以及租户交来和退还的押金。这些都不是营运收入或营运费用。房贷还款归入还贷,放在NOI下面。

6. 每张支票都对上了收款人

银行对账单只显示支票号码。拿出支票登记簿或支票影像,把每张支票和收款人对上。然后确认每张都在那个收款人的行里,而不是猜的。

7. 每笔交易所在的行和它的文字说明相符

把交易逐笔过一遍,拿每笔的文字说明和它所在的行对照。电力公司放在租金里、退款放在收入里、维修放在资本性支出里:每一种都会让NOI以银行流水不支持的方式变动。

8. 一次性项目放在NOI下面

找出所有不会再发生的:保险赔款、提前解约费、退税、新屋顶、买入或再融资的费用。每一项都应该单独一行放在NOI下面,这样NOI反映的才是正常的一年。

9. 没有哪个月无缘无故地突出

把每一行的十二个月横着看一遍。某个月比其他月份高出或低出很多,要么是您说得出来的真实事件,要么就是错误:一笔付款算了两次、少了一个月,或者有东西放错了行。

10. 每个数字都能追到它的交易

在T-12上挑几个单元格,找出构成它们的交易。每个数字都应该是它那些交易的合计,最好是公式。追不到来源的数字,在贷款方或合伙人面前就站不住脚。

快速清单

  1. 对账单都在,没有缺口,也没有重叠。
  2. 每份对账单都和银行的期末余额对得上。
  3. 每笔交易都在T-12里,而且只出现一次。
  4. 业主的钱不在NOI里。
  5. 贷款和押金不在NOI里。
  6. 每张支票都对上了收款人。
  7. 每笔交易所在的行和它的文字说明相符。
  8. 一次性项目放在NOI下面。
  9. 没有哪个月无缘无故地突出。
  10. 每个数字都能追到它的交易。