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为什么对得上的银行对账单也可能有错

作者:Ephraim Shapiro,BinaDesk创始人 ·

表格对得上,意思是期初余额加上所有交易正好等于期末余额。这是个好的核对,每份用银行对账单做的表格都该通过。但它证明的比看起来少。它证明的是合计,不是每一行。

核对余额能证明什么

它证明表格里的金额加起来和对账单上的金额合计一样。如果少了一行、多了一行或看错一行,而别的都没错,合计就会不对,核对就能抓到。所以这是每个人都该先做的核对。

表格对得上却仍然有错的三种情况

1. 两个互相抵消的错

比如一笔$1,250的付款被读成$1,520,另一处一笔$930的付款被读成$660。一个多了$270,一个少了$270。合计是对的,余额对到分。两行都是错的。

漏掉一行又多加一行同样金额的,或者加一行编出来的数据去盖住看错的一行,也是一样。最后这种情况和AI有关:如果告诉AI余额必须对上,它可能会加一行来做到。

怎么抓: 数每一页的行数和PDF比,并查表格里的每个金额都能在对账单上找到。

2. 金额对,类别错

核对余额根本不看类别。在五金店买$400的东西记成油费,或者在冰淇淋店的四笔付款记成捐款,照样完全对得上。对报税、贷款材料或预算来说,类别往往才是最要紧的。

怎么抓: 确保先查清每个商家,再给它的付款分类,而且同一个商家每次都分到同一类。

3. 行是对的,位置错了

一行可以哪里都对,就是放的位置不对:错的月份、错的年份或错的账户。一笔十二月的付款记到一月,全年合计照样对得上。一笔转账记到错的账户,如果两份对账单在同一张表里,也照样对得上。

怎么抓: 查每个月都从上个月结束的地方开始,新年前后的日期在正确的年份,转账两边都有。

那“核对过”应该是什么意思?

一份可以放心用的表格,要通过余额核对,也要通过这些:

  • 每个金额都能在它来自的那份对账单上找到。
  • 行数和对账单一样,一页一页对。
  • 每个月接着上个月,没有缺的,也没有重复的。
  • 每个商家都查清楚,每次都分到同一类。
  • 转账、退款和退回的付款都和另一边对上。

我们的指南怎么核对AI做的银行对账单表格会一步一步讲每一项。